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Cómo hacer una sencilla auditoría de productividad

Anuncios y consejos de productividad del equipo de Timeneye.

Hablar de “medir la productividad de los empleados” suele provocar un mal presentimiento. A los empleados no les gusta que se analice su trabajo, y los directivos (al menos, algunos de ellos) no quieren estar persiguiendo a la gente para preguntarles por su trabajo.

Sin embargo, si los equipos quieren mejorar, o al menos tener una idea de cómo va su trabajo, es necesario un poco de seguimiento y medición de la productividad.

Si se hace correctamente, puede ayudar al gestor a encontrar costes y pérdidas de tiempo, y también beneficiar al funcionamiento de la organización en su conjunto.

Afortunadamente, Timeneye ofrece a los directivos las herramientas para hacerlo.

¿Qué es la productividad de los empleados?

Es difícil medir la productividad de los empleados sin saber en qué fijarse.

¿Se mide por el número de tareas completadas? ¿Es el rendimiento económico de los proyectos después de los costes de los empleados?

Sinceramente, cada empresa es diferente. Lo que significa que la definición de productividad puede no ser la misma. Una forma de empezar a medirla podría ser ver cómo emplean su tiempo las personas . Como dice el viejo refrán, el tiempo es dinero, ¿verdad?

“¡Ya lo sé! Simplemente contaré cuánto tiempo pasan en la oficina y ¡el que pase más horas gana! ¿Verdad?”

No basta con contar las horas, hay que ver a dónde van realmente esas horas.

Por eso viene bien una auditoría horaria.

Auditorías de tiempo: ¿qué son?

Las auditorías de tiempo son herramientas útiles para la productividad personal, pero pueden funcionar muy bien en un equipo en su conjunto.

Al realizar una auditoría del tiempo, es posible identificar las pérdidas de tiempo y ver dónde se pueden hacer mejoras. Los jefes pueden ayudar a sus empleados a gestionar el tiempo y mantener a todo el equipo contento y productivo.

Para obtener una guía completa sobre cómo realizar una auditoría del tiempo para la productividad personal, lea aquí:

Cómo auditar a tu equipo con las funciones de informes de Timeneye

Timeneye le proporcionará exactamente las herramientas y los datos que necesita para realizar su evaluación.

Qué necesitas:Un espacio de trabajo de equipo Timeneye

Cómo auditar el tiempo de tu equipo, paso a paso:

Paso 1: Explica el “por qué

Es importante que tu equipo entienda la razón por la que estás evaluando su tiempo. De lo contrario, le parecerá una imposición. Lo último que quiere es que la gente apile sus hojas de horas con entradas sin sentido, sólo porque tienen que hacerlo.

Además, inclúyase en la evaluación: todo buen líder sabe lo importante que es predicar con el ejemplo. Por no mencionar que la evaluación del equipo y de la empresa en su conjunto no se completará sin ti.

Paso 2: Incorporar al equipo

El equipo necesitará algún tiempo para adaptarse a la nueva herramienta, así que déle la oportunidad de acostumbrarse a ella. Afortunadamente, Timeneye ofrece una serie de guías útiles y artículos sobre cómo utilizar Timeneye para controlar el tiempo cada día.

Además, establece y explica algunas normas y buenas prácticas . (Por ejemplo, puede ser útil añadir notas a cada entrada de tiempo registrada para una evaluación más detallada).

Paso 3: Establecer objetivos

Establecer objetivos es importante para

No olvides pensar también en cuando tu equipo está sobre el terreno , en reuniones o alternando entre varios proyectos . Facilítales el control del tiempo activando las integraciones con las herramientas que utilizan y recomendándoles que utilicen las aplicaciones de Timeneye en sus teléfonos móviles.

Paso 5: Supervisar

Aquí viene el trabajo sucio de los directivos: vigilar a la gente .

Obviamente, vigilar a tu equipo como un halcón todo el tiempo sería a) una enorme pérdida de tiempo y b) un gran fastidio para la moral del equipo.

Deje que la tecnología le eche una mano. Programa informes periódicos y resúmenes semanales de Timeneye sobre el trabajo de tu equipo, que recibirás directamente en tu correo electrónico. Así podrás controlar el proceso sin alterar ni interrumpir el ritmo del equipo.

Parece que el proyecto Deerwave requiere mucho esfuerzo.

Las vistas del estado de los proyectos también te ayudarán a ver en qué se están empleando los esfuerzos de los equipos y si se están ajustando a sus presupuestos o no.

Vista del esfuerzo del proyecto desde Timeneye

Paso 6: El informe final

Una vez recopilados todos los datos, puedes realizar un informe de todo el tiempo de tu equipo para ver cómo ha ido.

Un informe de equipo te permitirá ver cómo ha distribuido su tiempo el equipo, y también puedes centrarte en los miembros específicos que hayas incluido. Luego compara los datos con los objetivos que os disteis a ti y al equipo y sabrás si se cumplieron o no.

Cómo mejorar tu gestión del tiempo y la de tu equipo

Has llegado hasta aquí. Buen trabajo.

Pero limitarse a marcar las casillas de tus objetivos y contar las horas no hará nada por la productividad del equipo.

Averigüe dónde puede mejorar el trabajo y refuerce lo que ya funciona .

Si ha explicado la importancia de una buena gestión del tiempo tanto a los empleados como a los compañeros, todos deberíais beneficiaros de la auditoría del tiempo que ha realizado.

¿Es nuevo en el control del tiempo? Empieza a mejorar la productividad de tu equipo: crea un espacio de trabajo Timeneye hoy mismo.

Acerca de Stefania

Directora de Marketing de Timeneye. Le apasiona la tecnología y encontrar formas mejores y más inteligentes de trabajar. En su tiempo libre, disfruta leyendo libros y cantando melodías de musicales de Broadway (aunque los vecinos no parecen apreciarlo). Conecta con ella en LinkedIn y Twitter. Ver todas las entradas de Stefania →

A menudo existe una gran discrepancia entre la forma en que empleas tu tiempo y la forma en que crees que lo empleas. Una auditoría de tiempo te ayuda a ver exactamente cómo se utiliza tu tiempo para que puedas entender mejor a dónde va tu tiempo. Una forma de auditoría del tiempo consiste simplemente en llevar un registro de su tiempo. Esto funciona hasta cierto punto, pero tiende a mostrar mejor cómo quiere emplear su tiempo en lugar de cómo lo emplea realmente. Para que una auditoría del tiempo sea eficaz, debe reflejar su historial de trabajo real.

He aquí un método sencillo para realizar una auditoría del tiempo que le ayudará a ver cómo emplea realmente su tiempo. Consiga algún tipo de temporizador que se pueda programar para un intervalo de tiempo específico. Puede ser de 60, 30 o 15 minutos. Lo normal es utilizar una hora. Ajusta el temporizador para que suene, pero asegúrate de que empieza a una hora extraña, como las 8:11. No quieres empezar a las 8:11. No empieces al final o al principio de la hora, ya que tiende a activarse justo cuando cambias de contexto (vas a comer, te diriges a una reunión, etc.).

Cada vez que suene la alarma, anota lo que estás haciendo en ese momento, reinicia la alarma y vuelve al trabajo. El proceso debería durar unos 20 segundos. Le interrumpirá, pero los datos merecerán la pena. Lo ideal sería recopilar datos de auditoría horaria de varios días diferentes. Podría tener sentido hacer la auditoría de tiempo el lunes de una semana, el miércoles de la semana siguiente y el jueves de la siguiente. La dispersión ayuda a evitar que se convierta en un hábito y disminuye el impacto de distracción de una semana determinada.

Una vez que tenga todos los datos de su auditoría de tiempo, revíselos y analícelos. Puede utilizar cualquier método que se adapte a sus necesidades, pero, en general, debe clasificar lo que estaba haciendo en cada punto de interrupción en función de la importancia de la tarea. Como mínimo, deberías utilizar tres niveles:

Muy importante: el tipo de tarea que debería estar haciendo todo el tiempo.

No especialmente importante: algo que puede ser necesario hacer, pero que no añade un valor significativo y que debe minimizarse en la medida de lo posible.

Sin valor: actividades que no deberías hacer en absoluto.

Si el 75% de su auditoría de tiempo muestra que trabaja en tareas muy importantes, lo está haciendo muy bien. Muchas personas se darán cuenta de que pasan mucho tiempo en los niveles 2 y 3. No se desanime demasiado. No se desanime por ello. Es típico y en parte un subproducto del hecho de que los días de trabajo no están diseñados para ser productivos.

  1. Una vez que la auditoría del tiempo muestre cómo lo estás empleando, tienes que hacerte preguntas importantes:
  2. ¿Puede modificar el orden de las tareas o su horario para aprovechar mejor el tiempo? Por ejemplo, si ha descubierto que un buen porcentaje del tiempo está en espera, ¿puede adelantar o retrasar esas llamadas, o hacerlas otro día en el que sea menos probable que le pongan en espera?
  3. ¿Hay distracciones que pueda evitar? Si tiene un televisor en la oficina y la auditoría del tiempo muestra que suele ver las noticias, quizá debería apagarlo o sacarlo de la oficina. Algunas personas ahorrarán mucho tiempo desinstalando el solitario.

¿Puede poner fin a las actividades de poco valor? Pregúntate: “¿Qué pasaría si dejara de hacer esto?”. A veces las consecuencias son triviales cuando nos fijamos en lo que va a pasar.

¿Puede dedicarse a actividades de mayor valor? Esto puede significar delegar o automatizar. Si pasas mucho tiempo enviando papeles de un lado a otro para que los firmen o enviando documentos seguros por fax, quizá conseguir que tu equipo cambie a Digital Signatures & Encryption te permitiría centrarte más en tu trabajo y menos en las tareas que aportan poco valor. Tal vez pueda recurrir a un asistente virtual que le ayude a centrarse en las cosas más importantes.

  1. Si eres directivo, puede que estés pensando: “¡Debería dejar que mi personal hiciera esto!”. Tal vez, pero tenga en cuenta que la auditoría del tiempo sólo es útil si la gente es sincera. Probablemente obtendrás mejores resultados si les pides que hagan una auditoría de tiempo y luego discutís formas de ser más eficientes como equipo en lugar de intentar que cada persona comparta sus resultados individuales.
  2. Interacciones de los lectores
  3. Comentarios
  4. Gracias por el post. Puede que pruebe este método. Me hace pensar en lo que me dijo una vez uno de los consejeros residentes en la preparatoria. Dijo que hay que “distraer las distracciones”. Mi principal ofensa a esta metodología era mi costumbre de dejar la puerta abierta de par en par durante el tiempo de estudio. El resultado de esta práctica era que, cada vez que alguien pasaba por delante de mi puerta, yo levantaba la vista de mi mesa y desviaba la atención de mi trabajo. Haciendo caso a los datos de la parte superior de la página, eso significaba que cada vez que alguien pasaba por delante de mi habitación le estaba dedicando 15 minutos de mi día. La solución más sencilla a este problema era dejar la puerta ligeramente abierta (no se nos permitía cerrar las puertas durante las horas de estudio), de modo que la gente pudiera pasar a su antojo sin afectar a mi atención. El hecho es que probablemente no voy a ser capaz de evitar todas las distracciones de 2 segundos. Pero si puedo “distraer” algunas de ellas, ya llevo ventaja.

Utilizo Wakoopa para saber cómo paso el tiempo en el ordenador. Es muy eficaz.

Un conferenciante habló de hacer una prueba similar a su clase de liderazgo. Les pidió que anotaran cada 10 minutos lo que habían estado haciendo, y que lo hicieran durante dos semanas. A continuación, tenían que intercambiar los diarios entre ellos y proporcionarles comentarios constructivos durante las dos semanas siguientes.

En esta clase sobre gestión del tiempo da muchos consejos prácticos sobre cómo utilizar realmente el tiempo y hacer las cosas. Lo aplica a un versículo de la Biblia que habla de recoger todos los pequeños trozos de tiempo que se pierden: http://www. sermonaudio. com/sermoninfo. asp? SID=21409949160.

También estamos empezando a pensar más en los tipos de tareas y en el uso del tiempo. Otro de los temas parece ser lo “difícil” que es una tarea o el esfuerzo que requiere. A menudo, las cosas que consideramos “difíciles” son en realidad tareas rápidas, mientras que otras aparentemente sencillas y fáciles nos llevan casi una eternidad. Tener una forma de saber cuál es cuál es una gran ventaja para la productividad.

Aunque todos hacemos todo lo posible por aprovechar al máximo nuestro tiempo, a veces deseamos tener más horas al día para aumentar nuestra productividad en el trabajo y en casa. Y aunque no hay escasez de aplicaciones y software disponibles para ayudarle a aumentar la productividad, es posible que desee considerar otra solución: La auditoría del tiempo.

Siga leyendo para conocer los pormenores de la realización de su propia auditoría del tiempo y qué hacer con los resultados.

¿Qué es la auditoría de tiempo?

El objetivo de una auditoría del tiempo es ayudarle a ver cómo emplea realmente su tiempo. Mediante el seguimiento de sus actividades a lo largo del día durante tres, cinco o siete días, puede ver lo que consume la mayor parte de su tiempo, así como identificar oportunidades para aumentar la eficiencia y el impacto.

Nice idea. I may have to try that out, although – I don’t think I’d look forward to the results. >.

Cómo empezar

Cree una tabl a-ya sea a mano en papel o en su programa de hojas de cálculo preferido – antes de iniciar la auditoría del tiempo. Debe planificar el inicio de la auditoría cuando sepa que dispondrá de un número constante de días que sean típicos de su horario (no durante las vacaciones u otras ocasiones especiales en las que sus

El primer día de la auditoría, anote lo que hace cada treinta minutos. Puede ser útil programar una alarma en el teléfono cada media hora para acordarse de anotar las actualizaciones.

No es necesario que escriba una descripción extensa de cada elemento. Por ejemplo, si estás revisando tu bandeja de entrada, escribe “correo electrónico”, o si estás trabajando en un proyecto, escribe el nombre del proyecto. No te preocupes por los detalles, simplemente anota de qué se trata.

¿En qué se te va el tiempo?

  • Una vez finalizada la auditoría, profundiza en el modo exacto en que has empleado tu tiempo.
  • Revise la tabla y encierre en un círculo o resalte las tres actividades que más se realizan cada día; a continuación, encierre en un círculo o resalte en otro color las actividades que se realizan todos los días.
  • Al analizar en qué empleas el tiempo, verás que surgen dos categorías:
  • Las actividades que realizas varias veces al día y que “te roban tiempo”. Se trata de actividades como consultar la bandeja de entrada o navegar por Internet.
  • Actividades de alta prioridad que realizas a lo largo de la semana y que ocupan una parte sustancial de tu tiempo. Son actividades como la investigación o los proyectos relacionados con el trabajo.

Convierte tus descubrimientos en oportunidades

Con esta nueva ilustración de tu tiempo, intenta reasignar o consolidar tareas y actividades para mejorar tu productividad.

En lugar de realizar las actividades que le roban tiempo varias veces al día, pregúntese si puede concentrarlas en uno o dos momentos del día. Por ejemplo, si la auditoría del tiempo revela que revisas la bandeja de entrada varias veces al día, puedes establecer dos momentos concretos en los que te ocupes del correo electrónico. Así liberarás un tiempo precioso que podrás dedicar a otra cosa.

En el caso de las actividades prioritarias que ocupan mucho tiempo, puede ser más productivo designar momentos concretos para trabajar en ellas y dividirlas en pasos más pequeños. Por ejemplo, si dedicas muchas horas a un proyecto, programa una hora fija a lo largo de la semana para trabajar en él. A continuación, divídelo en pasos claros para saber en qué vas a trabajar en cada intervalo de tiempo designado.

  • Encontrar nuevas oportunidades de eficiencia no sólo es aplicable a tu vida laboral; también es útil en casa. Si se da cuenta de que tiene que esperar largas colas en el supermercado varias noches a la semana, intente elegir uno o dos días a la semana en los que vaya a hacer la compra, liberando así el resto de las tardes para pasar más tiempo con sus seres queridos.
  • Comprometerse a cambiar

Una vez que sepa exactamente adónde va a parar su tiempo, el siguiente paso (y quizá el más difícil) es comprometerse con los cambios que le gustaría hacer. Ten cuidado de no agobiarte comprometiéndote a hacer demasiados cambios a la vez; elige sólo uno para empezar y haz un seguimiento de tu progreso en la aplicación de ese cambio a lo largo de uno o dos meses.

También puede resultarle útil realizar la auditoría del tiempo con un compañero que le rinda cuenta s-un familiar, un amigo o un compañero de trabajo – para poder comentar sus conclusiones y progresos. Y para

  • Conceptos clave de la gestión financiera
  • Políticas y procedimientos que afectan a la rentabilidad de la empresa
  • Funciones del empresario

Lista de información relevante para evaluar el rendimiento de una empresa

Las auditorías son revisiones de las prácticas y procedimientos empresariales para garantizar que las empresas funcionen con eficacia y detectar errores y fraudes. Puede auditar su proceso de producción, la productividad laboral, las finanzas, los resultados de marketing y muchas otras áreas de su empresa siguiendo unos sencillos pasos para crear mediciones uniformes. La realización de auditorías internas y externas le ayudará a detectar problemas antes de que se le escapen de las manos o a abordar los problemas más graves que descubra.

Finanzas

Dos de las formas más básicas de auditar las finanzas de su empresa son la realización de análisis de desviaciones presupuestarias y auditorías financieras más formales. Un análisis de desviaciones es una comparación de los resultados reales con las previsiones presupuestarias iniciales. Dependiendo del tamaño de su empresa y de la necesidad de esta información, realice uno mensual o trimestralmente. La palabra “auditoría” se utiliza a menudo para describir una revisión detallada de los documentos financieros de una empresa, como los libros de contabilidad, los extractos bancarios y el talonario de cheques. Esto ayuda a detectar errores y fraudes que pueden hundir su empresa. Si usted lleva sus propios libros, realice sus propias auditorías mensuales o trimestrales, pidiendo a un asociado o a un contable contratado que verifique sus cifras. Para ayudar a reducir los robos en su empresa, considere la posibilidad de realizar auditorías periódicas y por sorpresa con un auditor externo que no lleve regularmente sus libros. Informe con antelación a su contable de que su trabajo va a ser auditado.

Producción

Si fabrica el producto que vende, revise su rendimiento de producción mensual, incluido el número de unidades que produce, la cantidad de material, energía y mano de obra utilizados en total y por unidad, y el número de artículos defectuosos y devueltos que fabrica. Esto le ayudará a determinar si algunos turnos rinden más que otros, si su número de unidades de producción no utilizables aumenta o disminuye y si sus costes se mantienen estables o aumentan. Para facilitarle la tarea, pida a los jefes de producción que elaboren informes de producción y rendimiento de cada turno y que luego los recopilen semanal y mensualmente.

  • Inventario
  • Un artículo roto por aquí y otro que falta por allá pueden no parecer un gran problema, pero sin auditorías de inventario no sabrá cuánto está perdiendo por robos, daños y entregas incorrectas. Realice auditorías de inventario periódicas y por sorpresa para determinar si sus operaciones de almacenamiento y envío funcionan correctamente o si tiene problemas. Para simplificar las cosas, considere la posibilidad de auditar distintas partes de su inventario en momentos diferentes, en lugar de intentar hacer un inventario de todas sus existencias de una sola vez.
  • Marketing
  • Aunque es imposible rastrear cada venta hasta un anuncio o promoción en particular, puede realizar un seguimiento del rendimiento general de su marketing auditando los esfuerzos promocionales individuales. Una de las formas más sencillas de hacerlo es utilizar métodos de marketing de respuesta directa. Entre ellos se incluyen el uso de cupones en publicaciones impresas y códigos de cupón para compras online, el seguimiento del tráfico de visitantes de sitios web y redes sociales, preguntar a los clientes dónde han oído hablar de usted y ofrecer un descuento si los clientes mencionan un anuncio concreto. Los camareros, el personal telefónico y los formularios de pedido en línea deben preguntar siempre a los clientes cómo han oído hablar de usted. Cada mes, audite su rendimiento de marketing comparando el negocio rastreable que recibió de cada esfuerzo de marketing con sus costes para determinar el retorno de su inversión.
  • Mano de obra
  • Los costes laborales pueden convertirse en uno de sus mayores gastos si no los controla. Si utiliza personal por horas, revise regularmente el uso de mano de obra por turno en comparación con su producción e ingresos. Por ejemplo, un restaurante debe hacer un seguimiento de los costes laborales por servicio para saber si hay exceso de personal en determinados turnos o días de la semana. Detectar los turnos con pago recurrente de horas extraordinarias puede ayudarle a gestionar mejor la producción para equilibrar el uso de mano de obra. Además de las auditorías de productividad, realice auditorías periódicas de cumplimiento para asegurarse de que cumple sus obligaciones legales.

Como líder empresarial, está acostumbrado a medir el rendimiento del negocio

Las cifras que le permiten saber que el negocio va bien. Ya sean las ventas, los puestos de trabajo, los beneficios u otras métricas que le dan la sensación de ir por buen camino. Pero, ¿cuándo fue la última vez que midió su propia productividad y el impacto de las decisiones que toma cada día con su tiempo?

Piense en ello. Llega el trabajo, surgen cosas, hay correos electrónicos y llamadas telefónicas. Es fácil estar ocupado, pero ¿cuánto de ese ajetreo contribuye directamente a tus objetivos empresariales? ¿Podrías aprovechar mejor tu tiempo? A medida que la empresa crece, es cada vez más importante saber en qué se invierte el tiempo y qué tipo de trabajo se realiza, para evaluar si se ajusta a las necesidades de la empresa.

Una gran herramienta que utilizamos para desentrañar nuestra productividad diaria es la auditoría de tareas.

Una auditoría de tareas es simplemente un registro organizado de lo que haces cada día. Una forma de identificar en qué empleas tu tiempo. Por sí solo, este dato tiene un valor incalculable. Lo que potencia la auditoría de tareas es revisar cada una de ellas para ver si es algo que debes seguir haciendo, dejar de hacer, delegar, subcontratar o automatizar. Para ser más consciente de tu tiempo

También es un ejercicio que merece la pena en toda la empresa. Si realizas auditorías de tareas entre todas las personas de tu empresa, empezarás a ver dónde hay procesos ineficaces, tareas repetitivas y pérdida de tiempo. Es una forma fantástica de ver los puntos ciegos de la empresa, así como las oportunidades de contratación o mejora mediante la externalización, la automatización o la reorganización de funciones.

Hay tres pasos para completar una auditoría de tareas

1. 1. Recopilar los datos

Coge un bloc de notas o una hoja de cálculo. Lleva un registro de lo que haces cada día durante una semana.

Anota el tiempo que dedicas y lo que haces. Si tu trabajo varía de una semana a otra, tal vez quieras hacer un seguimiento de lo que haces durante un periodo más largo o tomar instantáneas a lo largo del tiempo.

2. Organiza la información

Al final de la semana, revise los elementos y tome nota de cualquier patrón o similitud en las tareas. A partir de ahí, puedes agruparlas en las categorías que prefieras.

Por ejemplo, puedes clasificar las tareas por actividad empresarial (ventas, marketing, finanzas) o por tipo de tarea (responder correos electrónicos, reuniones con clientes, reuniones de equipo, trabajar en proyectos, llamadas de ventas).

De lo que se trata aquí es de que las agrupaciones te den una idea de la naturaleza de la tarea que estás realizando y de cuánto tiempo dedicas a tareas similares. No hay nada correcto o incorrecto: las agrupaciones son una forma de darte una idea y ayudarte a responder a las preguntas que te haces sobre a qué dedicas tu tiempo.

3. Revisar y tomar decisiones

Revise la lista y evalúe cada tarea preguntándose: “¿quién es la persona más indicada para realizar esta tarea?

Continuar Una tarea de alto valor que es importante que sigas haciendo tú mismo ( por ejemplo – reuniones de gestión )

Externalizar Una tarea que puede subcontratar a otra empresa para que la realice (por ejemplo, una agencia puede encargarse de gestionar las redes sociales).

Delegar Una tarea que otra persona de la empresa puede hacer en su lugar ( por ejemplo – las tareas administrativas pueden ser realizadas por un asistente de administración )

Automatizar Una tarea que es repetitiva y simple – se puede automatizar mediante el uso de la tecnología ( por ejemplo – el envío de recordatorios de facturas a los clientes se puede hacer en Xero )

Detener Una tarea de poco valor y que no aporta nada al negocio (por ejemplo, charlar con los amigos en Facebook).

Una vez que hayas asignado C, O, D, A o S a cada tarea, podrás empezar a ver patrones en los que podrías estar invirtiendo tu tiempo, y áreas en las que puedes ser más productivo cambiando la forma en que se hace algo.

En este ejemplo, el 24% del tiempo del lunes y el martes se dedica a actividades de marketing que podrían subcontratarse. Se podría automatizar el seguimiento de las facturas

Evaluar funciones, responsabilidades y nuevos puestos

Algunas tareas que realizas podrían ser suficientes para tomar una decisión de contratación para un nuevo puesto. Por ejemplo, si otras personas de la empresa tienen tareas administrativas en sus listas, puede combinarlas todas y elaborar la descripción del puesto para un nuevo empleado.

Sabrás cuánto tiempo se necesita en la nueva función, así como cuánto tiempo recuperan las personas de tu equipo al centralizar una función.

Las auditorías de tareas son una herramienta fantástica para mostrarte el estado actual de tu jornada laboral, y lo que mides, lo puedes gestionar. Para ayudarle en este proceso, puede descargar aquí nuestra plantilla de auditoría de tareas.

¿Quiere automatizar su empresa?

Podemos ayudarle a encontrar la tecnología adecuada para agilizar su negocio y ser más rentable.

Andrew Erkins

La pasión por la tecnología y las personas inspiró a Andrew para cofundar Digit. Con formación en sistemas de información, le encanta la estrategia empresarial y averiguar qué hace que las cosas funcionen (y cómo podrían funcionar mejor).

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Durante décadas, los auditores se han enfrentado a las presiones contrapuestas de mejorar la eficacia de las auditorías y, al mismo tiempo, realizarlas de forma más eficiente. Invertir más tiemp o-y los procedimientos adecuados – en la fase de planificación de una auditoría permite conseguir ambas cosas, según Patricia Bottomly, CPA, socia nacional de aseguramiento de BDO USA LLP en Los Ángeles.

Bottomly presentó una sesión sobre la mejora de la eficacia y la eficiencia de la planificación de auditorías en la Conferencia AICPA ENGAGE celebrada el lunes en Las Vegas. Durante una entrevista antes de la conferencia, dijo que la clave está en utilizar los procedimientos de evaluación de riesgos requeridos y las consideraciones de control interno para desarrollar procedimientos de auditoría que proporcionen la mayor rentabilidad.

Empezar pensando en el fin

Como escribe Stephen R. Covey en Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva , empezar con el fin en mente significa “empezar con una clara comprensión de tu destino”.

Para las auditorías, el destino es AU-C Sección 200.06: “Las GAAS exigen que el auditor obtenga una seguridad razonable sobre si los estados financieros en su conjunto están libres de incorrecciones materiales, ya sea debido a fraude o error.” Se obtiene una seguridad razonable cuando el auditor ha obtenido pruebas suficientes para reducir el riesgo de una opinión inadecuada a un nivel aceptablemente bajo.

Bottomly dice que ha visto a demasiados auditores precipitarse en la fase de planificación y lanzarse directamente a la fase de ejecución en un esfuerzo por aumentar la eficiencia. Estos auditores pueden estar asumiendo que ya saben dónde están los riesgos.

Sin embargo, considera que si se tiene muy presente el objetivo final, la fase de planificación ofrece la oportunidad de maximizar tanto la eficiencia como la eficacia de toda la auditoría.

Comprender la entidad

Los auditores están obligados a comprender la entidad, pero no necesitan entenderlo todo. Más bien, explicó Bottomly, el auditor debe centrarse en obtener la información que le ayudará a diseñar los procedimientos de auditoría y a identificar las áreas de riesgo.

Bottomly dice que ha visto a demasiados auditores precipitarse en la fase de planificación y lanzarse directamente a la fase de ejecución en un esfuerzo por aumentar la eficiencia. Estos auditores pueden estar asumiendo que ya saben dónde están los riesgos.

Sin embargo, considera que si se tiene muy presente el objetivo final, la fase de planificación ofrece la oportunidad de maximizar tanto la eficiencia como la eficacia de toda la auditoría.

Evaluación de las actividades de control

“Queremos asegurarnos de que durante la fase de planificación identificamos y nos centramos en las actividades de control que son relevantes para nuestra auditoría”, afirma Bottomly. Identificar los controles pertinentes requiere un profundo conocimiento de la empresa y sus operaciones.

Al determinar qué actividades de control son relevantes, el auditor también debe centrarse en el objetivo final de la auditoría, es decir, obtener garantías razonables de que los estados financieros no contienen incorrecciones materiales.

Volviendo al ejemplo de un fabricante, Bottomly explicó que auditar el inventario requiere comprender el proceso de la empresa para asignar y controlar la mano de obra y los gastos generales. “Incluso si esa área no fuera un riesgo significativo o no hubiera riesgos de fraude, y no pensáramos basarnos en controles, podríamos determinar que esos controles son relevantes para nuestra auditoría porque necesitamos entender completamente el proceso y los controles sobre ese proceso para diseñar nuestros procedimientos de auditoría.”

Evitar las trampas fáciles

Bottomly también advirtió contra el enfoque de lista de comprobación, es decir, realizar procedimientos sólo porque están en una lista de comprobación. Cada paso de la auditorí a-incluida la fase de planificación – debe tener en mente el fin. “Yo no recomendaría dedicar más tiempo a la planificación sólo por dedicar más tiempo, sino para asegurarse de que se dedica el tiempo adecuado a realizar los procedimientos adecuados”, dijo.

Asimismo, repetir los procedimientos utilizados el año anterior también puede ser una trampa. Antes de repetir esos procedimientos, el auditor debe considerar si se han producido cambios en la empresa que puedan afectar a su eficacia. Otra consideración importante es si el procedimiento proporcionó información útil de forma eficiente y eficaz en el ejercicio anterior.

Creo que a veces el trabajo se prolonga de año en año hasta que llega un momento en que alguien dice: “¿Por qué estamos haciendo este procedimiento? Si no se tiene una buena respuesta a esa pregunta, probablemente no sea necesario realizar ese procedimiento o se esté haciendo el procedimiento equivocado”, afirma Bottomly.

La importancia de la planificación

“Nadie piensa que la planificación carezca de importancia, pero quizá piensen que ya saben dónde están los riesgos o qué procedimientos deben realizar”, afirma Bottomly.

Al centrarse en los procedimientos de evaluación de riesgos y en las consideraciones de control interno durante la fase de planificación, los auditores pueden adaptar su enfoque de auditoría y ahorrar tiempo en la auditoría general sin que ello afecte a la calidad de la auditoría.

Una auditoría desempeña un valioso papel para que las empresas y las organizaciones benéficas mantengan la integridad y alcancen objetivos específicos, como afirma The Houston Chronicle. Un amplio abanico de empresas se benefician de una auditoría imparcial.

Una auditoría eficaz ayuda a las organizaciones a alcanzar metas y objetivos midiendo el rendimiento y la productividad generales, tal como se detecta en las transacciones y los registros empresariales, según The Houston Chronicle. Además, una auditoría protege a una organización de incorrecciones financieras, presentando una imagen fiable de la salud de la organización a los mercados. La protección contra el fraude es un beneficio de las auditorías que se consigue mediante controles internos que previenen y detectan irregularidades contables. Reforzar la integridad financiera de una organización mediante una auditoría reduce el riesgo y el coste del capital.

Según True and Fair, una auditoría confirma las afirmaciones financieras de una organización de varias maneras. Una auditoría da confianza a los inversores y accionistas al proporcionar información fiable sobre los estados financieros y la buena gestión de la organización. Una auditoría inspecciona los sistemas de control interno, garantizando que son suficientemente sólidos y funcionan correctamente. Además, una auditoría beneficia a los contables y recaudadores de impuestos al abordar los problemas contables y ofrecer información actualizada sobre técnicas, normas y reglamentos. Por último, los analistas financieros utilizan una auditoría para determinar el valor de las acciones de una organización.

¿Cuánto vale usted? ¿Cómo evaluarías tu vida? ¿Cuándo fue la última vez que se paró a hacer balance de sí mismo?

Por supuesto, una forma fácil de calcular tu valor es restando tus pasivos de tus activos para determinar tu patrimonio neto.

Cuando lo haces por motivos financieros, tus activos son cualquier cosa de valor económico que poseas, incluidos los bienes inmuebles, las acciones, el dinero que te deben, etc. Tus pasivos son las cosas que posees. Sus pasivos son las cosas que debe, como la deuda de la tarjeta de crédito, la hipoteca y el préstamo del coche.

Sin embargo, su patrimonio neto sólo le da una idea de cómo le va en un área muy concreta de su vida. Desde luego, no te da una visión de conjunto. ¿Vale mucho tu vida si tienes un patrimonio elevado pero no tienes familia ni amigos con los que compartirlo, o si has cambiado tu salud por tu riqueza? ¿Y si tiene n

Pulsar el botón de repetición cuando suena el despertador por la mañana.

Otra cosa que puedes hacer es enumerar tus rasgos de carácter positivos como activos, incluyendo cosas como las siguientes:

Por otro lado, tus rasgos de carácter negativos serían pasivos. Por otro lado, los rasgos negativos de tu carácter serían las desventajas:

Impaciencia

Indecisión

Exceso de emociones

Llevar a cabo una auditoría de vida puede ayudarle a determinar si tiene el control de su vida y si ésta va en la dirección correcta. A continuación descubrirá cómo llevar a cabo una auditoría de vida.

Áreas de la vida a auditar

Existen muchas áreas en las que puede realizar una auditoría de vida. Entre ellas se incluyen las siguientes:

Audite cómo emplea su tiempo.

Audite su productividad.

Auditar su eficacia.

  • Auditar sus habilidades.
  • Auditar su educación.
  • Audite su salud.

Audite sus finanzas.

  • Audite su forma física.
  • Audite sus hábitos.
  • Audite su carácter.

Audite sus relaciones (con su familia y amigos).

Audite sus condiciones de vida (lo limpia y organizada que está su casa y lo cómodo que se siente en ella).

  • Audite su creatividad.
  • Audite su nivel de felicidad.
  • Audite su nivel de energía.

Audite su carrera profesional.

Audite su vida espiritual.

Audite su tiempo libre.

  • Evalúe sus progresos en la consecución de sus principales objetivos vitales.
  • Audite cuánto se divierte.
  • Proceso para realizar una auditoría de vida
  • El proceso de siete pasos para realizar una auditoría de vida es el siguiente:
  • 1. 1. Decide qué aspecto de tu vida vas a auditar o evaluar (más arriba te he dado varias ideas sobre las áreas que puedes auditar).
  • 2. 2. Decida los parámetros que utilizará para medir su rendimiento en el área de su vida que haya elegido. Por ejemplo, en el área de la forma física podría utilizar medidas como su peso, el perímetro de su cintura y su porcentaje de grasa corporal.
  • Para medir tu felicidad, puedes programar una alarma en tu smartphone cada hora; cada vez que suene la alarma, detente y evalúa en una escala del 1 al 10 lo feliz que te sientes en ese momento.
  • Puedes medir tu creatividad en función de tu producción, por ejemplo, si estás escribiendo 1.000 palabras de tu novela al día. Otra forma de auditar tu creatividad es por la cantidad de tiempo que dedicas cada día a ser creativo. Por ejemplo, podrías darte una puntuación alta en creatividad si dedicas al menos una hora al día a trabajar en un proyecto creativo.
  • Otro método que puede utilizar para realizar una auditoría es hacerse una serie de preguntas relacionadas con el área de la vida que está auditando. Por ejemplo, si está auditando su relación con sus amigos, podría hacerse las siguientes preguntas:
  • ¿Recuerdo los cumpleaños y las ocasiones especiales de mis amigos?
  • ¿Con qué frecuencia hablo por teléfono con mis amigos?
  • ¿Con qué frecuencia veo a mis amigos?
  • ¿Me apoyan mis amigos y mis objetivos? ¿Los apoyo yo?
  • ¿Tienen mis amigos hábitos de vida saludables?
  • ¿Enriquecen mis amigos mi vida?
  • 3. Diseña un formulario que vayas a utilizar para tu auditoría. Puede ser
  • 5. Una vez que haya determinado dónde se encuentra ahora, decida dónde quiere estar. Por ejemplo, si tu auditoría revela que tienes sobrepeso y una circunferencia de cintura poco saludable, determina cuánto quieres pesar y cuántos centímetros quieres perder de cintura.
  • 6. 6. Elabore un plan de acción para llegar a donde quiere estar. ¿Cuáles son los pasos que debe dar para pasar de donde está ahora a donde quiere estar? A modo de ejemplo, su plan de acción en el ámbito de la forma física podría incluir cosas como las siguientes:
  • Cambiar su dieta.
  • Cómprate una cinta de correr y camina en ella media hora cada mañana mientras ves las noticias.

Consulta a un amigo que esté en plena forma y pídele consejos.

Bebe más agua.

7. Lleva a cabo tu plan de acción y hazte auditorías a lo largo del camino para asegurarte de que estás progresando. Haz los ajustes necesarios.

Conclusión

Llevar a cabo una auditoría de vida puede suponer la diferencia entre vivir la vida por defecto o vivir el resto de tu vida por diseño. Si necesita más ayuda para realizar una auditoría de vida, la hoja de trabajo n. º 8 de mi “Cuaderno de trabajo para crear y lograr su lista de vida”, que forma parte del sistema “Cómo vivir su mejor vida”, contiene una evaluación de vida exhaustiva que puede utilizar.

Las auditorías internas ayudan a las organizaciones a alcanzar los objetivos corporativos manteniendo el pulso sobre la coherencia de las prácticas empresariales internas.

El objetivo de una auditoría interna es garantizar que se siguen las políticas y procedimientos de la organización y alertar a la dirección de las lagunas en el cumplimiento de las políticas.

  • El proceso de auditoría interna puede realizarse con recursos internos o externalizarse a un proveedor externo.
  • Sin embargo, asegurarse de que la práctica de la auditoría se realiza de forma coherente puede ayudar a las organizaciones a gestionar el rendimiento y garantizar una calidad constante del producto.
  • Realizar una auditoría interna puede llevar mucho tiempo y es necesario asignar recursos al proceso.
  • Una auditoría puede hacerse diaria, semanal, mensual o anualmente. Algunos departamentos pueden necesitar ser auditados con más frecuencia que otros.
  • 8 pasos para realizar una auditoría interna
  • 1. Identificar las áreas que necesitan auditoría

Identifique los departamentos que operan utilizando políticas y procedimientos escritos por la organización o por organismos reguladores.

Esto puede incluir áreas tan complejas como los procesos de fabricación o tan simplistas como los procedimientos contables.

Haga una lista de cada área y de las funciones del área que requieren revisión.

2. Determine la frecuencia con la que debe realizarse la auditoría

  • Puede que algunas áreas sólo necesiten ser auditadas anualmente, mientras que algunos departamentos pueden requerir auditorías más frecuentes.
  • Por ejemplo, un proceso de fabricación puede requerir auditorías diarias a efectos de control de calidad, mientras que la función de RRHH puede requerir únicamente una auditoría anual de registros y procesos.
  • 3. Crear un calendario de auditorías
  • Un enfoque estructurado y sistemático del proceso de auditoría puede ayudar a garantizar que la función se complete.

Y, como cualquier otro objetivo empresarial, las auditorías deben integrarse en los objetivos corporativos.

Programar las auditorías en el calendario empresarial garantiza que

El auditor debe venir preparado con un conocimiento de las políticas y procedimientos y una lista de los elementos que se revisarán.

Por ejemplo, una auditoría de RR. HH. puede centrarse en los expedientes de los empleados y el cumplimiento de la normativa I-9.

Cuanto más preparado esté el auditor, más eficiente será el proceso y menos tiempo de inactividad habrá para el área que se está revisando.

6. Entrevistar a los usuarios

El auditor debe entrevistar a los empleados y pedirles que expliquen su proceso de trabajo.

Compare el proceso, tal y como lo explicó el empleado, con lo que dice la política escrita.

Este paso sirve para conocer la competencia de los empleados e identificar las áreas que necesitan formación adicional.

7. 7. Documentar los resultados

Documente los resultados y cualquier diferencia en la práctica con respecto a cómo están escritas las políticas, cuándo se cumplen y cuándo no.

Esto también puede incluir otra información que se obtenga del proceso de entrevistas. Una vez más, el objetivo es identificar las lagunas en el cumplimiento y encontrar la manera de salvarlas.

8. Informe de resultados

Elabore un informe de auditoría de fácil lectura. Estos informes deben revisarse con la alta dirección, y debe desarrollarse un plan de mejora para las áreas que presentan lagunas en el cumplimiento de las prácticas.

El uso del modelo PDCA de FOCUS puede ayudar a facilitar un proceso estructurado para implantar este tipo de mejoras.

Otras cosas en las que pensar

Al revisar las políticas y procedimientos, es esencial pensar si las políticas escritas satisfacen las necesidades de los clientes y añaden valor a la organización.

Las políticas y los procedimientos deben centrarse en la mejora continua en relación con la forma de realizar el trabajo.

¿Existe un entorno de equipo saludable que respalde el cumplimiento de las políticas y los procedimientos? Un equipo disfuncional puede afectar al cumplimiento de los procedimientos.

Las políticas y procedimientos deben revisarse anualmente para garantizar que reflejan los cambios del entorno empresarial.

El éxito de una empresa depende de su capacidad para crear productos y servicios que satisfagan las necesidades de sus clientes y para suministrarlos con precisión, sin problemas y sin errores.

Las políticas y los procedimientos son la forma en que las organizaciones mantienen prácticas eficientes y eficaces que respaldan productos y servicios de calidad. Las auditorías internas son una herramienta que las organizaciones utilizan para garantizar que sus productos y servicios se entregan de la forma correcta, la primera vez y siempre.

¿Con qué frecuencia audita sus prácticas empresariales internas?

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¿Qué es la productividad?

Definamos la productividad. La productividad es una medida de la eficiencia de una persona al completar una tarea. A menudo asumimos que la productividad significa hacer más cosas cada día. No es así. Productividad es conseguir hacer cosas importantes de forma constante. Y no importa en qué estés trabajando, sólo hay unas pocas cosas que son verdaderamente importantes.

Ser productivo consiste en mantener una velocidad media constante en unas pocas cosas, no una velocidad máxima en todo.

Mis mejores estrategias de productividad

Elimine las actividades que le hacen perder el tiempo utilizando la Caja de Eisenhower: Esta sencilla matriz de decisiones le ayudará a tomar medidas, organizar tareas y hacer más cosas. Lo mejor de esta matriz es que puede utilizarse para planes de productividad amplios (“¿Cómo debo emplear mi tiempo cada semana?”) y para planes diarios más pequeños (“¿Qué debo hacer hoy?”).

La estrategia de las “2 listas” de Warren Buffett: Cómo maximizar tu enfoque y dominar tus prioridades: Este método proviene del famoso inversor Warren Buffett y utiliza una sencilla estrategia de productividad de 3 pasos para ayudarte a determinar tus prioridades y acciones. Este método puede resultarle útil para tomar decisiones y comprometerse a hacer una cosa de inmediato.

El método Ivy Lee: La rutina diaria que los expertos recomiendan para alcanzar la máxima productividad: Esta estrategia de productividad es sencilla: Haz primero lo más importante cada día. El Método Ivy Lee es una forma muy sencilla de poner en práctica esta estrategia.

La rutina de 15 minutos que Anthony Trollope utilizó para escribir más de 40 libros: Sin embargo, hay un problema común con el enfoque de clasificar las prioridades y hacer primero lo más importante. Después de clasificar las prioridades del día, si la tarea número uno es un proyecto muy importante, puedes sentirte frustrado porque tardas mucho tiempo en terminarlo. Sin embargo, el escritor Anthony Trollope desarrolló una solución para este problema tan común.

Más ideas sobre productividad

La mayoría de las estrategias de productividad se centran en la eficiencia a corto plazo: cómo gestionar eficazmente la lista de tareas pendientes, cómo hacer más cada mañana, cómo acortar las reuniones semanales, etc. Todas ellas son ideas razonables. Todas ellas son ideas razonables.

Sin embargo, a menudo no nos damos cuenta de que hay ciertas decisiones estratégicas que debemos tomar si queremos maximizar nuestra productividad a largo plazo. En estos artículos, desgloso algunas ideas sobre la productividad a largo plazo.

¿Buscas más artículos sobre productividad? Tengo una lista completa al final de esta página.

Formas sencillas de ser más productivo cada día

Paso 1: Gestiona tu energía, no tu tiempo.

  • Si te tomas un momento para pensar en ello, probablemente te darás cuenta de que se te da mejor hacer ciertas tareas en ciertos momentos. ¿Qué tipo de energía tienes por la mañana? ¿Por la tarde? ¿Por la noche? Determina para qué tareas son más adecuados cada nivel de energía y cada momento del día.
  • Paso 2: Prepárese la noche anterior.
  • Si sólo haces una cosa al día, dedica unos minutos cada noche a organizar tu lista de tareas para mañana. Cuando lo hago bien, hago un esquema del artículo que voy a escribir al día siguiente y elaboro una pequeña lista con los puntos más importantes que debo cumplir. Me lleva 10 minutos esa noche y me ahorra 3 horas al día siguiente.
  • Paso 3: No abrir el correo electrónico hasta el mediodía.

Parece sencillo. Nadie lo hace. Tardé un tiempo en superar el impulso de abrir mi bandeja de entrada, pero al final me di cuenta de que todo puede esperar unas horas. Nadie te va a enviar un correo electrónico sobre una verdadera emergencia (una muerte en la familia, etc.), así que deja tu correo electrónico en paz durante las primeras horas de cada día. Utiliza la

¿Has notado alguna vez que te sientes aturdido y perezoso en una habitación calurosa? Bajar la temperatura o trasladarse a un lugar más fresco es una forma sencilla de concentrar la mente y el cuerpo. (Un consejo para Michael Hyatt).

Paso 6: Siéntate o ponte de pie.

Cuando te sientas encorvado, el pecho se hunde y el diafragma presiona la parte inferior de los pulmones, lo que dificulta la respiración fácil y profunda. Siéntate derecho o ponte de pie y verás cómo respiras mejor y más profundamente. Como resultado, tu cerebro recibirá más oxígeno y podrás concentrarte mejor.

Paso 7: Desarrolla una “rutina previa” para empezar el día.

Mi rutina matutina empieza sirviéndome un vaso de agua fría. Algunas personas empiezan el día con diez minutos de meditación. Del mismo modo, usted debería tener una secuencia que inicie su ritual matutino. Esta pequeña rutina indica a tu cerebro que es hora de ponerse en modo trabajo o en modo ejercicio o en el modo que necesites estar para realizar tu tarea. Además, una rutina previa te ayuda a superar la falta de motivación y a hacer las cosas incluso cuando no te apetece.