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Cómo cambiar a una versión anterior de un archivo de google docs sheets o slides

Brady Gavin lleva 15 años inmerso en la tecnología y ha escrito más de 150 tutoriales y explicaciones detalladas. Ha escrito de todo, desde trucos para el registro de Windows 10 hasta consejos para el navegador Chrome. Brady es licenciado en Informática por el Camosun College de Victoria, Columbia Británica. Más información.

Las aplicaciones de Google Suite (Docs, Sheets y Slides) realizan un seguimiento de todas las ediciones, cambios y versiones de un archivo para que puedas volver a una versión anterior si lo necesitas. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

En primer lugar, abre un archivo que tengas almacenado en Google Docs, Hojas de cálculo o Diapositivas. Nosotros utilizaremos Google Docs, pero el proceso es el mismo en los otros dos servicios.

Abre el menú “Archivo”, haz clic en el submenú “Historial de versiones” y, a continuación, en el comando “Ver historial de versiones”. También puedes pulsar Ctrl+Alt+Mayús+H.

Nota: Si no tienes permisos de edición para un archivo, no podrás ver la sección Historial de versiones de un archivo. Esto no será un problema si usted creó el archivo, por supuesto.

Las versiones de un archivo se agrupan con los cambios relacionados en la parte derecha de la ventana. Dependiendo de lo meticuloso que seas, pueden tener nombres propios, o simplemente pueden estar ordenadas por la hora en que las creaste. Cada versión es una colección de ediciones que se agrupan y fusionan en función de la antigüedad del archivo o del tamaño de cada versión. Esto se hace para ahorrar espacio de almacenamiento en los servidores de Google.

Al hacer clic en una versión específica, el archivo volverá temporalmente a ese estado en la ventana principal de la izquierda. También mostrará los cambios realizados junto con quién los hizo.

Para obtener una vista aún más detallada, haz clic en el símbolo situado junto a una versión y, a continuación, haz clic en un evento específico para ver esa versión.

Cuando hayas decidido a qué versión quieres volver, haz clic en el botón “Restaurar esta versión” situado en la parte superior de la ventana.

Una ventana emergente te avisará de que tu documento está a punto de ser revertido a una versión diferente. Haz clic en “Restaurar”.

Si no estás satisfecho con la versión restaurada de tu archivo y quieres volver a una versión anterior, no te preocupes; no todo está perdido. Google no borrará nada automáticamente. En su lugar, hace una copia de la versión que seleccionaste y la convierte en la actual. Vuelve al Historial de versiones pulsando Ctrl+Alt+Mayús+H. Desde aquí, repite los pasos anteriores para restaurar tu archivo a la versión anterior, que debería estar situada cerca de la parte superior de la lista.

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Brady Gavin Brady Gavin lleva 15 años inmerso en la tecnología y ha escrito más de 150 tutoriales y explicadores detallados. Ha cubierto todo, desde hacks del registro de Windows 10 hasta consejos para el navegador Chrome. Brady es diplomado en Informática por el Camosun College de Victoria, BC. Leer biografía completa “

Cuando trabajas con grandes hojas de cálculo y una gran cantidad de datos, siempre existe la posibilidad de que cambies inadvertidamente los datos equivocados, o que copies y pegues la información incorrecta. Este problema puede agravarse aún más cuando se colabora con un equipo de personas en un mismo archivo.

Google Sheets facilita que un gran equipo trabaje con datos en una ubicación centralizada, por lo que es muy probable que descubras datos incorrectos muy difíciles (o incluso imposibles) de corregir. Por suerte, Google Sheets cuenta con una función impresionante que almacena el historial de revisiones, lo que significa que puedes volver a una versión anterior de un archivo antes de que se produjera un error. Nuestra guía a continuación te ayudará a encontrar ese historial de revisiones para que puedas restaurar una versión anterior del archivo.

Consulta también

Cómo encontrar el historial de revisiones de Google Sheets y restaurar una versión anterior

Los pasos de este artículo se han realizado con la versión de Google Sheets para el navegador Chrome. Esta aplicación te ofrece la posibilidad de restaurar una versión del historial de tu hoja de cálculo a una instantánea de ese archivo en una fecha y hora determinadas. Una vez que completes estos pasos, la versión actual del archivo se sustituirá por la versión que hayas elegido restaurar.

Paso 1: Abre tu navegador web y accede a Google Drive en https://drive. google. com/drive/my-drive. Si aún no has iniciado sesión en tu cuenta de Google, deberás introducir tus credenciales para continuar.

Paso 2: Haz doble clic en el archivo cuyo historial de versiones desees restaurar.

Paso 3: Haz clic en Archivo en la parte superior de la ventana y, a continuación, en la opción Ver historial de revisiones.

Paso 4: Seleccione la versión del archivo que desea restaurar en la columna Historial de revisiones de la parte derecha de la ventana.

Paso 5: Haga clic en el botón Restaurar esta revisión en la parte superior de la ventana.

Paso 6: Haga clic en el botón Restaurar para confirmar que desea restaurar la revisión.

Ten en cuenta que las revisiones anteriores seguirán estando disponibles, por lo que siempre podrás volver a la versión anterior si descubres que has seleccionado la revisión de archivo equivocada.

Cómo ver el historial de revisiones de celdas en Google Sheets

Recientemente, Google Sheets ha proporcionado la posibilidad de ver también los cambios del historial de celdas para celdas individuales. Sin embargo, ten en cuenta que no puedes restaurar una versión anterior desde el historial de celdas.

  1. Busca la celda cuyo historial desees ver.
  2. Haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Mostrar historial de edición .
  3. Haz clic en las flechas para ver las distintas ediciones de esa celda.

Cómo copiar una versión anterior de un archivo en Google Sheets

Esta opción te ofrece la posibilidad de crear una copia independiente del archivo a partir de tu historial de revisiones. a continuación, puedes optar por compartir esa copia del archivo con otras personas.

  1. Haz clic en la pestaña Archivo.
  2. Selecciona la opción Historial de versiones.
  3. Haga clic en Ver historial de versiones .
  4. Haga clic en los tres puntos a la derecha de la versión que desea copiar.
  5. Selecciona la opción Hacer una copia.
  6. Dale un nombre, elige si quieres compartirla con las mismas personas y haz clic en Aceptar .

Restauración de versiones anteriores de archivos de Google Sheets en Android o iOS

Ten en cuenta que esta función no está disponible actualmente en las versiones para móviles de Google Sheets. Cualquier persona que desee restaurar una versión anterior de un archivo de Google Sheets deberá hacerlo a través de un navegador web como Chrome, Firefox o Edge, accediendo a https://drive. google. com y abriendo el archivo de Sheets desde allí.

¿Estás trabajando en una hoja de cálculo de Google Sheets que debe tener el formato de archivo CSV? Aprende a guardar como. csv desde Google Sheets para dar formato a tu información con ese tipo de archivo.

Matthew Burleigh lleva escribiendo tutoriales técnicos desde 2008. Sus escritos han aparecido en docenas de sitios web diferentes y se han leído más de 50 millones de veces.

Tras licenciarse y obtener un máster en Informática, pasó varios años trabajando en la gestión informática de pequeñas empresas. Sin embargo, ahora trabaja a tiempo completo escribiendo contenidos en línea y creando sitios web.

Sus principales temas de escritura incluyen iPhones, Microsoft Office, Google Apps, Android y Photoshop, pero también ha escrito sobre muchos otros temas de tecnología.

Ver los cambios realizados en sus archivos en Drive y realizar un seguimiento de quién hizo esos cambios. Puedes ver los cambios cuando alguien

  • edita o comenta en Google Docs
  • cambia el nombre de un archivo o de una carpeta
  • mueve o elimina un archivo o una carpeta
  • sube un archivo nuevo a una carpeta
  • comparte o anula la compartición de un elemento

Ver la actividad anterior

  1. En tu ordenador, accede a drive. google. com.
  2. A la izquierda, haz clic en Mi unidad.
  3. En la parte superior derecha, haz clic en Información .
  4. Para ver los cambios recientes, haz clic en Actividad .
  5. Para ver la actividad de un archivo o carpeta específicos, haz clic en el archivo o carpeta.
  6. Para ver los cambios más antiguos, desplázate hacia abajo en la parte derecha.

Guardar y restaurar versiones recientes

Sólo se guardarán las versiones más recientes de los documentos anteriores, a menos que haga clic en Conservar para siempre .

Descargar versiones recientes

Puedes descargar y conservar copias antiguas de archivos PDF, imágenes y otros archivos almacenados en Google Drive.

  1. En tu ordenador, accede a drive. google. com.
  2. Haz clic en el archivo que desees descargar.
  3. En la parte superior derecha, haz clic en Más .
  4. Haz clic en Administrar versiones .
  5. Junto a la versión que deseas descargar, haz clic en Más .
  6. Para guardar una copia en tu ordenador, haz clic en Descargar .

Cargar una nueva versión

  1. En tu ordenador, accede a drive. google. com.
  2. Haz clic en el archivo que quieras sustituir.
  3. En la parte superior derecha, haz clic en Más .
  4. Haz clic en Administrar versiones .
  5. Haz clic en Cargar nueva versión.

Consejo: si subes una nueva versión de un archivo que pertenece a otra persona, el propietario original seguirá siendo el mismo.

Eliminar una versión antigua

  1. En tu ordenador, accede a drive. google. com.
  2. Haz clic en el archivo que quieras sustituir.
  3. En la parte superior derecha, haz clic en Más .
  4. Haz clic en Administrar versiones .
  5. Junto a la versión que deseas eliminar, haz clic en Más Eliminar .

Historial de versiones

El historial de versiones de Google Docs, Sheets y Slides es distinto al de las versiones de archivos de Google Drive. Obtén información sobre cómo ver el historial de cambios de los archivos de Google.

Puedes ver los cambios que se han realizado en un documento de Google Docs, Hojas de cálculo o Diapositivas.

Comparar versiones anteriores de un archivo

En el equipo, abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación.

En la parte superior, haz clic en Archivo Historial de versiones Ver el historial de versiones.

Selecciona la versión más reciente. Puedes encontrar quién actualizó el archivo y sus cambios.

Opcional:

  • Para buscar versiones agrupadas: En el panel derecho, haga clic en Expandir .
  • Para volver a la versión original actual, en la parte superior izquierda, haga clic en Atrás .

Sugerencia: Para examinar el historial de versiones de un documento, necesita permiso de edición.

Importante: esta función solo está disponible para los clientes de Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus y Education Plus.

  1. En tu ordenador, abre un documento en docs. google. com.
  2. Selecciona una parte del documento y haz clic con el botón derecho en Mostrar editores.
  1. En tu ordenador, abre una hoja de cálculo en sheets. google. co
  2. Puedes hacer una copia y editar versiones anteriores de un archivo.

En tu ordenador, abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación.

  • En la parte superior, haz clic en Archivo Historial de versiones Ver el historial de versiones.
  • En el panel derecho, junto a la versión que desea copiar, haga clic en Más Hacer una copia.
  • Introduce un nombre para la copia.

Elija dónde guardar el archivo.

En el equipo, abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación.

En la parte superior, haz clic en Archivo Historial de versiones Ver el historial de versiones.

Crear una versión con nombre

En tu ordenador, abre un documento, hoja de cálculo o presentación.

En la parte superior, haz clic en Archivo Historial de versiones Ver el historial de versiones.

Seleccione una versión anterior. Puedes encontrar quién actualizó el archivo y sus cambios.

En el equipo, abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación.

En la parte superior, haz clic en Archivo Historial de versiones Ver el historial de versiones.

Puede añadir hasta 15 versiones con nombre por hoja de cálculo.

Para mostrar sólo versiones con nombre, active Mostrar sólo versiones con nombre .

¿No puede ver una versión anterior de su archivo?

Las revisiones de su archivo pueden fusionarse ocasionalmente para ahorrar espacio de almacenamiento.

Nota: Si no tiene permiso para editar un archivo, no podrá ver el historial de versiones.

En lugar de crear un nuevo archivo, puede que sólo necesites crear una versión con nombre de ese archivo a la que puedas referirt e-o imprimir – más tarde. A continuación, te indicamos cómo gestionar la versión de un archivo desde el navegador de escritorio.

  1. En el equipo, abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación.
  2. En la parte superior, haz clic en Archivo Historial de versiones Ver el historial de versiones.
  3. Nube de lectura obligada
  4. Durante años, la cosa funcionó así: Creábamos un nuevo documento o hacíamos una copia de uno existente para cada nuevo evento. Un evento nuevo significaba un archivo nuevo, aunque cada año sólo cambiaban la fecha, el lugar y la información del ponente invitado.
  • Hoy en día, crear una versión con nombre de un document o-en lugar de un nuevo documento independiente – tiene sentido para el contenido que se mantiene prácticamente igual a lo largo del tiempo. Por ejemplo, una presentación estándar con unas pocas diapositivas que se actualiza periódicamente, las biografías de los empleados, una lista de comprobación rutinaria, una hoja de cálculo que se actualiza mensualmente o un folleto para un evento anual.
  • Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a adaptarte a esta forma diferente de concebir tus archivos. Ten en cuenta que las funciones del historial de versiones, a partir de marzo de 2018, solo funcionan en un navegador de escritorio. En las apps para móviles de Google Docs, Sheets y Slides, solo verás la versión más reciente.
  • 1. Nombrar una versión

Asigna un nombre a la versión actual. Introduce el nombre y selecciona Guardar. Como siempre, las demás ediciones y cambios también se guardarán, pero si nombras una versión será mucho más fácil localizarla más adelante.

Nombre la versión actual de su archivo antes de realizar cambios. Después de completar una versión con cambios a los que quiera referirse más tarde, nombre también esas versiones del archivo.

2. Mostrar el historial de versiones

Consulte el historial de versiones para ver tanto las versiones con nombre como otras ediciones recientes de archivos. Mueva el control deslizante a “Mostrar sólo versiones nombradas” para ocultar todas las versiones almacenadas, pero no nombradas. Seleccione cualquier versión para ver el documento. Seleccione los tres puntos a la derecha de una versión con nombre para cambiarle el nombre o eliminarla. Seleccione la casilla “Mostrar cambios” en la parte inferior derecha (en la parte inferior del panel del historial de versiones), para mostrar las ediciones realizadas en la versión seleccionada.

En la vista del historial de versiones, observe el control deslizante (zona superior derecha), la casilla de verificación “Mostrar cambios” (zona inferior derecha) y la opción de impresión (zona superior izquierda). También puede seleccionar y copiar el contenido de las versiones almacenadas de un archivo.

3. Imprimir una versión

Puede imprimir versiones anteriores de su documento mientras se encuentra en la vista del historial de versiones. Elija la versión que desee, seleccione el icono de impresión en la parte superior izquierda de la pantalla y, a continuación, seleccione las opciones de impresión, como de costumbre. (Asegúrate de desmarcar la casilla “Mostrar cambios” si quieres imprimir una versión de tu archivo que oculte los indicadores de edición).

4. Recuperar el contenido de una versión anterior

consulte el historial de versiones y, a continuación, seleccione la versión con el contenido que necesita. Seleccione el texto, las celdas o el contenido de la diapositiva que desee incluir en la versión actual y, a continuación, utilice Ctrl-C para copiar el contenido. Sal de la vista del historial de versiones pulsando la flecha que apunta hacia la izquierda (en la esquina superior izquierda). Ahora, estás de vuelta en la versión actual de tu archivo: muévete al punto del archivo donde quieres tu contenido, y usa Ctrl-V para pegarlo. El texto y las celdas de la hoja de cálculo se insertan en el punto del cursor. También puedes pegar diapositivas enteras.

Opción de menú Hacer una copia.

5. Crear un archivo sin historial de versiones

To name a file version, select File > Version history >A veces quieres una versión de tu archivo sin el historial de versiones incluido. Por ejemplo, es posible que desee compartir sólo la versión final de un archivo con un cliente, una que elimine todas las versiones anteriores “en proceso”.

A continuación, asigne un nuevo nombre al archivo. Deje sin marcar la opción “Copiar comentarios y sugerencias” para omitirlos en el nuevo documento. Así obtendrá un nuevo archivo que sólo reflejará la versión final de su trabajo.

¿Su experiencia?

Select File > Version history >La próxima vez que necesites hacer algunos cambios en un documento existente, dale un nombre a tu versión actual y ponte manos a la obra para hacer los cambios. Cuando termines, dale también un nombre a esa versión.

¿Utilizas versiones con nombre dentro de Google Docs, Sheets o Slides? ¿Te ha resultado útil acceder al contenido de versiones anteriores con nombre? ¿Cómo utilizas esta función? Házmelo saber en los comentarios a continuación o en Twitter ( @awolber ).

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Aprende a sacar el máximo partido de Google Docs, Google Cloud Platform, Google Apps, Chrome OS y todos los demás productos de Google utilizados en entornos empresariales. Entregado los viernes

Si colaboras con varias personas en un mismo archivo, puede resultar difícil determinar quién ha realizado determinados cambios y cuándo. Realiza un seguimiento de los cambios en los archivos compartidos identificando los cambios y quién los realizó. También puedes volver a una versión anterior.

You can retrieve content from a prior version of your Google Doc, Sheet, or Slide with the help of the version history view. Go to File > Version history >Ver todos los cambios de un archivo o volver a una versión anterior

To create a new file that lacks the current file’s version history, use the File >Más Hacer una copia para crear una copia de una versión anterior.

Ver qué ha cambiado desde la última vez que abriste un archivo

En Google Drive, abre tu archivo.

While your file is open in your browser, choose File > “Make a copy. ” >Si hay nuevos cambios en un documento, puedes realizar una de las siguientes opciones:

Junto a la barra de menús, haz clic en Ver cambios nuevos .

Haz clic en Archivo Ver nuevos cambios .

Ver quién ha visto tu archivo o con quién lo has compartido

En Docs, Hojas de cálculo o Diapositivas, abre el archivo. Nota: Necesitarás tener acceso de edición para el archivo para ver los datos del Panel de actividad.

Haz clic en Herramientas Panel de actividad .

Puedes ver información sobre la actividad en tu archivo, incluyendo:

Pestaña Compartido con: Muestra las personas con las que has compartido el archivo. También puede enviar correos electrónicos a los colaboradores.

  1. Pestaña Todos los usuarios (organización): Muestra las personas de tu organización que han visto el archivo.
  2. Pestaña Tendencia de espectadores: Muestra un gráfico de espectadores a lo largo del tiempo.
  3. Desactivar el historial de visualizaciones de todos los archivos: En Configuración de la cuenta, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones para todos los archivos Docs , Sheets y Slides .
    • Desactivar el historial de visualización de un archivo: En Configuración del documento , desactiva Mostrar mi historial de vistas para este documento.
    • Nota: Esta función sólo está disponible para usuarios de G Suite Business y Enterprise (si los permisos de administrador lo permiten).
  • Si eres el propietario o el editor de un documento compartido, puedes volver a versiones anteriores de un documento, aunque otros colaboradores hayan realizado cambios.
  • Y aún hay más: Si decides que no quieres seguir con la versión anterior (¡o tu colaborador exige que su versión vuelva a la vida!) puedes restaurarla.
  • Existen algunas limitaciones a la hora de trabajar con revisiones, sobre todo para los formatos que no son de Google. Esto es lo que dicen las páginas de ayuda de Google:

Sin embargo, en el caso de los archivos de Drive creados con Google Docs, Hojas de cálculo o Diapositivas, puedes volver a la versión más antigua de un documento, hoja de cálculo o presentación, sin ninguna penalización ni riesgo de eliminación.

  1. Pestaña Todos los usuarios (organización): Muestra las personas de tu organización que han visto el archivo.
  2. 1. Abre el documento, la hoja de cálculo o la presentación.
    • 2. Consulta Historial de revisiones.
    • 3. El Historial de revisiones aparecerá en la parte derecha de la pantalla del navegador, con una lista de todas las revisiones guardadas y las personas que las realizaron.

4. Selecciona una versión anterior para verla en pantalla.

  1. 5. Haz clic en el enlace Restaurar esta revisión para volver a esa versión.
  2. 6. Para volver a la versión más reciente, abre el Historial de revisiones y busca la versión que deseas utilizar (debe estar cerca de la parte superior de la lista).
  3. Ian Lamont es el autor de Google Drive & Docs en 30 minutos . Para obtener más consejos y vídeos sobre cómo sacar el máximo partido a Google Drive, visita el sitio web oficial del libro para la guía de Google Drive.
    • La noticia “Cómo volver a una versión anterior de un archivo de Google Drive” fue publicada originalmente en ITworld .
    • Accede a tus ediciones en Google Docs, Microsoft Word y Apple Pages con un solo clic.
    • Los días en los que pulsabas la tecla equivocada y perdías el trabajo de toda una semana deberían haber quedado atrás. Las aplicaciones actuales basadas en la nube guardan copias duplicadas de todo, ahorrándote la molestia de las copias de seguridad manuales. Estos programas también tienen historiales de versiones detallados, para que puedas volver rápidamente a una versión diferente de un archivo de hace una hora, una semana o un mes.
  • Además de las instrucciones descritas a continuación para las suites de aplicaciones más conocidas, recuerda las opciones de copia de seguridad disponibles en otros sitios. Si utilizas Dropbox, por ejemplo, el control de versiones de archivos está integrado: En la interfaz web, haz clic con el botón derecho en cualquier archivo y selecciona Historial de versiones para ver las versiones de los últimos 30 días (o 180 días si tienes un plan Professional o Business). Las ediciones de varios archivos se pueden deshacer con Dropbox Rewind .
  • Las soluciones de copia de seguridad integradas en Windows y macOS también admiten historiales de versiones de archivos. En Windows, puedes encontrar el Historial de archivos abriendo el panel Configuración y seleccionando Actualización y seguridad y, a continuación, Copia de seguridad . En macOS, debes elegir Time Machine en el panel de Preferencias del Sistema.

Google Docs, Hojas de cálculo y Diapositivas

Para volver a un punto anterior en un documento, una hoja de cálculo o una presentación del conjunto de aplicaciones online de Google, selecciona Archivo , Historial de versiones y Ver historial de versiones . Verás las ediciones más importantes, junto con la hora a la que se realizaron y la persona que las realizó, si estás colaborando en algo. Haz clic en una de las flechas junto al nombre de una versión para obtener aún más opciones.

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Para volver a una versión anterior de un archivo, haz clic sobre él (lo que mostrará en pantalla las diferencias con la versión actual) y, a continuación, selecciona Restaurar esta versión . La versión actual del archivo no se borrará por completo, sólo se añadirá a la lista como versión anterior, para que puedas volver a ella si lo necesitas.

Haz clic en los tres puntos situados junto a la versión de un archivo y podrás duplicarla o asignarle un nombre. Poner nombre a las versiones facilita la búsqued a-nótese el conmutador Mostrar sólo versiones con nombre en la parte superior de la lista – y también puede hacerlo seleccionando Archivo , Historial de versiones , y Nombre de la versión actual . Puedes tener 40 versiones con nombre de documentos y presentaciones, y 15 versiones con nombre de hojas de cálculo.

Google Docs, Sheets y Slides guardarán un número ilimitado de versiones en tus archivos. Si eliminas accidentalmente un archivo y quieres recuperarlo, tienes 30 días antes de que desaparezca para siempre: ve a la carpeta Papelera de tu cuenta de Google Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo que quieres recuperar y selecciona Restaurar .

Microsoft Office

2. Go to File>Las versiones de los archivos sólo están disponibles en los programas de Microsoft Office si has elegido guardarlos en OneDrive: la plataforma de almacenamiento en la nube incluye un soporte de versiones que Office puede aprovechar. Es otra razón para mantener tus archivos guardados en la nube con Microsoft en lugar de en cualquier otro lugar, y como era de esperar hay otras integraciones entre OneDrive y Office que también puedes aprovechar.

Puedes ver todas las versiones anteriores de un archivo en Word, Excel o PowerPoint en Windows seleccionando Archivo , Información e Historial de versiones (si tu archivo no está ya en OneDrive, se te pedirá que lo copies allí). ) Todas las versiones disponibles aparecen a la derecha, a

Con la edición anterior del archivo también abierta, puede elegir Comparar para ver todas las diferencias entre ella y la versión actual, o Restaurar para que esta versión anterior se convierta en la actual. La pantalla de comparación es bastante completa, y te ofrece una visión completa de las ediciones que se han hecho desde que esta encarnación del archivo era en la que estabas trabajando.

Es ligeramente diferente si estás usando Office en macOS, aunque de nuevo necesitas tener el archivo guardado en OneDrive para que las versiones del archivo estén disponibles. Haz clic en el nombre del documento, hoja de cálculo o presentación arriba en la barra de título en la parte superior de la ventana del programa y, a continuación, selecciona Examinar historial de versiones . Haz clic en cualquiera de los archivos de la lista y obtendrás las mismas opciones de Comparar y Restaurar que en Windows.

Apple Pages, Numbers y Keynote

Si estás creando archivos en una de las aplicaciones de productividad de Apple, tienes que hacer clic en Archivo , Revertir a , y luego en Examinar todas las versiones para ver un historial completo de tu documento, hoja de cálculo o presentación. También puedes elegir Revertir a y Último guardado para deshacer todos los cambios que hayas hecho desde la última vez que guardaste el archivo.

Las versiones se muestran en un ordenado diseño a pantalla completa, con una línea de tiempo en la parte derecha de la pantalla. Utiliza las flechas de la derecha (o la línea de tiempo) para avanzar y retroceder por las versiones, y Restaurar para volver a una versión concreta. Si decides volver a una versión anterior de un archivo, la versión en la que estés trabajando pasará a ser la más reciente, pero podrás recuperarla si es necesario.

De hecho, puedes seguir editando la versión actual del documento, hoja de cálculo o presentación en esta vista Examinar todas las versiones y hacer clic en Listo cuando quieras volver a la vista normal. Esto puede ser útil si necesitas consultar algo de una versión anterior del archivo. No hay límite en el número de versiones de un archivo que puedes guardar, y se guardarán automáticamente a medida que trabajes.

Otro truco que puedes hacer desde esta pantalla es mantener pulsada la tecla Opción, que convierte el botón Restaurar en Restaurar una copia, lo que significa que puedes ver una copia de esa versión del archivo dejando intacta la versión antigua. Por último, ten en cuenta que puedes copiar texto y otros elementos de las versiones anteriores del archivo, a la derecha, en la versión actual, a la izquierda, sin tener que restaurarlos.

Puedes retroceder fácilmente en el tiempo cuando trabajes en un documento. Consulta, restaura, cambia el nombre y copia el historial de versiones de tus documentos de Google en Docs, Sheets y Slides.

En muchas ocasiones, creas un documento en el que trabajas a lo largo del tiempo. Puede ser un día o varios meses. También puede haber otras ocasiones en las que colaboras en un documento. Así, tú y un compañero de trabajo lo modificáis cada uno.

Con el historial de versiones de Google Docs, Google Sheets y Google Slides, puedes hacer un seguimiento de todos los cambios realizados en tus documentos. Puedes ver el historial de versiones, restaurar una si es necesario, asignar un nombre a cada una para facilitar su identificación y copiar una para crear un nuevo documento.

Al seleccionar una versión, el documento de la izquierda mostrará esa iteración con los cambios resaltados. Cada color resaltado corresponde a la persona que realizó el cambio. Esto resulta útil para los documentos compartidos en las aplicaciones de Google.

Debajo de la versión, en la barra lateral, verás el nombre de la persona que ha realizado los cambios y el color de resaltado. Si ves dos o más nombres debajo de una versión en la barra lateral, haz clic en la flecha situada a la izquierda del nombre para expandirlo. Verás entonces los cambios individuales de cada persona como versiones suyas.

Si no desea ver los cambios, desactive la opción Mostrar cambios en la parte inferior de la barra lateral.

Restaurar una versión anterior

Si tienes una versión anterior de tu documento a la que quieres volver, puedes restaurarla.

Seleccione la versión en la barra lateral y, a continuación, en la parte superior del documento, haga clic en Restaurar esta versión . A continuación, tendrás que confirmar la acción haciendo clic en Restaurar .

Esa versión anterior se convertirá entonces en la versión más reciente y actual de tu documento. Es importante recordar que cuando restauras una versión antigua, cualquier cambio que hayas hecho en otra versión desde que se guardó esa, no aparecerá en tu versión actual.

Asignar nombres a las versiones

Por defecto, cada versión de un documento se nombra con la fecha y la hora. Como sabes, todos los documentos en los que trabajas en Google Docs, Hojas de cálculo y Diapositivas se guardan automáticamente. Por lo tanto, esta es la marca de fecha y hora que verás.

Para cambiar el nombre, haz clic en la fecha y la hora para resaltar el texto o haz clic en Más acciones (tres puntos) a la derecha del nombre y selecciona Nombrar esta versión . Escriba el nuevo nombre y pulse Retorno o Intro.

Cuando tenga nombres para sus versiones, puede elegir ver sólo aquellos en su historial de versiones. En la parte superior de la barra lateral, active la opción Mostrar sólo versiones con nombre. Esta es una buena manera de ver sólo las versiones que considere importantes. También verás la “versión actual” en la que estás trabajando aunque aún no la hayas nombrado.

Nombre la versión actual desde el menú.

Copiar una versión del documento

Puede que una de las versiones del documento haya dado lugar a una idea para un documento propio. Puede copiar fácilmente una versión para crear un nuevo documento. En la barra lateral, seleccione la versión y siga estos pasos.

Haz clic en Más acciones a la derecha del nombre y selecciona Hacer una copia .

Asigne un nombre al nuevo documento . Por defecto, será “Copia de [nombre del documento] – [nombre de la versión]”.

Elige una ubicación para guardar el documento.

Si se trata de un documento compartido, puedes marcar la casilla para compartirlo con las mismas personas si lo deseas.

Haz clic en Aceptar .

Si guardas la copia en Google Drive, la nueva se abrirá en una ventana nueva para que puedas trabajar con ella como si fuera un documento propio. También puedes navegar hasta el lugar donde guardaste la copia y abrirla desde allí. La versión desde la que la has copiado permanecerá en el historial de versiones como referencia.

  1. Uso del historial de versiones de documentos de Google
  2. El historial de versiones de Google Docs, Sheets y Slides no solo resulta práctico para los documentos compartidos, sino también para los documentos de otros usuarios.

Time-Saving Tip : You can quickly name your current version without opening version history. Click File > Version History >