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Cómo compartir tu documento de microsoft word usando onedrive

Pablo Calvog/Shutterstock El servicio de almacenamiento en la nube OneDrive de Microsoft (antes conocido como SkyDrive) es un “cubo” de almacenamiento de datos perfectamente útil, pero realmente brilla cuando se combina con Windows. También es bastante competente a la hora de compartir archivos y carpetas con otros usuarios de OneDrive, o incluso con usuarios públicos en la web. Si necesitas un poco de instrucción, la siguiente guía te mostrará cómo compartir archivos de OneDrive mejor que un profesor de parvulario.

En la web

La interfaz web de OneDrive no tiene ninguna ventaja particular sobre la versión integrada de Windows o la aplicación de escritorio independiente, pero es útil si estás utilizando un ordenador que no es el tuyo. Sólo tienes que entrar en el sitio (onedrive. live. com) con la misma cuenta Microsoft que utilizas en tu propio ordenador. La vista predeterminada es “Archivos”, que muestra todos los archivos de tu carpeta raíz y las carpetas que contiene, incluidas las carpetas predeterminadas y las que hayas creado tú mismo.

Michael Crider/Tendencias Digitales

Para compartir un archivo concreto, ve a la carpeta correspondiente y haz clic con el botón derecho en su icono o miniatura. Haz clic en “Compartir” para abrir el menú Compartir. Desde aquí puedes invitar a otras personas por correo electrónico o hacer clic en “Obtener un enlace” para crear un enlace público que permita ver o descargar el archivo. Envía ese enlace por correo electrónico, mensaje de texto, mensaje instantáneo o cualquier otro medio, y el destinatario tendrá acceso instantáneo al archivo. (Recuerda que este enlace pone el archivo a disposición de cualquiera, incluidos aquellos con los que tus destinatarios compartan el enlace).

Para ajustar los permisos, haz clic en “Los destinatarios sólo pueden ver”. Aquí puede seleccionar si las personas a las que envía el archivo pueden editarlo, y si los usuarios sin una cuenta Microsoft/OneDrive pueden verlo. Esto supone una diferencia, ya que los usuarios que no sean de Microsoft tendrán que descargar el archivo y volver a cargarlo para compartirlo, en lugar de utilizar las herramientas integradas de OneDrive.

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Si quieres compartir una carpeta, haz lo mismo: haz clic con el botón derecho y pulsa “Compartir” para abrir el menú Compartir. Puedes compartir varios elementos a la vez manteniendo pulsada la tecla Ctrl, haciendo clic en cada uno de ellos y, a continuación, en el botón “Compartir” del menú superior. Recuerda que cualquier archivo en tu carpeta “Pública” (que está incluida en OneDrive por defecto) se comparte automáticamente con todos los usuarios de la web.

En Windows 10 y Windows 8.1

OneDrive está profundamente integrado con Windows 10 y Windows 8.1: está incorporado directamente en el explorador de archivos predeterminado, y cualquier archivo colocado en la carpeta OneDrive se cargará automáticamente en los servidores de Microsoft siempre que tengas conexión a Internet. Así es fácil compartir archivos: basta con subirlos a OneDrive y utilizar la función Compartir de cualquier aplicación de OneDrive. Pero el servicio está tan integrado que ni siquiera es necesario salir del explorador de archivos.

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Abre tu carpeta de OneDrive en File Explo

Michael Crider/Tendencias Digitales

Usuarios de Windows 8 y Windows 7

Las versiones antiguas de Windows no vienen con el servicio OneDrive preinstalado. Para obtener más o menos la misma funcionalidad que las versiones más recientes de Windows, ve a esta dirección y descarga el ejecutable de OneDrive. Ejecútalo, inicia sesión con tu cuenta principal de Microsoft y selecciona una ubicación de carpeta. A continuación, sigue los pasos anteriores para compartir archivos en tu escritorio o en la web.

Otras plataformas

Microsoft adopta un enfoque agnóstico para OneDrive, por lo que las aplicaciones están disponibles en Windows, Windows Phone, OS X, iOS, Android, e incluso la Xbox. En OS X, la aplicación funciona igual que la versión de Windows, sincronizando copias locales y en la nube de los archivos. En las plataformas móviles, OneDrive te permite ver y descargar tus archivos en la nube, pero no mantiene una copia local de cada archivo. Puedes seguir compartiendo enlaces en las aplicaciones móviles, aunque la interfaz para hacerlo varía de una plataforma a otra.

Marshall Gunnell Marshall Gunnell Escritor

Marshall Gunnell es un escritor con experiencia en el sector del almacenamiento de datos. Trabajó en Synology y, más recientemente, como director de marketing y redactor técnico en StorageReview. Actualmente es redactor técnico de API/software en LINE Corporation en Tokio (Japón), dirige ITEnterpriser, un medio de comunicación en línea centrado en el almacenamiento de datos y la ciberseguridad, y juega con el desarrollo, siendo su calculadora RAID su primer proyecto público. Más información.

Aparte del método tradicional de enviar un documento de Microsoft Word a otras personas como archivo adjunto de un correo electrónico, también puedes subir y compartir tu documento desde la nube. Todo lo que necesitas para empezar es una cuenta de OneDrive. A continuación te explicamos cómo.

Guardar un documento de Word en la nube es fácil y sólo requiere unos pocos pasos por tu parte. Para lograrlo, sin embargo, necesitarás una cuenta OneDrive. Si eres suscriptor de Microsoft 365 u Office 365, entonces ya tienes una. Si no, crea una cuenta Microsoft e inicia sesión en OneDrive.

Una vez que hayas configurado tu cuenta de OneDrive, abre el documento de Word que quieras compartir. Una vez abierto, selecciona el botón “Compartir”, situado en la esquina superior derecha de la ventana.

Una vez seleccionado, aparecerá la ventana “Compartir”. Aquí puedes elegir entre varias opciones. En el grupo “Adjuntar una copia en su lugar”, puede elegir enviar su documento como un archivo adjunto de Word o PDF. Si seleccionas cualquiera de estas opciones, tu cliente de correo electrónico predeterminado se abrirá con el archivo como adjunto.

Sin embargo, lo que nos interesa es compartirlo desde OneDrive. Para ello, selecciona tu cuenta de “OneDrive” en “Compartir”.

Una vez seleccionado, Word comenzará a subir una copia de tu documento a OneDrive. Esto puede tardar unos instantes dependiendo del tamaño del documento.

La ventana “Enviar enlace” aparecerá una vez que el documento haya terminado de cargarse. Por defecto, cualquiera que tenga el enlace puede editarlo. Si quieres cambiar esta configuración, selecciona la casilla “Cualquiera con el enlace puede editar”.

En la siguiente ventana, desmarque la casilla junto a (1) “Permitir edición” para eliminar el privilegio. De este modo, el documento será de sólo lectura. También puedes (2) fijar una fecha de caducidad, y/o (3) establecer una contraseña para mejorar la seguridad del documento. Una vez que hayas ajustado la configuración, selecciona “Aplicar”.

Por último, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario y haga clic en “Enviar”.

El destinatario recibirá un correo electrónico que le dará acceso al documento. Asegúrate de revisar tu carpeta de spam si eres el destinatario de la invitación, ya que a veces se marca.

También puedes copiar el enlace compartido y enviarlo directamente al destinatario a través de una aplicación de chat como Slack o Zoom. Para ello, selecciona la opción “Copiar enlace”.

En la siguiente ventana, selecciona “Copiar”.

Ahora el enlace está copiado en tu portapapeles y listo para ser compartido. Una vez que el destinatario reciba el enlace, podrá acceder al documento.

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  • Marshall Gunnell Marshall Gunnell es un escritor con experiencia en el sector del almacenamiento de datos. Trabajó en Synology y, más recientemente, como director de marketing y redactor técnico en StorageReview. Actualmente es redactor técnico de API/software en LINE Corporation en Tokio (Japón), dirige ITEnterpriser, un medio online centrado en el almacenamiento de datos y la ciberseguridad, y juega con el desarrollo, siendo su calculadora RAID su primer proyecto público. Leer biografía completa “

¿Te suena esto dolorosamente familiar? Envías un archivo por correo electrónico a tus compañeros de trabajo. Ellos añaden sus comentarios, y entonces tienes que integrar los comentarios y cambios de 3 o 4 copias de tu original.

Hay otra manera. Si tienes una cuenta en SharePoint o Microsoft OneDrive, puedes almacenar archivos, como tus documentos de Word, en uno de esos lugares y, a continuación, utilizar el comando Compartir para que otros puedan leer o editar tu copia del archivo. Se acabó la pila de archivos, sólo una copia con los comentarios de todos. (Lo que pueden hacer exactamente con tu archivo depende de los permisos que les des).

Este es el proceso de principio a fin. Salta a la sección que necesites.

Empieza por añadir SharePoint o un OneDrive a tu lista de lugares en Word

Añadir un lugar .

In Word, click File > Save As >En Agregar un lugar , haga clic en el servicio que desea utilizar, como Office 365 SharePoint o OneDrive .

Complete la pantalla de inicio de sesión que aparece para cada servicio. Es posible que tenga que ponerse en contacto con su departamento de TI para obtener un nombre de usuario y una contraseña.

Una vez que hayas terminado, la nueva ubicación aparecerá en el panel Guardar como de Word.

Guardar en la nueva ubicación y compartir

Después de añadir una ubicación de almacenamiento en la nube a tu lista de lugares, puedes compartir tu documento. Sólo tienes que hacerlo una vez por archivo.

Abre el documento que quieras compartir.

Guardar como .

Click File >En la página Guardar como, haga doble clic en la ubicación que desee utilizar: su biblioteca de documentos de SharePoint, una ubicación de su ordenador, su MySitio o su OneDrive.

Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar . Si vuelve a la pestaña Información, haga clic de nuevo en Compartir.

En Compartir con personas (o, en Word 2013, Invitar a personas ), introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo.

Si lo desea, seleccione Puede editar o Puede ver . La primera opción permite a sus compañeros de trabajo modificar el archivo, la segunda mantiene su archivo más seguro.

Si lo desea, escriba un mensaje en el cuadro situado debajo de la línea de dirección y, a continuación, haga clic en Compartir .

Compartir un documento ya guardado

Si ya has guardado un archivo en SharePoint o en OneDrive, sigue estos pasos.

Abra el documento que desea compartir.

Guardar como .

Click File > Share >Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas con las que va a compartir.

Si lo desea, haga clic en Puede editar o Puede ver . La primera opción permite a tus compañeros modificar el archivo. La segunda mantiene tu archivo más seguro.

Si lo deseas, introduce un mensaje en el cuadro situado debajo de la línea de dirección y, a continuación, haz clic en Compartir .

Compartir un documento ya guardado

A continuación te explicamos cómo dejar de compartir un documento.

Abre el documento que no quieres compartir.

Compartir .

Click File >En Compartir con personas (o, en Word 2013, Invitar a personas ), haga clic con el botón derecho en la persona que desea eliminar y haga clic en Quitar usuario .

Más información acerca de OneDrive y Microsoft 365

Para abrir una cuenta de OneDrive, consulte Registrarse para obtener una cuenta de Microsoft.

Para suscribirse a una cuenta de SharePoint de Microsoft 365, consulte la página de inicio de Microsoft 365.

Si tu empresa dispone de SharePoint y tienes preguntas al respecto, ponte en contacto con el administrador del sistema.

Cuando comparte su documento con otras personas y les da permiso para editarlo, los cambios de todos se realizan en el mismo documento.

En la esquina superior derecha, encima de la cinta, haga clic en Compartir .

Guarda tu documento en OneDrive, si aún no está allí.

Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieras compartirlo y elige los permisos que quieras permitir.

Escribe un mensaje si quieres y haz clic en Enviar .

Las personas con las que compartes recibirán un correo tuyo con un enlace a tu documento.

En la esquina superior derecha, encima de la cinta, haz clic en Compartir .

Guarda tu documento en OneDrive, si aún no está allí.

Escribe un mensaje si quieres y haz clic en Enviar .

Las personas con las que compartes recibirán un correo tuyo con un enlace a tu documento.

En la esquina superior derecha, encima de la cinta, haz clic en Compartir .

Si el archivo está en tu dispositivo, se te pedirá que lo subas primero a la nube.

Invita a los usuarios añadiendo sus nombres o direcciones de correo electrónico.

Al añadir nombres por primera vez, Word te pedirá permiso para acceder a tus Contactos.

Para permitir que los usuarios editen el archivo, haz clic en la casilla Puede editar. Añade cualquier comentario en el campo de comentarios y haz clic en Compartir .

Las personas con las que compartas recibirán un correo tuyo con un enlace a tu documento.

En la esquina superior derecha, encima de la cinta, haz clic en Compartir .

  1. Introduce los nombres o correos electrónicos de las personas con las que deseas compartir tu documento.
  2. Si quieres añadir un límite de tiempo para compartir, elige Cualquiera con un enlace puede editar.
  3. En Configuración del enlace, añada una fecha de caducidad . Al añadir una fecha, el enlace sólo funcionará hasta ese plazo. Después, el enlace no será válido y tendrás que crear un nuevo enlace para los usuarios que necesiten acceder a tu archivo o carpeta.
  4. También puede añadir una contraseña desde este mismo cuadro. Cuando un usuario haga clic en el enlace de la contraseña, se le pedirá que introduzca una contraseña antes de poder acceder al archivo. Tendrá que proporcionar esta contraseña por separado a los usuarios.
  5. Desmarque Permitir edición , si es necesario. Más abajo encontrará más aclaraciones.
  6. Haga clic en Aplicar .
  7. Con la opción Permitir edición seleccionada, los destinatarios pueden cambiar archivos y añadir archivos en una carpeta compartida si han iniciado sesión con una cuenta de Microsoft. Los destinatarios también pueden reenviar el enlace, cambiar la lista de personas que comparten los datos o la carpeta y cambiar los permisos de los destinatarios. Si compartes una carpeta, las personas con permisos de edición pueden copiar, mover, editar, renombrar, compartir y eliminar cualquier cosa de la carpeta. Cuando esta casilla no está marcada, los usuarios pueden ver, copiar o descargar elementos sin necesidad de iniciar sesión. También pueden reenviar el enlace a otras personas. Sin embargo, no pueden realizar cambios en la versión de tu OneDrive.

Por último, con las direcciones de correo electrónico añadidas, elija Enviar . Los destinatarios recibirán un correo electrónico que les dará acceso al documento. Si no lo reciben, pídales que comprueben la carpeta de correo no deseado.

El destinatario recibirá un correo electrónico que le proporcionará acceso al documento. Si eres el destinatario de la invitación, comprueba la carpeta de correo no deseado, ya que a veces se marca. Si no quieres enviar un correo electrónico, puedes elegir Copiar enlace. Seleccione esta opción para compartir elementos mediante Facebook, Twitter, LinkedIn, Zoom, Slack o aplicaciones similares, o a través de correo electrónico o mensajería. Cualquiera que obtenga el enlace podrá ver o editar el elemento, dependiendo del permiso establecido. Sin embargo, los usuarios con el enlace no pueden subir nuevos elementos.

Como puedes ver, compartir documentos a través de OneDrive de Microsoft es un proceso sencillo que ofrece cierta personalización, como la caducidad de los datos y la contraseña.

Para compartir un archivo desde Word, Excel, PowerPoint u otra aplicación de Office:

Selecciona Compartir en la cinta.

Compartir .

Or, select File >En Compartir con personas (o, en Word 2013, Invitar a personas ), haga clic con el botón derecho en la persona que desea eliminar y haga clic en Quitar usuario .

Selecciona con quién quieres compartirlo en el menú desplegable o introduce un nombre o una dirección de correo electrónico.

Añade un mensaje (opcional) y selecciona Enviar .

Compartir archivos desde OneDrive

Haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona Compartir .

O bien, seleccione un archivo y seleccione Compartir en la barra de herramientas.

Seleccione con quién desea compartir desde el menú desplegable, o introduzca un nombre o dirección de correo electrónico.

Añade un mensaje (opcional) y selecciona Enviar .

Compartir archivos desde OneDrive

El panel izquierdo te permite filtrar la vista de los elementos de OneDrive.

Archivos – Ver todos tus archivos y carpetas de OneDrive.

Recientes – Ver los documentos de Office que has abierto más recientemente, tanto si los has modificado como si no.

Compartidos – Mira los elementos que has compartido con otras personas y que otras personas han compartido contigo.

Descubrir: vea las tendencias a su alrededor, en función de con quién trabaja y en qué está trabajando.

Papelera de reciclaje: consulta los elementos y carpetas que has eliminado.

Detener o cambiar el uso compartido

Si eres el propietario del archivo o tienes permisos de edición, puedes detener o cambiar los permisos de compartición.

Seleccione el archivo o la carpeta que desea dejar de compartir.

Seleccione Información en la esquina superior derecha para abrir el panel Detalles.

Seleccione Administrar acceso y:

Seleccione la X situada junto a un enlace para desactivarlo.

Seleccione Puede editar o Puede ver y, a continuación, seleccione Dejar de compartir .

Seleccione Puede editar o Puede ver y, a continuación, seleccione Cambiar a… .

Seleccione un archivo y seleccione Copiar enlace .

Con Microsoft OneDrive, puedes hacer copias de seguridad y sincronizar tus carpetas y archivos en la nube y compartirlos con amigos y familiares.

Puedes alojar tus archivos en la nube en diversos sitios de almacenamiento en línea, como Dropbox, Box, Google Drive y iCloud, pero sólo Microsoft OneDrive está integrado directamente en Windows 10.

Con OneDrive, puede almacenar documentos, fotos y otros archivos en línea y sincronizarlos en varios equipos y dispositivos. También puedes compartir cualquier archivo de OneDrive con otras personas.

Para utilizar OneDrive, necesitas una cuenta Microsoft, que puedes configurar a través del sitio web de cuentas Microsoft. También necesitarás el tipo de plan de almacenamiento adecuado a tus necesidades. Un plan básico gratuito te ofrece 5 GB de espacio en OneDrive. Por 1,99 $ al mes, puedes conseguir 100 GB de espacio. La suscripción a Microsoft 365 Personal (6,99 $ al mes o 69,99 $ al año) te proporciona 1 TB de espacio en OneDrive, mientras que Microsoft 365 Familia (9,99 $ al mes o 99,99 $ al año) ofrece 1 TB para cada uno de hasta seis usuarios.

Configurar OneDrive

OneDrive está automáticamente disponible y listo para usar en Windows 10. De hecho, cuando vas a través de la configuración de Windows 10, se le pregunta si desea utilizar OneDrive. Si perdiste esa oportunidad, deberías ver un icono de OneDrive en la bandeja del sistema. Si el icono no aparece, tendrás que activarlo manualmente desde el archivo exe de OneDrive.

Para ello, abre el Explorador de archivos. Asegúrate de que los elementos ocultos están activados (haz clic en el menú Ver y marca la casilla Elementos ocultos). A continuación, desplázate hasta la siguiente ubicación C:³[TuNombreDeUsuario]³AppData³Local³Microsoft³OneDrive³.

En esa carpeta, haz doble clic en el archivo OneDrive. exe, y el icono aparecerá en la bandeja del sistema. Haz clic con el botón derecho en ese icono y selecciona Configuración. Haz clic en la pestaña Configuración y asegúrate de que la casilla Iniciar OneDrive automáticamente al iniciar sesión en Windows está marcada.

En la pantalla de Configuración, haz clic en la pestaña Cuenta y selecciona el botón Añadir una cuenta. En la pantalla Configurar OneDrive, introduce la dirección de correo electrónico de tu Cuenta Microsoft y haz clic en Iniciar sesión. Elige tu tipo de cuenta OneDrive (Personal, Trabajo o Escuela). Introduce tu contraseña y haz clic en Iniciar sesión.

Confirma la ubicación que Microsoft ha establecido para tu carpeta de OneDrive. Puedes cambiar la ubicación o aceptar la predeterminada y hacer clic en Siguiente. Revisa las pantallas del tutorial que explican cómo configurar OneDrive y, a continuación, haz clic en Abrir mi carpeta de OneDrive.

Añadir archivos a OneDrive

Tu siguiente tarea es seleccionar las carpetas y archivos que deseas agregar y sincronizar a tu almacenamiento OneDrive. Desde el Explorador de archivos, mueve las carpetas y archivos que desees sincronizar a tu ubicación de OneDrive. Por ejemplo, si utilizas una carpeta llamada Documentos de Word para tus archivos de Microsoft Word, mueve toda esa carpeta a OneDrive (por lo que normalmente sería C:³[nombre de usuario]³OneDrive³ Documentos de Word).

Sigue los mismos pasos para cualquier otra carpeta que desees incluir como parte de la sincronización de OneDrive. También puedes crear cualquier carpeta nueva que desees sincronizar en OneDrive.

Sincronizar archivos en OneDrive

A continuación, tendrás que elegir las carpetas y archivos que deseas sincronizar. Haz clic con el botón derecho en el icono de la bandeja del sistema de OneDrive y selecciona Configuración. Haz clic en la pestaña Cuenta y selecciona Elegir carpetas . Aquí verás los archivos y carpetas que has movido a tu carpeta de OneDrive. Si deseas sincronizar todo lo almacenado en tu carpeta de OneDrive, haz clic en la casilla de verificación Hacer que todos los archivos estén disponibles .

De lo contrario, marca las carpetas individuales que desees sincronizar y desmarca las carpetas que no quieras sincronizar. Las carpetas desmarcadas permanecerán en OneDrive pero se eliminarán de tu PC actual. Haz clic en Aceptar cuando hayas terminado.

Almacenamiento en la nube

Puedes elegir almacenar tus archivos sincronizados localmente u optar por descargarlos sólo cuando los necesites. Haz clic en la pestaña Configuración y mira la configuración de Archivos bajo demanda, que debería estar activada por defecto. Con esta opción activada, tus archivos de OneDrive se almacenan en línea en lugar de en tu ordenador.

Los enlaces a tus archivos en línea siguen apareciendo en el Explorador de archivos. Cuando haces doble clic en un archivo para acceder a él, el archivo se descarga sobre la marcha desde OneDrive a tu ordenador. La ventaja de los archivos bajo demanda es que ahorras espacio en tu disco duro. La desventaja es que necesitas estar conectado para acceder a un archivo.

Es posible que quieras dejar esta opción desactivada si tienes mucho espacio en el disco duro, pero activarla si tienes poco almacenamiento. También puedes optar por almacenar determinadas carpetas y archivos sólo en línea y otros tanto en línea como localmente. Haz clic en la casilla si deseas desactivar esta opción.

Haz copias de seguridad con OneDrive

Una vez que OneDrive esté en funcionamiento, también puedes utilizarlo para hacer copias de seguridad de carpetas importantes. Desde la ventana del programa OneDrive, haz clic en la pestaña Copia de seguridad y selecciona Gestionar copia de seguridad. Puedes optar por hacer una copia de seguridad de tu escritorio, carpeta de imágenes y carpeta de documentos. Marca los elementos de los que deseas hacer una copia de seguridad y haz clic en Iniciar copia de seguridad.

También puedes elegir guardar automáticamente fotos y vídeos en OneDrive cada vez que conectes una cámara, un teléfono u otro dispositivo para hacer fotos. Además, puedes guardar automáticamente capturas de pantalla en OneDrive. Para activar cualquiera de estas opciones, marca la casilla que aparece junto a ella.

Ver carpetas y archivos

Puedes ver tus carpetas y archivos locales de OneDrive en el Explorador de archivos. Haz clic con el botón derecho en el icono de la bandeja del sistema de OneDrive y selecciona Abrir carpeta.

Algunos de nuestros recuerdos más dolorosos de Microsoft Word son la pérdida de horas de trabajo porque olvidamos guardar nuestros documentos. Ya no tienes que preocuparte por eso porque Word te permite guardar automáticamente los documentos en Microsoft OneDrive.

Si tienes una suscripción a Microsoft 365, obtendrás 1

RELACIONADO: Cómo crear, editar y ver documentos de Microsoft Word gratis

Guardar automáticamente documentos de Word en OneDrive

Antes de proceder con este método, asegúrese de que tiene algunas cosas básicas en su lugar. Este método solo funciona si tienes una suscripción activa a Microsoft 365. Funciona tanto con el plan individual como con el familiar, pero no si has adquirido una licencia de uso único para Office.

RELACIONADO: ¿Qué es Microsoft 365?

También tienes que abrir las aplicaciones de Word y OneDrive en tu ordenador y asegurarte de que has iniciado sesión con tu cuenta de Microsoft. Cuando inicies sesión en OneDrive, la aplicación te guiará a través de un rápido proceso de configuración. Ten en cuenta que necesitas una conexión activa a Internet para configurar OneDrive y asegurarte de que los documentos se guardan y sincronizan automáticamente.

Una vez hecho esto, abre Microsoft Word y crea un nuevo documento haciendo clic en el botón “Archivo”.

A continuación, selecciona “Nuevo” en el panel izquierdo.

Ahora elige “Documento en blanco” o una plantilla de la lista que aparece a la derecha. Se abrirá un nuevo documento en Word.

Verás un botón llamado “Autoguardar” en la parte superior de la ventana de Word. Haz clic en el conmutador situado junto a “Guardar automáticamente” y asegúrate de que está activado.

Word te pedirá que selecciones la carpeta donde se guardarán automáticamente tus archivos. Elige “OneDrive”.

Ponle un nombre a tu documento y Word guardará el archivo en la carpeta Documentos de OneDrive.

Sólo tienes que guardar manualmente el documento una vez al principio y Microsoft Word se encargará del resto. Este método también te permite tener tu trabajo en otros dispositivos, así que si quieres empezar a escribir en tu ordenador de sobremesa y luego cambiar a tu smartphone o portátil, puedes hacerlo fácilmente siempre que Office y OneDrive estén configurados en el ordenador. otros dispositivos.

RELACIONADO: Cómo cambiar la ubicación de guardado predeterminada de Microsoft Office en Windows 10

Guardar documentos de Word en otra carpeta de OneDrive

Si quieres organizar a fondo tus archivos de Microsoft Word, puedes crear diferentes carpetas en OneDrive y almacenar esos archivos allí. Esto es lo que hay que hacer.

Abre un documento de Word y haz clic en “Archivo”.

En la sección Guardar una copia, elige la opción “OneDrive”.

Documentos. Para cambiar esto, haz clic en “Nueva carpeta” y dale un nombre a la carpeta.

You will see the location of your document at the top. This will be something like OneDrive>Selecciona la carpeta que acabas de crear.

Haz clic en el botón “Guardar”.

Para volver a la carpeta anterior, selecciona el icono de la flecha hacia arriba en la parte superior.

Es entonces cuando Microsoft Word empieza a guardar automáticamente tu documento cada pocos segundos, de modo que el riesgo de perder tu trabajo se reduce al mínimo. Mientras estés conectado a Internet, no tienes que preocuparte de nada.

Para comprobar dónde está guardado tu documento, abre el archivo y haz clic en su nombre en la barra superior.

Ahora verás allí el nombre del archivo y su ubicación.

Si prefieres almacenar los documentos de Microsoft Word localmente, estamos aquí para ayudarte.

RELACIONADO: Guardar documentos de Office en este PC de forma predeterminada

¿Está buscando Cómo hacer copia de seguridad automática de un documento de Word a Onedrive? entonces usted ha venido al lugar correcto porque a continuación es la guía paso a paso que necesita en otros para saber cómo hacer copia de seguridad automática de su documento de Word a Onedrive.

Cómo hacer una copia de seguridad automática de un documento de Word en OneDrive

Para configurar copias de seguridad automáticas con OneDrive, sigue las siguientes instrucciones.

En tu barra de tareas, haz clic en el icono de OneDrive (el que parece una nube).

  • Selecciona Ayuda y Configuración en el menú desplegable.
  • Gestionar copia de seguridad en el menú desplegable.
  • Select Settings > Backup >Verás una nueva pantalla en la que podrás seleccionar las carpetas de las que quieres hacer una copia de seguridad.
  • Para hacer una copia de seguridad de los documentos de Word, ve a la carpeta Documentos.
  • Selecciona cualquier otra carpeta de la que quieras hacer una copia de seguridad y haz clic en Iniciar copia de seguridad; todos tus datos se guardarán en la nube a través de OneDrive.
  • Esto puede tardar algún tiempo dependiendo del tamaño de los archivos.
  • A medida que trabajes en los archivos, OneDrive los sincronizará automáticamente. Aunque deberías guardar tu trabajo pulsando CTRL + S mientras trabajas en un documento, OneDrive subirá la versión más reciente del documento a la nube de forma regular.

Si no guardas nuevos documentos de Word en la carpeta Documentos, no se realizará una copia de seguridad automática de ellos.

Pasa el cursor sobre el símbolo de OneDrive en la barra de tareas para comprobar el estado de la sincronización. Se mostrará el estado actual de la carga, así como la cantidad de tiempo que necesitarás para completar la copia de seguridad inicial.

Cómo guardar automáticamente documentos de Word en OneDrive

Microsoft Word puede integrarse con OneDrive y guardar automáticamente los documentos allí. En lugar de intentar hacer una copia de seguridad de un documento, empieza tu proyecto de la forma correcta con el guardado automático en la nube. Esto no sólo te protege contra la pérdida de un documento, sino que significa que puedes acceder a él desde cualquier lugar.

Sigue estos pasos para guardar automáticamente documentos de Word en OneDrive:

Abre tu documento, ve a Archivo y luego a Guardar como .

  1. Elige OneDrive y la subcarpeta en la que quieras guardar el documento.
  1. Haz clic en Guardar.
  1. En el documento de Word, activa la opción Guardar automáticamente.
  1. Cuando guardas un documento en OneDrive, Autosave está activado por defecto. Si activas Autoguardar en un documento que no se ha guardado previamente en OneDrive, se te pedirá que elijas una carpeta.

Selecciona OneDrive en el menú emergente para comenzar a respaldar tu documento en OneDrive automáticamente.

Cómo OneDrive organiza los archivos

OneDrive muestra los archivos en el Explorador de Archivos, pero esto puede ser un caso diferente si tienes varias cuentas de Onedrive.

Después de iniciar sesión en OneDrive y configurar tu copia de seguridad, puedes encontrar tus archivos en el Explorador de Archivos dentro de Windows.

  • Elige OneDrive de la lista de la izquierda después de hacer clic en el icono del Explorador de Archivos. En OneDrive, podrás ver cualquier documento, imagen y otro material del que hayas hecho una copia de seguridad desde tu PC.
  • Los archivos se mostrarán con diferentes esquemas de nomenclatura si utilizas dos cuentas separadas de OneDrive y accedes a ambas en el mismo equipo.
  • En OneDrive – Personal, encontrarás todos tus archivos personales.
  • Todos los demás archivos, ya sean del trabajo o de la escuela, se almacenarán en OneDrive – Empresa/Nombre de la escuela.
  • Cómo descargar archivos de OneDrive

Es sencillo volver a descargar un archivo de la nube si ocurre lo peor y pierdes el acceso a tu ordenador (o si borras un archivo sin querer y necesitas volver a descargarlo de la nube).