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Cómo archivar sus datos

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Archivar es almacenar o conservar información. Las organizaciones convierten cada día los documentos en papel a formato digital, para aumentar la vida útil de los documentos. Eso, unido a la inmensa cantidad de datos que generan los ordenadores hoy en día, significa que archivar documentos sólo va a crecer en importancia. Si sabes cómo archivar documentos, puedes liberar espacio para que tu ordenador gestione los documentos actuales de forma más eficiente.

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Muchas empresas y particulares guardan muchos datos, sobre todo después de años de actividad. En algunas industrias, es vital que esta información esté organizada y almacenada para su posterior recuperación. El proceso de almacenar y organizar estos datos se llama archivo de datos.

Definición de archivo de datos

Un archivo de datos es simplemente una colección de datos o información que se almacena de forma organizada. Se puede acceder rápidamente a esta información para recuperarla más tarde o para solicitar su cumplimiento. En el mundo de la tecnología, un archivo es diferente de una copia de seguridad. Las copias de seguridad se centran más en la velocidad. Se trata de información que se puede recuperar rápidamente para editarla o actualizarla. En cambio, los archivos contienen datos que ya no se actualizan ni revisan. Se trata de documentos estáticos que se mantienen a mano para documentar y conservar registros.

Ventajas – ¿Por qué archivar datos?

El archivado de datos se utiliza principalmente para eliminar la necesidad de realizar grandes copias de seguridad. Aunque es aconsejable hacer copias de seguridad de los datos que se utilizan con regularidad, los datos que no se han utilizado en mucho tiempo se pueden trasladar al archivo y almacenarse. Además, los costes de almacenamiento para archivar datos suelen ser más baratos que los del almacenamiento primario porque se centra en la gran capacidad, no en la velocidad.

La principal ventaja de archivar datos es la capacidad de permanecer organizado. Tanto si eres un profesional autónomo, un importante ejecutivo de una gran empresa o simplemente tratas de mantener un registro de tu historia familiar, archivar tus datos te garantizará que conservas fotos, documentos y otros soportes seguros a largo plazo, a la vez que puedes encontrarlos y acceder a ellos fácilmente para su uso posterior.

Archivo de datos en línea o fuera de línea

Al iniciar su propio sistema de archivo de datos, tendrá que decidir qué tipo de almacenamiento desea utilizar. Existen varias opciones para el almacenamiento de datos en línea y fuera de línea. Repasemos algunas de ellas.

Medios móviles

Mucha gente opta por almacenar sus datos en dispositivos móviles como USB, discos duros externos, cintas, CD, DVD y similares. Cada uno tiene sus ventajas y sus inconvenientes, pero lo más importante es que el archivado de datos a través de soportes móviles te permite llevar esos documentos dondequiera que vayas. Por ejemplo, si eres fotógrafo y vas a reunirte con un cliente por primera vez, puede que te interese llevarte el disco duro externo. Si siempre has archivado tus fotos y las has guardado en ese disco, podrás acceder rápidamente a ellas y mostrar tu trabajo a posibles clientes. Además, se alegrarán de verte tan organizado, lo que te dará más credibilidad y autoridad en tu campo.

Almacenamiento en la nube

Otra opción popular para archivar datos es el almacenamiento en la nube. El almacenamiento en la nube consiste en almacenar tus datos en una interfaz alojada y gestionada por otra empresa. Un ejemplo sencillo de almacenamiento en la nube que mucha gente utiliza a diario es Google Drive. Esta herramienta se sincroniza con tu cuenta de Gmail, así que si la tienes, también tienes acceso a Google Drive. Esta herramienta permite a los usuarios almacenar, añadir, compartir y editar de forma eficiente documentos, hojas de cálculo, fotos, pdf, etc. y, para la persona de a pie, esto es almacenamiento suficiente. Google Drive también tiene aplicaciones para Android e iOS, por lo que los archivos también se pueden gestionar desde dispositivos móviles. Es posible que los profesionales quieran echar un vistazo a otros proveedores de almacenamiento en la nube más potentes, como Carbonite. Carbonite es un proveedor de almacenamiento en la nube que ofrece almacenamiento ilimitado en la nube y una variedad de planes diferentes tanto para empresas como para particulares. Este tipo de servicios suelen tener una cuota mensual o anual, pero si necesitas un almacenamiento seguro en la nube, merece la pena pagar para proteger tus datos.

Organizarse

Una vez que hayas determinado qué tipo de sistema de almacenamiento de datos prefieres, es el momento de organizarte e idear un sistema de nomenclatura de archivos. Una cosa es volcar todos tus datos en una carpeta de Dropbox o en tu disco duro externo, y otra muy distinta es representar y separar claramente esos datos en trozos lógicos.

Por ejemplo, supongamos que tienes 2.000 fotos en tu ordenador que quieres archivar en la nube. Antes de volcarlas todas en la nube, crea carpetas individuales con un formato claramente definido. Crea carpetas individuales etiquetadas como “FOTOS 2016” y, dentro de esa carpeta, divide aún más tus datos en carpetas separadas como “REUNIÓN FAMILIAR” o “GRADUACIÓN”.

No hay una forma incorrecta de utilizar un sistema de nomenclatura de archivos: ¡utiliza el que mejor se adapte a ti! Si necesitas sugerencias o ayuda para empezar a archivar tus datos, consulta nuestro blog para obtener más información.

CEO de DefendX, supervisa la Gestión Segura de Datos – Descubrimiento de Archivos, Cumplimiento y Movilidad para nuestros clientes en todo el mundo.

Durante la última década, la frase “cloud-first” se ha convertido en lenguaje común entre los implicados en la tecnología empresarial. El término ha desarrollado una definición propia y se refiere esencialmente a la tecnología basada en la nube como líder del sector. Se ha impuesto en las conversaciones sobre proyectos de TI en todos los sectores y, más recientemente, se ha convertido en una tendencia a tener en cuenta en 2021.

No es de extrañar que la mentalidad cloud-first se haya convertido en un tema común en el mundo informático porque permite a las empresas hacerse con tecnología de primer nivel con poco esfuerzo. Desde 2013, varias empresas han establecido una política de cloud-first, y se ha convertido rápidamente en la elección de los empleadores porque no requiere gestión técnica interna, lo que libera tiempo y personal para otros proyectos. Además del tiempo adicional ganado, la funcionalidad mejorada de ser una empresa cloud-first es una pieza buscada del rompecabezas de la eficiencia, especialmente porque las opciones internas han demostrado ser más difíciles.

Al poner en marcha una estrategia cloud-first, se reducen inmediatamente los gastos generales. En el caso de los servidores internos, normalmente hay que pagar por adelantado, lo que resulta bastante caro en comparación con la configuración de pago por consumo de la opción cloud-first. Cuando una empresa adopta la estrategia cloud-first, se suscribe a un proveedor de servicios de software, plataformas o infraestructura y tiene la posibilidad de obtener los mejores servicios a precios bajos y seguros.

Además de las ventajas económicas obvias de la opción cloud-first, no es necesario tener hardware in situ ni gastos de capital. Para las empresas más pequeñas con objetivos de crecimiento, cloud-first ofrece la opción de almacenamiento adicional y puede iniciarse bajo demanda, lo que permite al empresario pagar sólo por lo que necesita.

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Más cómoda que la opción interna, la copia de seguridad y la restauración pueden instituirse desde cualquier lugar simplemente utilizando un ordenador, una tableta o un smartphone. Para evitar las pérdidas de datos que pueden producirse en caso de catástrofe, se pueden realizar copias de seguridad de los datos en la nube con una frecuencia de hasta 15 minutos, y el tiempo de recuperación de datos pequeños mejora considerablemente. Como ventaja añadida, no tendrás que estresarte por asumir la gestión de los complejos aspectos técnicos que suelen ser necesarios con un servidor interno. Su proveedor de suscripción incluirá la gestión y el soporte del sistema, así como su mantenimiento y seguridad.

La combinación de valor añadido, mayor uniformidad, rentabilidad y menos residuos apunta a que la nube es la mejor inversión para la mayoría de las empresas; sin embargo, es crucial contar con una estrategia sólida a la hora de implantar una forma de trabajar basada en la nube.

Como todas las cosas en la empresa, tendrá que tener en cuenta algunos factores clave que le ayudarán a trazar su plan. La elección del proveedor de la nube adecuado a sus necesidades debe ser una prioridad, y es probable que tenga que hacer una lluvia de ideas con empleados de confianza para reducir la lista. En primer lugar, tómese su tiempo para establecer los riesgos de seguridad de su empresa. A partir de ahí, puede evaluar las políticas de los proveedores de nube disponibles. El proveedor que elijas debe informarte sobre cómo afectará la migración a la nube a la seguridad y qué puede hacer para proteger la empresa durante el proceso. Tanto si vas a migrar algunos de tus activos a la nube como si vas a migrarlos todos, un enfoque de seguridad exhaustivo te ahorrará complicaciones a largo plazo.

Un proveedor de servicios en la nube debe adaptarse a las necesidades de su empresa y trabajar como una máquina bien engrasada, contribuyendo al esfuerzo global y siguiendo un plan meticulosamente definido, que incluya plataformas de cortafuegos de nueva generación, protección de puntos finales, segmentación empresarial y orientación de identidades y entrada.

Si tiene en cuenta los siguientes pasos, podrá realizar con éxito la migración a la nube:

1. Analice su sistema

Antes de contratar a un proveedor de la nube, le resultará útil comprender qué papel desempeñará su equipo en el proceso y cuánto tiempo le llevará. Adopte una mentalidad global y haga que su misión sea adoptar todo lo que su empresa necesitará para alinearse con el proceso de la nube.

2. Establecer una base sólida

Contar con una base sólida le permitirá ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. Esto se puede conseguir dedicando tiempo a planificar las estructuras de la empresa y a crear su plantilla. Y si su empresa crece, simplemente añada más a los cimientos.

3. Establezca su equipo

Tendrás que contratar la ayuda de empleados cualificados que se dediquen a gestionar el proyecto de la nube. A la hora de determinar quién debe formar parte del equipo, es fundamental reclutar la ayuda de aquellos que destaquen en comunicación, ya que mantener el control de las distintas fases del proyecto ayudará a que todo encaje sin esfuerzo.

4. Preparar los datos

Una implantación productiva depende en gran medida de que los datos se preparen con suficiente antelación. Antes del proceso de conversión de datos, los miembros del equipo deben disponer de herramientas adecuadas diseñadas para extraer, limpiar, transformar y cargar datos en la nube. Todo esto debe suceder mientras su organización mantiene una sólida integridad de los datos.

5. Proporcionar formación

Siempre que una organización adopta un nuevo sistema tecnológico, sin duda habrá algunos retos que superar. Una forma de prepararse para estos obstáculos es proporcionar formación a aquellos que se verán afectados por el nuevo sistema. Dado que los empleados se adaptarán a los cambios a distintas velocidades, es importante abrir la comunicación para recabar opiniones y ofrecer formación periódica para limar asperezas en el sistema.

La creciente complejidad de los entornos normativos ha dado lugar a innumerables pruebas para los equipos de gestión de TI, por lo que es increíblemente importante elegir un software que agilice las necesidades de su empresa.

El Consejo de Tecnología de Forbes es una comunidad a la que sólo se puede acceder por invitación y está formada por CIO, CTO y ejecutivos de tecnología de talla mundial. ¿Cumplo los requisitos?

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Durante la última década, la frase “cloud-first” se ha convertido en lenguaje común entre los implicados en la tecnología empresarial. El término ha desarrollado una definición propia y se refiere esencialmente a la tecnología basada en la nube como líder del sector. Se ha impuesto en las conversaciones sobre proyectos de TI en todos los sectores y, más recientemente, se ha convertido en una tendencia a tener en cuenta en 2021.

No es de extrañar que la mentalidad cloud-first se haya convertido en un tema común en el mundo informático porque permite a las empresas hacerse con tecnología de primer nivel con poco esfuerzo. Desde 2013, varias empresas han establecido una política de cloud-first, y se ha convertido rápidamente en la elección de los empleadores porque no requiere gestión técnica interna, lo que libera tiempo y personal para otros proyectos. Además del tiempo adicional ganado, la funcionalidad mejorada de ser una empresa cloud-first es una pieza buscada del rompecabezas de la eficiencia, especialmente porque las opciones internas han demostrado ser más difíciles.

Al poner en marcha una estrategia cloud-first, se reducen inmediatamente los gastos generales. En el caso de los servidores internos, normalmente hay que pagar por adelantado, lo que resulta bastante caro en comparación con la configuración de pago por consumo de la opción cloud-first. Cuando una empresa adopta la estrategia cloud-first, se suscribe a un proveedor de servicios de software, plataformas o infraestructura y tiene la posibilidad de obtener los mejores servicios a precios bajos y seguros.

Además de las ventajas económicas obvias de la opción cloud-first, no es necesario tener hardware in situ ni gastos de capital. Para las empresas más pequeñas con objetivos de crecimiento, cloud-first ofrece la opción de almacenamiento adicional y puede iniciarse bajo demanda, lo que permite al empresario pagar sólo por lo que necesita.

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Más cómoda que la opción interna, la copia de seguridad y la restauración pueden instituirse desde cualquier lugar simplemente utilizando un ordenador, una tableta o un smartphone. Para evitar las pérdidas de datos que pueden producirse en caso de catástrofe, se pueden realizar copias de seguridad de los datos en la nube con una frecuencia de hasta 15 minutos, y el tiempo de recuperación de datos pequeños mejora considerablemente. Como ventaja añadida, no tendrás que estresarte por asumir la gestión de los complejos aspectos técnicos que suelen ser necesarios con un servidor interno. Su proveedor de suscripción incluirá la gestión y el soporte del sistema, así como su mantenimiento y seguridad.

La combinación de valor añadido, mayor uniformidad, rentabilidad y menos residuos apunta a que la nube es la mejor inversión para la mayoría de las empresas; sin embargo, es crucial contar con una estrategia sólida a la hora de implantar una forma de trabajar basada en la nube.

Como todas las cosas en la empresa, tendrá que tener en cuenta algunos factores clave que le ayudarán a trazar su plan. La elección del proveedor de la nube adecuado a sus necesidades debe ser una prioridad, y es probable que tenga que hacer una lluvia de ideas con empleados de confianza para reducir la lista. En primer lugar, tómese su tiempo para establecer los riesgos de seguridad de su empresa. A partir de ahí, puede evaluar las políticas de los proveedores de nube disponibles. El proveedor que elijas debe informarte sobre cómo afectará la migración a la nube a la seguridad y qué puede hacer para proteger la empresa durante el proceso. Tanto si vas a migrar algunos de tus activos a la nube como si vas a migrarlos todos, un enfoque de seguridad exhaustivo te ahorrará complicaciones a largo plazo.

Un proveedor de servicios en la nube debe adaptarse a las necesidades de su empresa y trabajar como una máquina bien engrasada, contribuyendo al esfuerzo global y siguiendo un plan meticulosamente definido, que incluya plataformas de cortafuegos de nueva generación, protección de puntos finales, segmentación empresarial y orientación de identidades y entrada.

Si tiene en cuenta los siguientes pasos, podrá realizar con éxito la migración a la nube:

1. Analice su sistema

Antes de contratar a un proveedor de la nube, le resultará útil comprender qué papel desempeñará su equipo en el proceso y cuánto tiempo le llevará. Adopte una mentalidad global y haga que su misión sea adoptar todo lo que su empresa necesitará para alinearse con el proceso de la nube.

2. Establecer una base sólida

Contar con una base sólida le permitirá ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. Esto se puede conseguir dedicando tiempo a planificar las estructuras de la empresa y a crear su plantilla. Y si su empresa crece, simplemente añada más a los cimientos.

3. Establezca su equipo

Tendrás que contratar la ayuda de empleados cualificados que se dediquen a gestionar el proyecto de la nube. A la hora de determinar quién debe formar parte del equipo, es fundamental reclutar la ayuda de aquellos que destaquen en comunicación, ya que mantener el control de las distintas fases del proyecto ayudará a que todo encaje sin esfuerzo.

4. Preparar los datos

Una implantación productiva depende en gran medida de que los datos se preparen con suficiente antelación. Antes del proceso de conversión de datos, los miembros del equipo deben disponer de herramientas adecuadas diseñadas para extraer, limpiar, transformar y cargar datos en la nube. Todo esto debe suceder mientras su organización mantiene una sólida integridad de los datos.

5. Proporcionar formación

Siempre que una organización adopta un nuevo sistema tecnológico, sin duda habrá algunos retos que superar. Una forma de prepararse para estos obstáculos es proporcionar formación a aquellos que se verán afectados por el nuevo sistema. Dado que los empleados se adaptarán a los cambios a distintas velocidades, es importante abrir la comunicación para recabar opiniones y ofrecer formación periódica para limar asperezas en el sistema.

La creciente complejidad de los entornos normativos ha dado lugar a innumerables pruebas para los equipos de gestión de TI, por lo que es increíblemente importante elegir un software que agilice las necesidades de su empresa.

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En la pantalla “Descarga tus datos”, haz clic en el botón “Crear nuevo archivo”. Verás una ventana emergente que te permite elegir qué tipos de datos quieres incluir en el archivo. Las fuentes de datos disponibles incluyen el historial de navegación, el historial de búsquedas, el historial de ubicaciones y todos los comandos de voz pronunciados, así como la información de uso de aplicaciones, servicios, películas y música suministrada a través de Microsoft Store.

  1. Marca la casilla correspondiente a cada tipo de datos que quieras archivar y pulsa el botón “Crear archivo”. El proceso puede tardar unos minutos en completarse, mientras Microsoft recopila toda la información relevante. A continuación, se iniciará la descarga en tu navegador.
  2. Si abandonas la página mientras se está creando tu archivo, podrás volver a la pantalla “Descarga tus datos” para acceder a él más tarde. Aparecerá bajo el epígrafe “Archivos” cuando esté listo para descargarse. Los archivos se eliminan automáticamente al cabo de “unos días” para proteger tu privacidad.
  3. Recuerde que el archivo de datos no está pensado para su consumo directo. Los datos se entregan como un conjunto de archivos JSON, que es un formato estructurado para pares clave/valor. Aunque los archivos son esencialmente texto sin formato y pueden abrirse con cualquier editor de texto, algunos de los valores pueden parecer sin sentido o ser difíciles de interpretar sin una cierta comprensión de lo que representan y cómo se almacenan.
  4. El archivo de datos no incluye ningún dato que crees dentro de las aplicaciones y servicios de Microsoft. Considéralo un archivo de todo lo que está directamente asociado a tu cuenta Microsoft, no los archivos que has creado con la cuenta. Por ejemplo, para obtener un archivo de tus correos electrónicos de Outlook, puedes visitar outlook. live. com/mail/options/general/export y hacer clic en el botón azul “Exportar buzón”.

La posibilidad de crear un archivo de datos de cuenta garantiza que los servicios de Microsoft sigan cumpliendo la normativa GDPR. Le permite alejarse del ecosistema de Microsoft, o raspar sus propios datos de Microsoft para obtener cualquier información que esté buscando. Los datos podrían utilizarse para crear hojas de cálculo, bases de datos o aplicaciones personalizadas que ayuden a visualizar tus actividades en Microsoft, proporcionándote un registro de cómo has utilizado los servicios de Microsoft que existe mucho después de que las propias aplicaciones hayan desaparecido.

Cuando te registras en una cuenta de Google, obtienes acceso a muchos servicios, como Gmail, Contactos y Google Drive. Tras la activación, cada uno de estos servicios empezará rápidamente a acumular grandes cantidades de datos en los servidores de Google, especialmente si utilizas los servicios para trabajar. Sin embargo, no podrás acceder a ninguno de tus datos si necesitas trabajar sin conexión.

Crear una copia sin conexión, o archivo, de tus datos de Google es una buena forma de evitar este problema. Un archivo también resulta útil si quieres exportar tus marcadores a otro navegador web o si eliminas accidentalmente algo en Gmail o Google Drive. Además, puede ser una buena idea crear un archivo con tus datos si decides eliminar tu cuenta de Google. Una vez eliminada, no podrás recuperar tus datos de los servidores de la empresa.

La herramienta de archivado de Google es muy completa. Dentro de la herramienta, puedes seleccionar los datos que deseas archivar de más de 15 servicios de Google, incluidos Gmail, Google Drive, Calendar, Contactos, Marcadores, Google Fotos y las búsquedas de Google.

La herramienta de archivado también es fácil de usar. Solo tienes que seguir estos pasos

Accede a la página web Descarga tus datos de Google.

Accede a tu cuenta.

Revisa la lista de servicios de los que puedes archivar datos. Inicialmente, todos ellos estarán seleccionados, pero puedes desmarcar las casillas de los que no quieras incluir en tu archivo.

Marque

Selecciona el tamaño máximo del archivo en la lista desplegable “Tamaño del archivo (máx.)”. Existen varias opciones que van de 1 a 50 gigabytes. Si el archivo supera el tamaño especificado, Google lo dividirá en varios archivos.

En la opción “Método de entrega”, indica cómo quieres que se entregue el archivo. Puedes elegir entre recibir un correo electrónico con un enlace de descarga o que el archivo se envíe a Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive.

Haz clic en “Crear archivo”.

Archivar grandes cantidades de datos puede llevar horas o incluso días, por lo que Google te enviará un correo electrónico cuando el archivo esté listo.

Hay muchas razones para archivar datos━para cumplir con la normativa, para conservar datos históricos o simplemente para hacer copias de seguridad de los recursos . El archivado conserva los datos a largo plazo para poder recuperarlos cuando sea necesario. Este artículo trata de cómo el archivado puede beneficiar a su empresa y explica algunos factores importantes a tener en cuenta a la hora de crear una estrategia de archivado.

En este artículo:

  1. ¿Qué es un archivo de datos?
  2. Un archivo de datos es un lugar en el que se almacenan datos que son importantes pero a los que no es necesario acceder o modificar con frecuencia (si es que es necesario). La mayoría de las empresas utilizan los archivos de datos para los datos heredados o los datos que deben conservar para cumplir las normas reglamentarias como HIPAA, PCI-DSS o GDPR.
  3. Archivo frente a copia de seguridad
  4. Los archivos y las copias de seguridad no son lo mismo, a pesar de que ambos se utilizan para almacenar datos fuera de producción, y debe utilizarlos para diferentes propósitos.
  5. Las copias de seguridad de datos son una salvaguarda de los datos que están actualmente en uso, lo que le permite restaurar los datos perdidos o dañados desde un único punto en el tiempo. Almacenan los datos tal y como existían en el archivo, servidor o base de datos original, incluida la información de ubicación, y no están indexados. Para restaurar datos, necesita saber qué copia de seguridad tiene la versión que necesita y dónde están almacenados los datos en esa copia de seguridad.
  6. Los archivos de datos almacenan datos que no se están utilizando en ese momento y permiten recuperar datos a lo largo de un periodo de tiempo basándose en parámetros de búsqueda. Almacenan los datos de forma indexada, mediante el uso de metadatos, independientemente de cómo se hayan almacenado originalmente durante su uso activo. Para recuperar datos, es necesario conocer los parámetros de búsqueda, como el origen, el autor o el contenido del archivo.
  7. Aunque algunas empresas intentan utilizar las copias de seguridad como archivos, no es aconsejable. Dado que las copias de seguridad suelen ser imágenes del sistema completo, puede resultar muy difícil seleccionar archivos concretos para su conservación a largo plazo. Esto requiere esencialmente mantener toda la copia de seguridad como archivo, lo que aumenta los recursos necesarios para el almacenamiento y dificulta la recuperación de registros específicos cuando se necesiten en el futuro.
  8. Ventajas del archivado de datos
  9. Los principales beneficios de archivar datos son:

Reducción de costes ━los datos suelen almacenarse en soportes de bajo rendimiento y alta capacidad, con menores costes asociados de mantenimiento y operación.

Mejor rendimiento de copia de seguridad y restauración ━el archivado elimina datos de las copias de seguridad, reduciendo su tamaño y eliminando la restauración de archivos innecesarios

Prevención de la pérdida de datos ━el archivado reduce la posibilidad de modificar los datos, evitando su pérdida

Aumento de la seguridad ━El archivado elimina los documentos de la circulación, limitando las posibilidades de ciberataque o infección por malware

Cumplimiento de la normativa ━Las políticas integradas garantizan que los registros se conserven durante el tiempo adecuado y la indexación facilita la recuperación de los datos.

Principales consideraciones antes de archivar datos

Hay algunas cosas a tener en cuenta a la hora de crear una estrategia de archivo exitosa.

Requisitos de almacenamiento

El tipo de almacenamiento que elija influirá en gran medida en la accesibilidad de los datos, el coste de creación y almacenamiento del archivo y la seguridad de los datos una vez archivados. Un archivo sólo es útil si se pueden recuperar los datos cuando se necesitan, por lo que es importante comprobar periódicamente que el almacenamiento seleccionado sigue siendo funcional.

Si las cintas se desmagnetizan o las tecnologías actuales dejan de ser compatibles con los tipos de archivo, sus esfuerzos habrán sido en vano. A la hora de elegir un tipo de almacenamiento, tenga en cuenta durante cuánto tiempo necesita almacenar datos, cuántos datos necesita almacenar y cuáles son sus prioridades en términos de almacenamiento o transferencia. Esto incluye decidir si quieres almacenar los datos en línea o sin conexión:

Almacenamiento en línea ━ Almacenar tu archivo en línea te permite acceder fácilmente a él desde múltiples ubicaciones y garantiza que puedas recuperar los datos rápidamente. También facilita una gestión eficaz y la incorporación de más datos. El inconveniente del almacenamiento en línea es que aumenta las posibilidades de robo o manipulación y sólo es accesible cuando se dispone de conexión a la red. Las nubes privadas pueden reducir los riesgos de seguridad, pero tienen unos costes iniciales y de funcionamiento elevados, mientras que las nubes públicas son más baratas de entrada e incluyen soporte y cifrado integrados, pero su uso requiere el pago de cuotas continuas.

Almacenamiento fuera de línea ━Al almacenar los archivos fuera de línea, por ejemplo con unidades de disco o cinta, se reduce el riesgo de robo o modificación, así como los costes de mantenimiento y almacenamiento. El almacenamiento fuera de línea suele tener una mejor relación capacidad/coste, pero implica tiempos de recuperación más largos y mayores barreras a la hora de gestionar o transferir datos.

  • Archivado selectivo
  • Los archivos eficientes conservan la cantidad mínima de datos necesaria para reducir el uso de recursos y la responsabilidad, así como la cantidad de esfuerzo o tiempo necesarios para encontrar los datos. Es contraproducente archivar todos los datos, por lo que debe determinar qué datos necesita y durante cuánto tiempo debe conservarlos.
  • A la hora de decidir qué datos vas a conservar, debes tener en cuenta en qué formato están y si vas a archivar archivos de instalación de aplicaciones de visualización. Si archiva tipos de archivo que son propietarios, existe el riesgo de que no sean compatibles en el futuro cuando recupere los datos, pero archivar sus programas asociados garantizará su legibilidad en el futuro.
  • Requisitos de recuperación
  • Considere el impacto que tendrán en su empresa los tiempos y métodos de recuperación. Algunos archivos pueden tardar días en recuperar los datos (como los que están fuera de las instalaciones o requieren búsquedas exhaustivas para encontrar los datos relevantes) o puede que el archivo sólo sea capaz de devolver colecciones de datos en lugar de partes individuales de bases de datos o archivos.

También debe tenerse en cuenta la transparencia de la solución. Exigir a los usuarios de los datos que soliciten el acceso a través del personal de TI o de terceros proveedores repercutirá en la productividad. Si los datos que se archivan no son realmente fríos, sino que sólo se accede a ellos con poca frecuencia, las soluciones transparentes en las que los datos parecen estar almacenados en su o

Cloudian HyperStore puede ayudarle a simplificar el proceso de archivado. Se trata de una solución de almacenamiento de objetos on-premise altamente escalable, geo-distribuida y escalable a la nube de forma nativa, lo que la hace flexible a sus necesidades.

HyperStore es una solución de almacenamiento de objetos que utiliza una arquitectura totalmente distribuida para evitar un único punto de fallo. Es totalmente compatible con la API de S3.

Cloudian almacena sus datos de forma segura y garantiza su disponibilidad para que pueda mantener sus operaciones empresariales y mejorar su respuesta a las condiciones del mercado.

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  • Al evaluar los servicios de archivado, debe determinar qué necesita archivar, los requisitos en torno a esos datos y cómo realizar la selección más rentable.
  • El archivo de datos a largo plazo puede y debe ser una pieza importante de la estrategia y la política de almacenamiento de datos de una organización. Si resulta demasiado costoso gestionar un archivo de datos físico, considere la posibilidad de recurrir a una o varias de las muchas empresas de servicios de archivo de datos. Los servicios de archivo de datos pueden ser productos independientes o formar parte de la oferta de productos de un proveedor de copias de seguridad y archivo de datos.

Hasta hace poco, el almacenamiento en cinta era el medio de archivo preferido por su bajo coste y su capacidad de supervivencia. Los avance s-como potentes algoritmos de compresión, deduplicación y algoritmos de recuperación rápida de datos – han aumentado la capacidad de almacenamiento de la cinta y la han mantenido como un medio de archivo relevante. Y a pesar de los avances en los medios electrónicos, el almacenamiento en cinta, especialmente para el archivo de datos a largo plazo, sigue estando en el radar de la mayoría de los CIO.

Dependiendo del contenido a archivar, las empresas de servicios de archivo de datos pueden escanear imágenes en papel y convertirlas a un formato de datos aprobado. También pueden almacenar datos electrónicos en un formato aprobad o-considerar la deduplicación de datos para reducir los requisitos de almacenamiento – en una variedad de plataformas de almacenamiento seguro.

La tecnología en nube es un componente frecuente de un servicio de archivo de datos a largo plazo debido a su coste, disponibilidad, capacidad y comodidad.

Algunos proveedores utilizan la tecnología y los recursos para archivar tanto activos electrónicos como no electrónicos. La clave está en saber qué necesita archivar y cuáles son sus requisitos de almacenamiento, acceso y recuperación antes de entablar conversaciones con los proveedores.

Este artículo ofrece consejos sobre cómo evaluar a los proveedores y algunos ejemplos de servicios y productos de archivo de datos.

La mayoría de las organizaciones tienen dos tipos de datos: datos operativos diarios, bases de datos y otros contenidos; y conjuntos de datos de uso poco frecuent e-aunque importantes – que pueden ser necesarios en el futuro. A medida que los conjuntos de datos crecen en tamaño y complejidad, el archivado se convierte en una actividad esencial por razones de espacio y coste.

El primer paso es determinar si existe una necesidad empresarial real de archivar datos a largo plazo. Si existe una política y un programa formales de copia de seguridad de datos, examínelos para asegurarse de que cumple todos los requisitos para añadir un servicio de archivo de datos.

Un análisis del impacto en la empresa puede ayudar a identificar los datos que deben archivarse. Pida a los responsables de las unidades de negocio su opinión sobre los recursos que pueden necesitar almacenar. Determine los tipos de activos que deben archivarse, sus formatos de datos, los requisitos de almacenamiento, los requisitos de accesibilidad, la duración del almacenamiento y la frecuencia de acceso.

Una política de almacenamiento y archivo de datos describirá todos los requisitos de auditoría y cumplimiento y garantizará la existencia de un proceso estandarizado para archivar y recuperar datos. También debe especificar las circunstancias en las que deben destruirse los datos archivados y el método de destrucción.

Investiga a los proveedores de servicios de archivo de datos y elabora una lista de candidatos. Los proveedores bien establecidos como Amazon, IBM, Iron Mountain y Microsoft tienen una amplia gama de ofertas de archivado a largo plazo, y el coste de sus servicios puede ser proporcional a esa capacidad. Si dispone de un presupuesto limitado, considere la posibilidad de recurrir a proveedores pequeños y especializados que puedan ofrecerle productos adecuados, posiblemente por menos dinero.

Prepare una solicitud de propuesta (RFP) para obtener información sobre los proveedores seleccionados y sus ofertas propuestas. Asegúrese de incluir cualquier requisito de seguridad que pueda requerir el cifrado de los datos de archivo durante su transporte al lugar de almacenamiento, y señale si es necesario el cifrado en reposo.

También debe identificar cualquier requisito adicional que pueda tener en relación con su capacidad para acceder a los datos archivados en caso de emergencia.

Cuando reciba las RFP, tómese el tiempo necesario para ponerse en contacto con todas las referencias facilitadas y compare las opciones de precios para encontrar la más adecuada. A continuación, deberá determinar cómo desea avanzar, por ejemplo, con un programa piloto, un programa a gran escala o utilizando un servicio sólo con conjuntos de datos seleccionados.

Una vez firmado el contrato, utilice el ciclo de vida de desarrollo de sistemas para planificar la instalación, programación, documentación, formación, pruebas de aceptación y puesta en producción. Asegúrese de programar una o dos pruebas durante el año, especialmente si el proveedor permite más de una prueba sin cargo adicional.

Los costes de archivado de datos a largo plazo suelen basarse en los siguientes factores: cantidad de datos que hay que almacenar, tipo de repositorio (nube, cinta o disco), requisitos de accesibilidad, frecuencia estimada de acceso, formato de archivo, software de archivado y opciones de redundancia. En última instancia, el precio se basa en la cantidad de almacenamiento necesaria durante un periodo específico. Por ejemplo, el coste estimado de un servicio de archivado en la nube durante un periodo contractual de cinco años puede oscilar entre menos de 100 dólares por 50 GB y 100 GB de datos, y entre 5.000 y 10.000 dólares por 5 TB.

Para el almacenamiento en cinta in situ, las unidades de almacenamiento pueden adquirirse por entre 3.000 y 3.500 dólares en el extremo inferior y entre 20.000 y 30.000 dólares en el extremo superior. Las licencias de software de archivo pueden oscilar entre 1.500 y 2.500 dólares, sin contar el coste de mantenimiento del software, que añade cuotas mensuales de entre 100 y 300 dólares. La cinta magnética puede costar tan sólo 0,02 dólares por GB de almacenamiento, mientras que los precios de la cinta de carrete a carrete oscilan entre aproximadamente 35 dólares por 1.200 pies de cinta y 130 dólares por 3.600 pies. Los estantes de almacenamiento de cinta de carrete a carrete pueden costar entre 125 y 1.000 dólares, dependiendo del número de cintas que se almacenen. Las tarifas del servicio de bóveda y rotación de cintas se basan en el número de cintas a almacenar, la frecuencia de rotación, la duración estimada del almacenamiento y los costes de recogida y entrega de las cintas. Los costes mensuales oscilan entre los 2.200 dólares de un servicio básico y los 24.000 ó 30.000 dólares de una operación a gran escala.

He aquí algunos ejemplos de proveedores y productos de servicios de archivo de datos a largo plazo.

AWS ofrece Amazon S3, Amazon S3 Glacier y Amazon S3 Glacier Deep Archive. Los datos que se van a archivar se transmiten a través de una conexión de red al sistema S3 y, a continuación, se dirigen a sus ubicaciones de almacenamiento principal y alternativo.

DRS Imaging Services escanea y archiva documentos, y ofrece servicios de archivado en la nube e in situ.

Informatica realiza servicios de archivado en la nube.

Iron Mountain Offsite Media Vaulting recoge los datos de archivo de los clientes y los transporta a una instalación de bóveda externa, donde se registran, se comprueba si hay algún problema y, a continuación, se trasladan a un área de almacenamiento segura y respetuosa con el medio ambiente.

Microform Imaging escanea documentos y ofrece servicios de archivado, archivado en la nube y gestión de documentos.

Microsoft Azure Archive Storage ofrece un almacenamiento de datos seguro en la nube, así como una jerarquización a nivel de blob que permite a los usuarios cambiar el nivel de un objeto según sus necesidades.

StoneFly Inc. ofrece servicios de almacenamiento en la nube y dispositivos de almacenamiento.

Veritas Enterprise Vault organiza los archivos en almacenes de bóveda que pueden dividirse en particiones a medida que aumentan las necesidades de almacenamiento.

Los datos de investigación y los archivos relacionados requieren un almacenamiento fiable y de confianza en todas las fases del proceso de investigación. Las mejores prácticas incluyen documentar la información que se indica a continuación en un plan de gestión de datos o como parte de los protocolos del proyecto. Para obtener una guía más detallada sobre las mejores prácticas de almacenamiento y archivo, consulte los PDF adjuntos.

Como mínimo, asegúrese de documentar

Propiedad y responsabilidad de los datos en todas las fases (activa, archivada) de su ciclo de vida.

En el caso de proyectos de colaboración, deben elaborarse memorandos de entendimiento que detallen las funciones y responsabilidades en relación con los datos.

Si los datos incluyen PII (información de identificación personal) u otros datos sensibles, el acceso debe ser limitado y los datos deben almacenarse en un lugar seguro.

Siga la regla 3-2-1: Lo ideal es que haya 3 copias de los datos, almacenadas en 2 soportes diferentes, y al menos 1 almacenada fuera de las instalaciones o en la “nube”.

  • Los datos que pueden volver a crearse, como los archivos de texto OCR, puede que sólo necesiten conservarse hasta que el software que los creó sea sustituido por una tecnología mejor.
  • Para más información sobre las opciones de depósito y la toma de decisiones de los investigadores del Smithsonian, véase la Guía para la elección de un repositorio de datos y las orientaciones del Smithsonian Institution Archive sobre la valoración de los registros de investigación.
  • Para preservar los datos de modo que sean accesibles y utilizables en el futuro deben :
  • Disponer de metadatos descriptivos adecuados para su correcta interpretación y uso por futuros investigadores (véase Describir sus datos: diccionarios de datos).
  • Estar disponibles en un formato abierto, no patentado y de uso común (véase el documento PDF adjunto Best Practices for Choosing File Formats).