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Cómo utilizar la función de autorrelleno en una hoja de cálculo de Google Docs

Lowell es el fundador y director general de How-To Geek. Lleva dirigiendo el programa desde que creó el sitio en 2006. Durante la última década, Lowell ha escrito personalmente más de 1000 artículos que han sido vistos por más de 250 millones de personas. Antes de fundar How-To Geek, Lowell pasó 15 años trabajando en el sector de las TI realizando tareas de consultoría, ciberseguridad, gestión de bases de datos y programación. Más información.

¿Alguna vez has querido rellenar toda una fila o columna con una serie de valores? Si eres usuario de Excel, puedes hacer lo mismo en Google Docs. Si no has utilizado ninguno de los dos, aquí tienes una forma rápida de hacerlo.

Simplemente escribe un par de números en secuencia… 1 2 3 funciona bastante bien. También puedes ponerlos en una fila en lugar de en una columna.

A continuación, mueva el ratón sobre el punto en la esquina hasta que el puntero cambia, a continuación, sólo tienes que arrastrar hacia abajo (o si usted está llenando una fila en su lugar, puede arrastrar hacia la derecha).

Suelta el ratón y los datos se rellenarán automáticamente.

También puedes hacer que salte de 1 en 1, como 2 4 6 8, etc…

Si quieres ponerte realmente elegante, puedes usar el consejo del lector Andy en los comentarios de abajo… rellena las celdas con algo más que normalmente estaría en un conjunto, como los días de la semana, luego arrastra el punto azul hacia abajo…

Y obtendrás una lista completa de días.

Lo mismo funciona para otra información, básicamente cualquier cosa que se pueda alimentar con Google Sets, y puedes forzar a Google Spreadsheets a utilizar siempre Google Sets para la información manteniendo pulsada la tecla Ctrl.

Por ejemplo, si escribes Ford, Honda, Toyota y mantienes pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras el punto hacia abajo…

Todo funciona de la misma manera. Lamentablemente, no hay opciones realmente avanzadas como las que tiene Excel, pero para la mayoría de los usos, esto es suficiente. Además, somos conscientes de que este es un consejo muy simple para la mayoría de ustedes, ¡pero estamos tratando de ayudar a los principiantes también!

Soy un fanático de la creación de listas de tareas y rastreadores. Y Google Sheets es mi arma preferida.

Como he creado un montón de estas listas y rastreadores, decidí fusionar todos mis rastreadores en un solo documento de Google Sheets y luego utilizar este rastreador maestro en su lugar.

Y para ello, tuve que copiar hojas de múltiples Google Sheets en un único documento de Google Sheets.

Aunque no es complicado, me llevó unos minutos averiguarlo.

Así que he pensado en compartirlo con todos vosotros (por si queréis hacerlo vosotros mismos).

Copiar una hoja de una hoja de Google Sheets a otra

A continuación se muestran los pasos para crear una copia de una hoja en otro documento de Google Sheets:

  1. Abre el documento de Google Sheets del que quieres copiar la hoja. Se trataría de distintos seguidores (listas) que quiero combinar.
  2. Haz clic con el botón derecho del ratón en la hoja que quieras mover a otro documento de Google Sheets de seguimiento maestro.
  3. Haz clic en la opción “Copiar a…”.
  4. En el cuadro de diálogo que se abre, tienes que seleccionar el documento de Google Sheets en el que quieres copiar la hoja. Este documento de Google Sheets
  5. En caso de que dispongas del enlace a las Hojas de cálculo de Google en las que deseas copiar la hoja, puedes simplemente introducir el enlace en la parte inferior del cuadro de diálogo (paso 4 anterior) y, a continuación, hacer clic en Seleccionar.

Cuando añades datos a una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google, es muy probable que algunos de esos datos sigan un patrón.

Tanto si estás introduciendo meses, días de la semana o simplemente numerando las filas, se trata de un tipo de información habitual para introducir en una celda.

Pero escribir manualmente todos esos datos puede ser tedioso, y es bastante fácil cometer un error cuando empiezas a realizar tareas de escritura repetitivas como esa. Por suerte, las Hojas de cálculo de Google tienen una función llamada Autorrelleno que puede facilitarte las cosas.

Cómo rellenar automáticamente celdas en Google Sheets

Los pasos de este artículo se realizaron en la versión de escritorio del navegador web Google Chrome, pero también funcionarán en otros navegadores de escritorio como Firefox o Edge.

Paso 1: Accede a tu cuenta de Google Drive en https://drive. google. com y abre el archivo de Hojas de cálculo en el que deseas utilizar el autorrelleno.

Paso 2: Escribe los primeros elementos de la serie que deseas rellenar automáticamente.

Paso 3: Selecciona las celdas que contienen la información que has introducido.

Paso 4: Haga clic y mantenga pulsado el botón del ratón sobre el asa azul situada en la esquina inferior derecha de la celda inferior de la serie.

Paso 5: Arrastre el asa hacia abajo para seleccionar las celdas que desea rellenar automáticamente.

Paso 6: Suelte el botón del ratón para rellenar las celdas.

Descubre cómo crear un menú desplegable en Hojas de cálculo de Google para obtener otra forma de agilizar el proceso de creación de tus hojas de cálculo o eliminar errores de escritura.

Kermit Matthews es un escritor independiente residente en Filadelfia, Pensilvania, con más de una década de experiencia en la redacción de guías tecnológicas. Tiene una licenciatura y un máster en Informática y ha dedicado gran parte de su carrera profesional a la gestión de TI.

Está especializado en la redacción de contenidos sobre iPhones, dispositivos Android, Microsoft Office y muchas otras aplicaciones y dispositivos populares.

Guarda tan poca o tanta información como quieras para agilizar la cumplimentación de formularios. A continuación te explicamos cómo utilizar el autorrelleno en Chrome y gestionar los elementos guardados.

Si rellenas formularios online con Google Chrome, la práctica función de autorrelleno puede ahorrarte mucho tiempo. Puede que estés de compras y necesites introducir tu dirección física y la forma de pago. O puede que estés rellenando un formulario de solicitud en el que tengas que introducir tu número de teléfono o tu dirección de correo electrónico.

Autocompletar en Chrome te da la opción de introducir manualmente cualquiera de estos datos o guardarlos de un formulario actual, y rellenar así futuros formularios con un clic. Para que puedas sacar el máximo partido a esta práctica función de autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarla y gestionar los datos que contiene.

Cómo guardar automáticamente los detalles del formulario en Chrome

Puedes habilitar una opción en Autorrelleno para guardar automáticamente los datos que utilices para rellenar un formulario.

Haz clic en el botón Personalizar y controlar Chrome (tres puntos) situado en la parte superior derecha.

Selecciona Configuración .

Deberías llegar al área “Tú y Google” de la configuración, pero si no es así, selecciónala o

  1. En la parte superior de la pantalla Métodos de pago, active la opción Guardar y rellenar métodos de pago. Opcionalmente, puede activar la opción para Permitir que los sitios comprueben si tiene métodos de pago guardados . Si utiliza Google Pay, puede hacer clic en el enlace de la cuenta de Google para gestionar esas formas específicas de pago.
  2. Direcciones y más
  3. Solo hay una opción para Guardar y rellenar direcciones que puedes activar. Esto incluye una dirección física con país o región, número de teléfono, dirección de correo electrónico y organización.
  4. Cómo añadir manualmente detalles de autorrelleno

Tanto si activas la opción de los métodos de pago como la de las direcciones o ambas, volverás a la misma sección de autorrelleno de la configuración de Chrome para gestionar esos datos.

Además, si lo deseas, puedes añadir la información manualmente para ahorrar tiempo más adelante.

Elige Métodos de pago o Direcciones y más .

Haz clic en el botón Añadir.

Introduzca los datos necesarios y cualquier información opcional. Para los métodos de pago, debe introducir el Número de tarjeta o el Nombre de una tarjeta. Para las direcciones, debe introducir al menos un dato.

Haga clic en Guardar .

Como no está obligado a rellenar todos los campos, puede incluir sólo aquello con lo que se sienta cómodo. Por ejemplo, si prefiere no introducir y guardar el número de su tarjeta de crédito, puede incluir simplemente la fecha de caducidad y/o su nombre. O en el caso de las direcciones, puede limitarse a introducir y guardar un número de teléfono o una dirección de correo electrónico.

Incluso guardando una pequeña cantidad de información, puede agilizar la cumplimentación de formularios.

  1. Si desea obtener más información sobre cómo Chrome guarda y protege los métodos de pago mediante la función de autorrelleno, consulte el documento Google Chrome Privacy Whitepaper (en inglés).
  2. Cómo utilizar la función de autorrelleno en Chrome
  3. Una vez que haya guardado la información en Autorrelleno, el resto es fácil. La próxima vez que empieces a rellenar un formulario en Chrome, aparecerá un mensaje. Para rellenar los campos restantes con los datos que has guardado, sólo tienes que hacer clic. Si tienes más de una opción guardada, por ejemplo, si guardas dos direcciones, sólo tienes que elegir la que quieras utilizar.
  4. Cómo editar o eliminar detalles de autorrelleno

Si desea modificar un método de pago o una dirección guardados, puede editarlos o eliminarlos por completo.

Autorrelleno .

Seleccione Métodos de pago o Direcciones y más .

Haga clic en el botón Más acciones (tres puntos) situado a la derecha del elemento.

Seleccione Editar para realizar cambios y asegúrese de hacer clic en Guardar cuando termine. O seleccione Eliminar para borrar el elemento por completo.

Acelerar el rellenado de formularios con Autocompletar en Chrome

Como ya hemos mencionado, puedes incluir tantos o tan pocos detalles como desees con la función de autorrelleno de Chrome. Así que introduce o guarda sólo lo que desees para agilizar la cumplimentación de formularios.

  1. Head back to Settings > You and Google >Autocompletar también es una función útil para otros tipos de aplicaciones. Echa un vistazo a cómo utilizar la función de autorrelleno en Apple TV e iOS para facilitar el inicio de sesión o incluso cómo ahorrar tiempo en la introducción de datos con la función de autorrelleno en Excel.
  2. Si desea obtener más información sobre cómo Chrome guarda y protege los métodos de pago mediante la función de autorrelleno, consulte el documento Google Chrome Privacy Whitepaper (en inglés).
  3. Los formularios de Google rellenados previamente, en los que algunos de los campos del formulario se rellenan previamente con respuestas que ya tienes, facilitan y agilizan el proceso de cumplimentación de tus formularios.
  4. Es más probable que sus contactos rellenen el formulario, ya que les lleva menos tiempo completar los campos restantes.

Es menos probable que los encuestados escriban datos incorrectos en los campos, como el ID de empleado, que están rellenados previamente.

Los formularios parecen más personales cuando la gente ve su nombre y otra información personalizada rellenada previamente en el formulario.

Crear formularios de Google rellenados previamente con hojas de cálculo de Google

En este tutorial en vídeo paso a paso se explica cómo crear formularios de Google rellenados previamente con información dinámica a partir de una hoja de Google. A continuación, puedes utilizar Combinación de correspondencia o Document Studio para enviar automáticamente los formularios rellenados previamente a tus contactos de forma masiva con Gmail.

En nuestro ejemplo, la organización mantiene su base de datos de empleados en una hoja de cálculo de Google y quiere dar a los empleados la opción de actualizar sus datos en la hoja de cálculo con la ayuda de formularios de Google.

  1. Si observas detenidamente los registros de los empleados en la hoja de Google, verás que sólo faltan algunos detalles de los empleados en la hoja. Este es un caso de uso perfecto para utilizar formularios de Google rellenados previamente, ya que estaríamos malgastando la productividad de los empleados si les enviáramos un formulario de Google en blanco y les exigiéramos que rellenaran todos y cada uno de los campos.
  2. Por ejemplo, en la fila 2, sabemos la ubicación y el sexo de Angus, pero su fecha de nacimiento no está disponible en nuestros registros. En la fila 4, conocemos el ID y el correo electrónico del empleado, pero faltan los demás datos de Kiran.
  3. Crear el formulario de Google

Para crear este flujo de trabajo, crearemos un formulario de Google con los campos correspondientes a las columnas de la hoja de Google de origen. Así es como se vería el formulario final:

Generar el enlace del formulario rellenado previamente

Dentro del editor de formularios de Google, haz clic en el menú de 3 puntos y elige la opción Obtener enlace rellenado previamente. Aquí, rellena cada campo con datos ficticios que sean fáciles de reconocer y reemplazar más tarde. Una vez rellenados los campos, haz clic en el botón Obtener enlace para generar el enlace rellenado previamente y copiarlo en el portapapeles.

El enlace al formulario de Google rellenado previamente tendrá este aspecto.

Es largo y complejo, pero si lo miras con detenimiento, se trata simplemente de una colección de pares de nombre y valor añadidos a la URL del formulario de Google. Google Forms asignará un identificador único a cada campo del formulario, que se añadirá a la URL del formulario con el valor rellenado previamente.

Por ejemplo, el campo Nombre del formulario de Google se representa internamente como entry.1663131167 en la URL del formulario. Si sustituimos el valor del parámetro EMPLOYEENAME en la URL por otro valor, éste se rellenará previamente en el formulario de Google.

Y esto es exactamente lo que haremos para crear enlaces precargados personalizados para todas las filas de nuestra Hoja de Google.

Añadir fórmulas de formulario en Google Sheet

Dentro de tu Hoja de Cálculo de Google, crea una nueva hoja y renómbrala Enlace de Formulario. Pega el enlace del formulario de Google en la primera celda (A1) de esta hoja en blanco.

A continuación, vuelve a la hoja de Google que contiene la base de datos de los empleados y crea una nueva columna: Enlace de formulario de Google.

Ahora tenemos que reemplazar los valores ficticios en nuestro enlace rellenado previamente con los valores reales de las filas de la hoja y esto se puede hacer fácilmente con la función SUBSTITUTE de Google Sheets.

Por ejemplo, tenemos que sustituir EMPLOYEENAME en el enlace rellenado previamente con los nombres reales que se encuentran en la columna B de la hoja de cálculo. Nuestra fórmula sería algo como esto

Introduciremos el resultado de esta fórmula en otra función SUBSTITUTE para sustituir otro campo, por ejemplo EMPLOYEEID.

Esto debe repetirse para cada campo rellenado previamente en el formulario de Google.

Si los datos rellenados previamente contienen espacios, deberá incluir los resultados en otra función SUBSTITUTE que sustituirá todos los espacios por el símbolo más.

Nuestro enlace precompletado final sería:

Puede probar el flujo de trabajo utilizando este formulario de Google rellenado previamente que escribirá el envío del formulario en una nueva fila de esta hoja de Google.

Copiar la fórmula de Google Forms

Puedes utilizar ArrayFormula para copiar hacia abajo las fórmulas o, si sólo tienes unas pocas filas, selecciona la primera celda y arrastra la cruceta hasta la última fila de la columna de fórmulas, como se muestra a continuación:

Manejo de fechas en formularios de Google

Si planeas rellenar previamente las fechas en el Formulario de Google, necesitas reescribir tus fechas en las Hojas de Google en un formato que los Formularios de Google puedan reconocer.

Más formato de fecha y hora y elegir el formato YY-MM-DD.

Cómo enviar por correo electrónico enlaces de formularios de Google rellenados previamente

Puedes utilizar Combinar correspondencia con Gmail para enviar los formularios rellenados a todas las direcciones de correo electrónico de una sola vez desde la propia hoja de Google.

Para enviar un formulario rellenado de antemano a una dirección de correo electrónico, utiliza la función “Combinar correspondencia” como hipervínculo y éste se sustituirá por el enlace del formulario de Google.

Para obtener más información, consulta el tutorial sobre Combinación de correspondencia.

Las plantillas de Google Docs te evitan tener que reinventar la rueda cada vez que necesites crear un documento similar pero no exactamente igual. Ahora, con Zapier, puedes automatizar el proceso de edición de plantillas, enviando información de las otras aplicaciones que más utilizas a tus plantillas de Google Docs. Podrás crear automáticamente nuevos documentos de Google Docs a partir de una plantilla existente sin mover un dedo.

This is easy to implement. Just select the column in your Google sheet that contains the dates, then go to the Format menu, choose Number > More Formats >Cuándo utilizar Zapier para crear un documento a partir de una plantilla

Incluso cuando utilizas una plantilla de Google Docs, sigues dedicando tiempo a rellenar los espacios en blanco. Y si lo haces lo suficiente, los pocos minutos que tardas cada vez pueden sumar. Tienes que encontrar la información de origen, copiarla en la plantilla y, a continuación, comprobar una y otra vez que es correcta.

Zapier automatiza el proceso, ahorrándole tiempo y reduciendo la posibilidad de errores humanos.

When composing the email template for merge, select any text in the email body and convert it into a hyperlink. You can put the title of the column – >Por ejemplo, puede que necesites crear nueva documentación de ventas y marketing de forma regular. Cada vez que necesitas crear una factura o una solicitud de oferta, estás copiando/pegando información de una base de datos en el documento. Cuando hay muchos campos que rellenar, se acumulan. O tal vez tengas una plantilla de notas de reunión que necesita rellenarse con los nombres de los asistentes. Ahora, Zapier puede encontrar la información en su primera aplicación, por ejemplo, QuickBooks o Google Calendar, y rellenar automáticamente la plantilla por usted, sin sacrificar el formato.

En este tutorial, veremos un ejemplo concreto, pero recuerda que puedes utilizar este proceso para rellenar una plantilla de Google Docs a partir de la información de cualquiera de las más de 1.000 aplicaciones compatibles con Zapier.

Cómo crear automáticamente un documento a partir de una plantilla

A continuación, te mostraremos cómo rellenar automáticamente una plantilla de carta de oferta de Google Docs, utilizando la información de tu software de RRHH.

Antes de empezar, deberás asegurarte de que tu plantilla de documento existe en Google Docs. Puedes utilizar una plantilla prediseñada suministrada por Google Docs o crear la tuya propia. Si necesitas ayuda para empezar a utilizar plantillas, aquí tienes un tutorial rápido.

IMPORTANTE: para crear una plantilla rellenable en Google Docs, cualquier texto que quieras sustituir por información de otra aplicación debe tener el siguiente formato:

Asegúrate de que tiene las llaves dobles a ambos lados y de que no hay espacios entre las palabras. Este es el aspecto de nuestra plantilla de carta de oferta con este formato.

Ahora está listo para crear su Zap, nuestro término para un flujo de trabajo automatizado.

Paso 1: Crear un nuevo Zap.

Una vez que tengas una cuenta Zapier, haz clic en el botón Hacer un Zap en la parte superior derecha, o ve directamente al editor de Zap.

Paso 2: Configura tu activador.

Selecciona tu aplicación de activación de la lista. En este caso, utilizaremos Breezy HR.

Paso 3: Selecciona tu activador específico.

¿Qué debe ocurrir para que se inicie este flujo de trabajo? En este caso, queremos rellenar la carta de oferta cada vez que un candidato pase a la etapa “Oferta realizada” en nuestro software de RRHH. Así que elegiremos Nuevo Candidato en Etapa .

Paso 4: Conecte su cuenta.

Seleccione la cuenta que desea conectar. Si nunca has conectado esta cuenta antes, tendrás que introducir tus credenciales.

Paso 5: Seleccione las opciones específicas para el activador.

Aquí, le estamos diciendo a Zapier que sólo inicie el flujo de trabajo para un puesto de trabajo específico (“Degustador de chocolate”) y la etapa del candidato (“Oferta realizada”).

Paso 6: Pruebe el disparador.

Asegúrese de tener una entrada en su aplicación de activación que contenga toda la información que desee enviar a su plantilla de documento. Por ejemplo, aquí, querremos asegurarnos de que Breezy HR incluya un candidato recién pasado a “Hecho Oferta” que contenga al menos el nombre de pila, la fecha de inicio, el título del puesto y la compensación anual, es decir, las partes de la plantilla que queremos rellenar.

A continuación, utilizará esa muestra para probar el paso. Siga las instrucciones y haga clic en Continuar .

Paso 7: Añada un paso de acción.

Haz clic en el signo más y selecciona Acción/Búsqueda .

Paso 8: selecciona Google Docs como aplicación de acción.

Ahora es el momento de enviar esa información a Google Docs. Selecciona Google Docs como tu aplicación de acción.

Paso 9: Selecciona la acción.

Aquí, seleccionarás Crear documento a partir de plantilla como acción.

Paso 10: Conecta tu cuenta de Google Docs: Conecta tu cuenta de Google Docs.

Al igual que hiciste con tu aplicación de activación, tendrás que conectar tu cuenta de Google Docs a Zapier.

Paso 11: Asigne la información a su plantilla de Google Docs.

En primer lugar, seleccione la plantilla de Google Docs que desea utilizar en el menú desplegable.

A continuación, asigna un nombre a la plantilla. Puedes asignarle un nombre de forma dinámica en función de la información de tu aplicación de activación haciendo clic en el signo más situado junto al campo y seleccionando la información. Aquí, estamos nombrando el documento ” [ Nombre del Candidato] Carta de Oferta”, donde [ Nombre del Candidato] cambiará dependiendo de la información en Breezy HR.

Por defecto, tu plantilla rellenada se guardará en tu carpeta raíz de Google Drive, es decir, no anidada dentro de una carpeta. Si deseas colocarla en una carpeta específica, haz clic en el menú desplegable y selecciona la carpeta. Para colocarlo en una subcarpeta, vuelve a hacer clic en el menú desplegable y selecciona la subcarpeta.

A continuación, completa la asignación para el resto de los campos. Por ejemplo, nuestra plantilla de carta de oferta tiene un espacio para el nombre del empleado y el cargo, entre otras cosas. Así que asignaríamos esa información desde Breezy HR a la plantilla del documento.

Paso 12: Pruebe su Zap.

El siguiente paso te pedirá que envíes una prueba a Google Docs. Haga clic en Enviar prueba a Google Docs , y después de unos segundos, debería ver un mensaje de éxito.

Ahora puedes ir a la carpeta de Google Docs que habías seleccionado en el paso 11. Allí encontrarás la plantilla completada.

Ahora, cada vez que mueva un candidato a la etapa “Oferta realizada”, esta plantilla se rellenará automáticamente, sin que usted tenga que realizar ningún trabajo manual.

¿Quiere llevar el proceso un paso más allá? Puedes añadir un paso a tu Zap que envíe automáticamente esa carta de oferta al usuario. Así, con un simple arrastre a una nueva etapa en tu software de RRHH, habrás creado la carta de oferta y se la habrás enviado al candidato.

Recuerda que este es solo un ejemplo de cómo puedes utilizar Zapier para autocompletar tus plantillas de Google Docs. ¿Por qué no enviar tus actualizaciones de LinkedIn a tu plantilla de currículum? ¿O enviar informes de incidencias desde el software de tu panel de control a una plantilla de Google Docs para iniciar la documentación necesaria para resolver el problema? Tus opciones sólo están limitadas por las herramientas de tu pila tecnológica.

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Deb Tennen es redactora jefe del blog de Zapier. Cuando no está trabajando, Deb está viendo la televisión o enseñándole a alguien una foto de su perro.

Google Form Tutorial – Este es el primer tutorial de mí en el que voy a mostrar cómo rellenar o llenar los campos de formulario de Google con los valores de la columna de hoja de cálculo . Este post también se centran en las formas dinámicas de Google basado en la elección de la opción de usuario. Situación que he considerado para el tutorial es la selección de la ciudad basada en el país optado, como por ejemplo si un usuario selecciona “India” y hace clic en el botón Continuar a continuación, la página siguiente debe mostrar las ciudades de la India (valores almacenados en la hoja de cálculo).

Autocompletar los campos del formulario de Google con los valores de la columna de la hoja de cálculo

En primer lugar es necesario crear un formulario de Google desde la cuenta de Google Drive. Selecciona Crear formulario e introduce el título del formulario. El siguiente paso es crear un campo País, pero asegúrate de marcar la opción “Ir a la página en función de la respuesta”. Vea la imagen de abajo para más información:

A continuación Cree nuevas páginas insertando la opción “Salto de página”.

Cree dos páginas, una para cada país: India y Estados Unidos. En cada página añada la opción “Seleccionar de la lista” pero asegúrese de dejar las opciones en blanco.

Ahora es el momento de seleccionar el destino de la página en función de la respuesta del usuario. Para ello, vuelva a la primera página y al campo País. Para cada opción seleccione la página correspondiente, por ejemplo, vea la imagen de abajo donde he seleccionado páginas para la India y EE. UU. (opción País).

Se ha completado el primer paso del tutorial que le permite seleccionar la página de destino en función de la respuesta del usuario. La siguiente parte del tutorial cubre la información para rellenar automáticamente los campos de la ciudad a partir de los valores de columna de la hoja de cálculo.

Cree una hoja de cálculo para aceptar las respuestas del formulario y deje la primera hoja como está. Crear una nueva hoja en la misma hoja de cálculo y añadir dos columnas para cada valor de la ciudad de la India y EE. UU.. Vea la imagen de abajo:

Para autocompletar el formulario de Google es necesario instalar el script “formRanger”. Para ello, haga clic en “Galería de secuencias de comandos” elemento de menú de hoja de cálculo

Busque ” formranger ” script y haga clic en instalar junto a la última versión de la secuencia de comandos. Vea la imagen de abajo:

El siguiente paso es instalar el script, para ello haga clic en el menú formRanger de la hoja de cálculo y seleccione “Ejecutar configuración inicial”.

Autoriza el script para obtener acceso a tu App y una vez que la instalación esté hecha, tu hoja de cálculo estará lista para rellenar los valores de los campos de Google Form. Una vez más haz click en el menú formRanger y ahora verás más elementos de menú, selecciona la opción “Asignar elementos de formulario a columnas”.

En la siguiente pantalla sólo tienes que seleccionar la hoja que en este tutorial es “Ciudad” y la Columna. Vea la imagen de abajo:

Eso es todo y visite Live form una vez más para ver los valores de los campos Ciudad desde las columnas de la Hoja de Cálculo.

Sobre el Autor

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TKA es propietario y apasionado blogger de Technokarak de Delhi, INDIA. Es Ingeniero y le encanta descubrir y aprender cosas nuevas en Internet. En Technokarak, escribe artículos sobre WordPress, SEO, Móviles, Tablets y otras cosas técnicas.

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2 Comentarios

¡Gracias por el consejo! Creo que esto funcionará una vez que lee la hoja de cálculo para insertar los valores en el formulario para usted. Si cambia la hoja de cálculo más tarde, creo que no se actualizará el formulario.

¿Hay alguna manera de hacer que las cosas dinámicamente vinculados, de modo que si se actualiza la hoja de cálculo, que actualizará el formulario?

hola, he intentado seguir tus instrucciones pero no he podido encontrar una página de ruptura para el formulario en el botón insertar (no se da esta opción)

Importa fácilmente datos de otras fichas y hojas de cálculo

Antes de poder utilizar las Hojas de cálculo de Google para hacer referencia a datos de otra hoja, debes determinar de dónde proceden los datos de origen. Si los datos se encuentran en otra pestaña dentro de la misma hoja de cálculo, solo tienes que utilizar una simple referencia de hoja para hacer referencia a datos de otras hojas. Si los datos se encuentran en un archivo de Google Sheets completamente distinto, deberás utilizar una clave de hoja de cálculo especial para extraer datos de otra hoja.

Cómo utilizar Google Sheets para extraer datos de celdas de otra hoja

La razón más habitual por la que se desea extraer datos de otra hoja de Google Sheets es porque esas otras tablas suelen ser tablas de consulta.

Por ejemplo, puedes tener una hoja que contenga todos los productos que vendes junto con su código UPC y su precio unitario, mientras que otra hoja puede contener un registro de tus ventas. Para calcular la venta total, necesitará extraer los datos de precios de la hoja de productos.

A continuación se explica cómo hacerlo:

En la hoja original de la que desea extraer los datos, coloque el cursor en la celda en la que desea que vayan los datos.

Escribe = (el signo igual) en la celda. Selecciona la segunda hoja y, a continuación, la celda que contiene los datos que quieres traer a la hoja original.

Pulsa Intro para terminar. Esto traerá los datos de la celda que seleccionaste a la primera hoja de cálculo.

La fórmula final en este caso es =Hoja2!C2 . Hoja2′ es el nombre de la hoja de la que proceden los datos. Este método es adecuado para hacer referencia a datos de celdas individuales de una hoja de cálculo diferente en una hoja de cálculo original.

Consulta de datos de otra hoja de cálculo de Google Sheets

El método anterior funciona bien para extraer datos de celdas individuales de una hoja a otra, pero ¿qué ocurre si quieres consultar datos de la otra hoja?

En la hoja original de la que deseas extraer los datos, coloca el cursor en la celda en la que deseas que aparezcan los datos y, a continuación, escribe =VLOOKUP( en la celda. Aparecerá la ayuda de sintaxis de fórmula.

Para la clave de búsqueda , selecciona la celda de la hoja original que deseas utilizar como búsqueda.

Escriba una coma ( , ) y cambie a la hoja de la que desea extraer los datos. Para rango , seleccione el rango completo de celdas que desea utilizar como tabla de búsqueda.

Vuelve a escribir una coma ( , ) y, para el índice , escribe el número de la columna que contiene los datos que quieres recuperar de la segunda hoja de cálculo.

Por último, escribe, FALSE) . Esto termina la fórmula con un parámetro que dice que los datos de la ot

Aunque todas las fórmulas anteriores funcionan bien para extraer datos de otra pestaña de hoja de cálculo del mismo archivo de Google Sheets, también puedes hacer referencia a datos de un archivo de hoja de cálculo diferente.

Para extraer datos de otro archivo de Google Sheets, debes utilizar la fórmula IMPORTRANGE.

Antes de poder utilizar la fórmula IMPORTRANGE, necesitarás el enlace URL al archivo de Google Sheets en el que quieras hacer referencia a los datos. Resalta y copia el enlace URL al final del código largo, antes de la última barra oblicua ( / ) de la URL.

En la hoja original a la que desea extraer los datos, coloque el cursor en la celda de destino y escriba:

=IMPORTRANGE(“URL”

Asegúrese de sustituir URL en esta fórmula por la URL a la que desea hacer referencia.

Después de las comillas que siguen a la URL, escribe el nombre de la hoja y la celda de la que quieres obtener los datos.

En este ejemplo introducirías

=IMPORTRANGE(“URL”, “Hoja1!C2″) .

De nuevo, URL sería una URL completa. La abreviaremos para el ejemplo.

Pulse Intro . Verás que los datos del otro archivo de hoja de cálculo de Sheets se introducen en esta hoja de cálculo.

Puedes utilizar esta misma función IMPORTRANGE dentro de una función VLOOKUP para realizar el mismo método de búsqueda descrito en la sección anterior. Esto te permite realizar un VLOOKUP utilizando datos de otro archivo de Google Sheets.

Aprende a utilizar la función ARRAYFORMULA en Google Sheets para aplicar rápidamente una fórmula a toda una columna de la hoja de cálculo. La fórmula también se añade automáticamente a las nuevas filas.

Estás trabajando en una hoja de cálculo de Google y necesitas copiar una fórmula en la última fila de la hoja. También necesitas que la fórmula se añada automáticamente cuando se añade una nueva fila a la hoja de Google.

Existen varias formas de resolver este problema.

Copia de fórmulas en hojas de cálculo de Google

El método más sencillo para copiar fórmulas es utilizar el controlador de relleno de Google Sheets. Escribe la fórmula en la primera fila de la hoja de cálculo y, a continuación, apunta con el ratón a la esquina inferior derecha de la celda de la fórmula.

El puntero se convierte en un controlador de relleno (símbolo más negro) que puedes arrastrar hasta la última fila de la hoja. El controlador de relleno no sólo copiará las fórmulas en todas las celdas adyacentes, sino que también copiará el formato visual.

Si necesitas copiar las fórmulas entre celdas pero sin formato, selecciona la celda que contiene el formato y pulsa Ctrl+C para copiarlo en el portapapeles. A continuación, selecciona el rango en el que necesitas aplicar la fórmula, haz clic con el botón derecho del ratón, elige Pegado especial y Pegar sólo fórmula.

Aplicar la fórmula a toda la columna en Hojas de cálculo de Google

Si tienes cientos de filas en una hoja de cálculo de Google y quieres aplicar la misma fórmula a todas las filas de una columna concreta, existe una solución más eficaz que copiar y pegar: las fórmulas de matriz.

Resalta la primera celda de la columna y escribe la fórmula como antes. Sin embargo, en lugar de especificar una sola celda como parámetro, especificaremos toda la columna utilizando la notación B2:B (empieza en la celda B2 y sigue hasta la última fila de la columna B).

A continuación, pulsa Ctrl+Mayús+Intro, o Cmd+Mayús+Intro en Mac, y Google Sheets rodeará automáticamente tu fórmula con la función ARRAYFORMULA.

De este modo, podríamos aplicar la fórmula a toda la columna de la hoja de cálculo con una sola celda. Las fórmulas de matriz son más eficientes, ya que procesan un lote de filas de una sola vez. También son más fáciles de mantener, ya que sólo es necesario modificar una única celda para editar la fórmula.

Un problema que puede haber notado con las fórmulas anteriores es que se aplica a cada fila de la columna donde usted sólo desea añadir fórmulas a las filas que contienen datos y omitir las filas en blanco.

Esto se puede hacer añadiendo un IF a nuestra ARRAYFORMULA para que no aplique la fórmula a ninguna de las filas en blanco.

La Hoja de Cálculo de Google ofrece dos funciones para ayudar a comprobar si una celda está vacía o no.

ISBLANK(A1) – Devuelve TRUE si la celda referenciada está vacía.

LEN(A1)

0 – Devuelve TRUE si la celda referenciada no está vacía, FALSE en caso contrario.

Por lo tanto, nuestras fórmulas de matriz modificadas serían las siguientes

Usando ISBLANK(Celda de Referencia):

Hay otras formas de comprobar si una celda está vacía o no:

Utilizar Fórmulas de Matriz dentro de los Encabezados de Columna

En nuestros ejemplos anteriores, el texto de los títulos de las columnas (como Impuesto , Importe total ) se rellenaba previamente y las fórmulas sólo se añadían a la primera fila del conjunto de datos.

Podemos mejorar aún más nuestras fórmulas para que puedan aplicarse a la propia cabecera de la columna. Si el índice de la fila actual es 1, calculado mediante la función ROW(), la fórmula muestra el título de la columna; de lo contrario, realiza el cálculo utilizando la fórmula.

  • Autocompletar fórmulas en los formularios de Google
  • Las funciones ARRAYFORMULA son especialmente útiles para los formularios de Google cuando las respuestas del formulario se guardan en una hoja de Google. No es posible realizar cálculos en tiempo real dentro de los formularios de Google, pero sí dentro de la hoja de cálculo que recoge las respuestas.<>Puede crear nuevas columnas dentro de la hoja de cálculo de Google y aplicar la ARRAYFORMULA a la primera fila de las columnas añadidas.

Cuando se reciba un nuevo formulario, se añadirá una nueva fila a la hoja de cálculo de Google y las fórmulas se clonarán y se aplicarán automáticamente a las nuevas filas sin que tengas que copiar y pegar nada.

Cómo utilizar VLOOKUP dentro de ARRAYFORMULA

Puede combinar ARRAYFORMULA con VLOOKUP para realizar rápidamente una búsqueda en toda una columna.

Digamos que tiene una hoja “Frutas” que lista los nombres de las frutas en la columna A y los precios correspondientes en la columna B. La segunda hoja “Pedidos” tiene los nombres de las frutas en la columna A, la cantidad en la columna B y se supone que debe calcular el importe del pedido en la columna C.

En pocas palabras, si la fila de la celda actual es 1, muestra el título de la columna en texto sin formato. Si la fila es mayor que 1 y la columna A de la fila actual no está vacía, realice un VLOOKUP para obtener el precio del artículo de la hoja Frutas. Luego multiplique ese precio por la cantidad en la celda B y obtenga el valor en la celda C.

Si tu rango VLOOKUP está en otra hoja de cálculo de Google, utiliza la función IMPORTRANGE() con el ID de la otra hoja de cálculo de Google.

Ten en cuenta que es posible que tengas que utilizar punto y coma en las fórmulas de la hoja de cálculo en lugar de comas en algunas localizaciones.