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Cómo utilizar texto a columnas como un profesional de Excel

Cuando se añade información a una hoja de cálculo, la mayoría adopta el enfoque de que tiene que ser correcta la primera vez, o implicará un montón de copiar y pegar para arreglarlo más tarde. Excel dispone de docenas de funciones que te ayudarán a solucionar este tipo de problemas si más tarde cambias de opinión y quieres dar otro formato a tus entradas. Una de ellas, Texto a columnas, te permite mover texto de una columna a otra, dividiendo las entradas de texto en dos espacios separados.

El mejor caso de uso es para nombres, pero te resultará útil para muchas otras cosas sorprendentes cuanto más utilices Excel.

1. Abre Excel e inicia un nuevo libro en blanco .

2. Añade entradas a la primera columna y selecciónalas todas .

3. Elija la pestaña Datos en la parte superior de la cinta.

4. Seleccione Texto a columnas .

5. Asegúrese de que Delimitado está seleccionado y haga clic en Siguiente .

6. Desactive todas las casillas de la sección Delimitadores y, en su lugar, seleccione Coma y Espacio .

Podemos utilizar la herramienta Texto a columnas para separar valores que no son similares en columnas y filas distintas. Esta herramienta nos ayuda a dividir nuestros datos en diferentes columnas de la hoja de Excel. Este tutorial guiará a todos los niveles de usuarios de Excel a través del proceso de Conversión de Texto a Columnas y Filas.

Figura 1 – Cómo convertir texto de Excel en columnas y filas

Cómo convertir texto en columnas

  • Utilizaremos la Figura 2 para ilustrar el proceso de conversión de texto a columna.

Figura 2 – Datos para convertir texto a columna

  • Seleccionaremos las celdas que contienen nuestros datos

Figura 3 – Seleccionar las celdas con los datos

  • Haremos clic en la pestaña Datos y en Texto a columnas

Figura 4 – Haga clic en Texto a columnas

Figura 5 – Asistente para convertir texto en columnas

  • Marcaremos las casillas Coma y Espacio

Figura 6 – Marque las casillas Coma y Espacio

Figura 7 – Pregunta para reemplazar las celdas de destino

Figura 8 – Texto convertido a Columnas

Cómo convertir texto en filas

Excel no dispone de la herramienta Texto a Fila como Texto a Columna. Utilizaremos la herramienta Transponer para convertir nuestro Texto a Filas.

  • Seleccionaremos y Copiaremos los datos

Figura 9 – Cómo convertir texto en filas

  • Seleccionaremos la ubicación donde queremos que se peguen nuestros nuevos datos.

Figura 10 – Seleccionar ubicación de los nuevos datos

  • Haremos clic con el botón derecho y seleccionaremos la herramienta Transponer en las opciones de Pegar

Figura 11 – Cómo convertir Texto en Filas

Conexión instantánea con un experto a través de nuestro servicio Excelchat

La mayoría de las veces, el problema que necesitará resolver será más complejo que una simple aplicación de una fórmula o función. Si quiere ahorrarse horas de investigación y frustración, ¡pruebe nuestro servicio Excelchat en directo! Nuestros expertos en Excel están disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, para responder a cualquier pregunta sobre Excel que pueda tener. Garantizamos una conexión en 30 segundos y una solución personalizada en 20 minutos.

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Cómo iniciar una nueva línea de texto dentro de una celda en Excel 1 Haz doble clic en la celda en la que . 2 Haz clic en la ubicación dentro de la . 3 Pulsa Alt+Enter para insertar la .

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Es probable que alguna vez hayas tenido que convertir texto a columnas en Excel. Normalmente, en una celda, tendrás una larga línea de texto separada por comas, punto y coma o algún otro delimitador y lo único que intentas hacer es meter cada valor en su propia columna. Algo parecido a esto:

‘ Verificado hace 1 semana

Una vez que el texto en la celda se ve así, entonces estamos listos para usar el botón Texto-a-Columnas para dividir el texto por las comas que separan cada valor. La clave con el uso de la función SUBSTITUTE() es que queremos reemplazar cada nueva línea con una coma. El código de caracteres ASCII para un nuevo salto de línea es 10 para PC y 13 para Mac.

Excel

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TEXTO A COLUMNAS

Excel

Cómo añadir texto al principio o al final de todas las celdas en Excel

Para usar texto a una columna en excel, por favor siga los siguientes pasos:

Excel

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Haz click en Texto a Columnas

Resultado: Al hacer clic en

Veamos cómo dividir los datos en varias columnas. Esto también forma parte de la limpieza de datos. A veces sus datos están en una sola columna, y necesita dividirla en varias columnas adyacentes para aplicar Ordenar, Filtrar o Tabla dinámica. Toda la información está en una sola columna, pero necesita separarla. En nuestro ejemplo anterior, hemos aplicado la técnica “Delimitado”. Sin embargo, esta vez, aplicaremos una estrategia de “Ancho fijo” de Texto a columnas.

Observación :

Al hacer doble clic , se borrará la línea de freno

Al hacer clic una vez , se creará una nueva línea de freno en el punto del clic

Si hace clic en una línea de freno existente y la arrastra, puede moverla a la posición deseada.

Después de colocar las líneas de freno apropiadas, haga clic en Siguiente .

Paso 3: Al hacer clic en Siguiente, llegará al Paso 3 de 3 del asistente de Texto a Columnas. Puede cambiar la celda de destino para que sus datos originales permanezcan intactos y la salida aparezca en las celdas de las columnas contiguas.

Nota Importante:

Si hace clic en Finalizar, observará que la 3ª columna de la salida ha perdido los ceros del prefijo, es decir, 00816530 se convierte en 816530, corrompiendo así los datos.

Paso 4: Para conservar los ceros del prefijo, debería haber elegido la columna en la ventana Vista previa de datos del Paso 3 de 3 del asistente Texto a columnas. Ennegrecerá la columna como se muestra en la imagen de abajo.

  1. Paso 5: Una vez que la columna esté ennegrecida, elija la opción “Texto” de la lista de opciones [General, Texto, Fecha y Omitir]. Ahora, si haces clic en Finalizar, verás que los ceros se mantienen en las columnas de salida finales.
  2. Hemos resuelto otra consulta interesante de bastante gente, en caso de que desee convertir un formato de fecha inválido en un formato de fecha válido. Pulse aquí:
  3. ¿Cómo hacer texto a columnas en Excel?

A continuación encontrará los pasos a seguir para aplicar el texto a columnas en excel

Haga clic en Inicio

Seleccione Rango de Celdas

Haga clic en Texto a Columnas

Elija la opción Delimitado y haga clic en Siguiente

  • Haga clic en el botón Coma y luego en Siguiente
  • Elija la celda de destino y Finalizar
  • Si te ha gustado este tutorial, entonces no te olvides de ver nuestro último curso de Excel Dashboard . Este curso ofrece videos de excelente calidad con certificación y acceso de por vida.
  • Sin lugar a dudas, una hoja de cálculo Excel es una de las herramientas más avanzadas para trabajar con datos en bruto-y una de las más temidas. La aplicación parece complicada, demasiado avanzada, y como algo que llevaría horas descifrar.

No me sorprendería que, al enterarte de que tienes que empezar a utilizar MS Excel, tu corazón empezara a latir con fuerza. ¿Hay alguna forma de hacer que Microsoft Excel dé menos miedo y sea menos intimidante? Sí.

Si aprendes algunos trucos de hoja de cálculo, podrás poner Excel a tu nivel y empezar a ver la aplicación desde otra perspectiva. Hemos reunido algunos de los trucos de hoja de cálculo de MS Excel más sencillos pero potentes que puedes empezar a utilizar con tus datos.

1. 1. Utilice MS Excel Format Painter

Para empezar, familiarícese con el formato de las celdas de la hoja de cálculo. Una hoja de cálculo visualmente organizada es muy apreciada.

Para dar formato a un rango de celdas, haga doble clic en el Pintor de Formato durante el paso 1. Esto mantendrá el formato activo indefinidamente. Utilice el botón ESC para desactivarlo cuando haya terminado.

2. Seleccionar columnas o filas enteras de la hoja de cálculo

Otro consejo rápido: utiliza los botones CTRL y MAYÚS para seleccionar filas y columnas enteras.

Haz clic en la primera celda de la secuencia de datos que quieras seleccionar.

  1. Mantén pulsado CTRL + SHIFT
  2. A continuación, utiliza las teclas de flecha para obtener todos los datos por encima, por debajo o adyacentes a la celda en la que te encuentras.
  3. También puedes utilizar CTRL + MAYÚS + * para seleccionar todo el conjunto de datos.
  4. 3. Importar datos a Excel correctamente
  5. La ventaja de utilizar Excel es que puedes combinar diferentes tipos de datos de todo tipo de fuentes. El truco está en importar los datos correctamente para poder crear listas desplegables o tablas dinámicas a partir de ellos.
  6. No copies y pegues conjuntos de datos complejos. En su lugar, utilice las opciones de la opción Obtener datos externos de la pestaña Datos. Hay opciones específicas para diferentes fuentes. Así que utiliza la opción adecuada para tus datos:

4. Introducir los mismos datos en varias celdas

En un momento dado, puede que necesites introducir los mismos datos en varias celdas diferentes. Tu instinto natural sería copiar y pegar una y otra vez. Pero hay una forma más rápida:

Selecciona todas las celdas en las que necesites introducir los mismos datos (utiliza CTRL + clic para seleccionar celdas individuales repartidas por la hoja de cálculo).

En la última celda seleccionada, escribe los datos.

Utilice CTRL+ENTRAR. Los datos se rellenarán para cada celda que hayas seleccionado.

5. Mostrar fórmulas de hojas de cálculo de Excel

  1. ¿Vas a entrar en una hoja de cálculo creada por otra persona? No te preocupes. Puedes orientarte fácilmente y averiguar qué fórmulas se han utilizado. Para ello, utiliza el botón Mostrar Fórmulas. O puedes usar CTRL + ` en tu teclado. Esto te dará una vista de todas las fórmulas utilizadas en el libro de trabajo.
  2. 6. Congelar filas y columnas de Excel
  3. Este es uno de mis favoritos cuando se trata de ver hojas de cálculo largas. Una vez que te desplazas más allá de las primeras 20 filas, la primera fila con las etiquetas de las columnas desaparecen de la vista y empiezas a perder la pista de cómo se organizaron los datos.

Para mantenerlos visibles, utiliza la función Congelar paneles del menú Ver. Puedes optar por congelar la fila superior o, si tienes una hoja de cálculo con numerosas columnas, puedes optar por congelar la primera columna.

7. Introducir patrones de datos al instante

Una gran característica de Excel es que puede reconocer automáticamente patrones de datos. Pero lo que es aún mejor es que Excel te permitirá introducir esos patrones de datos en otras celdas.

  1. Simplemente introduce tu información en dos celdas para establecer tu patrón.
  2. Resalta las celdas. Habrá un pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la última celda.
  3. Coloque el cursor sobre este cuadrado hasta que se convierta en una cruz negra.

A continuación, haga clic y arrástrelo con el ratón hacia abajo para rellenar las celdas dentro de una columna

8. Ocultar filas y columnas de una hoja de cálculo

En algunos casos, puede tener información en filas o columnas que son sólo para sus ojos y no o

Otro consejo útil es cómo copiar fórmulas y datos a una hoja de cálculo separada. Esto resulta útil cuando se trabaja con datos que están repartidos en distintas hojas de cálculo y requieren cálculos repetitivos.

Con la hoja de cálculo que contiene la fórmula o los datos que deseas copiar abierta, haz CTRL + clic en la pestaña de la hoja de cálculo en la que deseas copiarla.

Haz clic o navega hasta la celda con la fórmula o los datos que necesitas (en la hoja de trabajo abierta).

  1. Pulsa F2 para activar la celda.
  2. Pulsa Intro. Volverás a introducir la fórmula o los datos en la celda correspondiente de la otra hoja de cálculo seleccionada.
  3. Estos consejos generales no te convertirán en un gurú de Excel de la noche a la mañana. Pero pueden ayudarte a dar el primer paso para convertirte en uno. ¿Eres un usuario experimentado de Excel? ¿Cuál de tus trucos de hoja de cálculo añadirías?

Por John MacDougall

2019-01-13

DAX | Tablas dinámicas | Power Pivot

Recibí una pregunta bastante interesante de alguien que asistió a uno de mis webinars sobre tablas dinámicas. Se preguntaban si podían tener valores de texto en el área Valores de una tabla dinámica.

Normalmente, esta es el área donde resumimos los campos mediante distintos métodos de agregación, como la suma, la media, el mínimo, el máximo o la desviación estándar.

Pero estos métodos de agregación requieren datos numéricos.

¿Existe alguna forma de resumir datos basados en texto que devuelva texto como resultado?

  1. La respuesta es sí, pero para ello tendremos que utilizar el modelo de datos y las fórmulas DAX. Las tablas dinámicas tradicionales no tienen esta funcionalidad.
  2. Además, necesitaremos ser usuarios de PC con Excel 2013 (o posterior) y Office 365. Lo sentimos, pero estas funciones modernas aún no están disponibles en las versiones para Mac.
  3. Tabla de Contenidos
  4. Video Tutorial

El Problema

Aquí tenemos una lista de estudiantes junto con los cursos en los que están matriculados. Un estudiante puede tener varias filas de datos cuando están inscritos en varios cursos.

  1. ¿Podemos resumir estos datos con una tabla dinámica de manera que sólo mostremos a cada estudiante una vez y luego mostremos una lista separada por comas de sus cursos?
  2. Insertar una tabla dinámica
  3. Select Hide & Unhide>En primer lugar, tendremos que insertar una tabla dinámica. Esto se hace de la manera habitual.

Selecciona una celda dentro de los datos ➜ ve a la pestaña Insertar ➜ luego pulsa el botón Tabla dinámica.

Para poder utilizar las fórmulas DAX, tendremos que seleccionar la opción Añadir esto al modelo de datos.

Añadir una medida

  1. Con las tablas dinámicas tradicionales, no necesitamos definir ningún cálculo. Vienen predefinidas con cálculos básicos de suma, recuento, media, mínimo, máximo, desviación estándar y varianza.
  2. Con el modelo de datos, tenemos acceso a todo un nuevo mundo de posibles cálculos utilizando fórmulas DAX. Éstas se crean añadiendo Medidas . Con ellas podemos crear casi cualquier cálculo que podamos imaginar.
  3. Para añadir una medida, seleccione la tabla dinámica ➜ haga clic con el botón derecho del ratón en la tabla de datos que se encuentra en la ventana Campos de tabla dinámica ➜ seleccione Añadir medida en el menú.
  4. Esto abrirá el cuadro de diálogo Medida donde podemos crear nuestras fórmulas DAX.

Función ConcatenateX

En el cuadro de diálogo Measu

Tenemos que escribir la fórmula anterior en el editor de fórmulas DAX y, a continuación, podemos crear la nueva medida pulsando el botón Aceptar.

Esto tomará el campo Curso de la tabla StudentData y concatenará sus valores con una coma y un espacio como delimitadores.

Uso de la nueva medida

Esta nueva medida aparecerá listada en la ventana Campos de la PivotTable con todos los demás campos y podemos utilizar esta nueva medida como cualquiera de los otros campos.

Las medidas pueden identificarse fácilmente desde los campos de datos por el icono fx que aparece junto al nombre de la medida.

Podemos hacer clic y arrastrar la medida Lista de cursos al área Valores de nuestra tabla dinámica y esto producirá una lista separada por comas de los cursos de los estudiantes.

Conclusiones

Las tablas dinámicas han sido una característica de Excel durante mucho tiempo y pueden hacer un montón de cálculos útiles.

Sin embargo, están limitadas, especialmente cuando se trata de mostrar valores de texto en el área de Valores.

Con el modelo de datos tenemos muchas nuevas opciones de cálculo que las tablas pivotantes normales no tienen, incluida la concatenación de valores de texto para mostrar en el área Valores. Esta es definitivamente una característica que vale la pena explorar cuando las tablas pivote regulares no son suficientes.

Envuelva texto en Excel si desea mostrar texto largo en varias líneas en una sola celda. Ajuste el texto automáticamente o introduzca un salto de línea manual.

Ajustar texto automáticamente

1. Por ejemplo, echa un vistazo a la larga cadena de texto en la celda A1 de abajo. La celda B1 está vacía.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haz clic en Ajustar texto.

3. Haz clic en el borde derecho de la cabecera de la columna A y arrastra el separador para aumentar el ancho de la columna.

4. 4. Haga doble clic en el borde inferior del encabezado de la fila 1 para ajustar automáticamente la altura de la fila.

Nota: si ajustas manualmente un alto de fila (haciendo clic en el borde inferior de un encabezado de fila y arrastrando el separador), Excel no cambia el alto de fila cuando haces clic en el botón Ajustar texto. Simplemente haga doble clic en el borde inferior de un encabezado de fila para solucionarlo.

5. 5. Introduce una cadena de texto extra larga en la celda B1 y ajusta el texto en esta celda.

Nota: por defecto, Excel alinea el texto en la parte inferior (ver celda A1).

6. Selecciona la celda A1.

7. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haz clic en Alineación superior.

Salto de línea manual

Para insertar un salto de línea manual, ejecuta los siguientes pasos.

1. Por ejemplo, haz doble clic en la celda A1.

  1. 2. Sitúa el cursor en el lugar donde quieras que se produzca el salto de línea.
  2. 3. 3. Pulsa Alt + Intro.
  3. Nota: para eliminar un salto de línea manual, haz doble clic en una celda, coloca el cursor al principio de la línea y pulsa Retroceso.
  4. Esta página es un extracto del libro, Power Excel 2010-2013 de MrExcel – 567 Excel Mysteries Solved. Si le gusta este tema, por favor considere comprar el libro electrónico completo.

Problema: Necesito escribir algunas notas en la parte inferior de un informe. ¿Cómo puedo hacer que las palabras llenen cada línea como si las hubiera escrito en Word?

Este párrafo tiene que caber en A:G.

Estrategia: Puede usar Rellenar, Justificar. Siga estos pasos:

Para que las palabras llenen las columnas A a G, seleccione un rango como A70:G85. Incluya suficientes filas en blanco adicionales en la selección para manejar el texto después de la justificación de palabras.

Seleccione Inicio, Relleno desplegable, Justificar. (El menú desplegable Relleno aparece ahora en el grupo Edición de la pestaña Inicio. A menudo aparece como un icono azul de flecha hacia abajo).

Resultado: Excel reorganizará el texto para rellenar cada fila.

Truco: Si tienes algunas palabras en negrita en una celda, este formato se perderá. Gotcha: Si más tarde cambias el ancho de las columnas A:G, tendrás que usar de nuevo el comando Justificar para forzar que los datos quepan. Problema: No utilices este método si alguna de tus celdas contiene más de 255 caracteres. Excel truncará silenciosamente esas celdas a 255 caracteres sin previo aviso.

Seleccionar Rellenar Justificar.

Estrategia Alternativa: También puede usar un cuadro de texto para resolver este problema. Simplemente haga clic en el icono Cuadro de texto de la ficha Insertar, dibuje un cuadro de texto para rellenar las columnas A a G, y pegue su texto en el cuadro de texto. A continuación, puede dar formato al cuadro de texto para ocultar su borde: Seleccione el cuadro de texto y en la pestaña Formato de Herramientas de Dibujo, seleccione Contorno de forma, Ninguno.

Detalles adicionales: A partir de Excel 2007, puedes dar a un cuadro de texto múltiples columnas. Para hacerlo, selecciona el cuadro de texto. En la ficha Formato de Herramientas de Dibujo, haz clic en el icono de inicio de diálogo en la esquina inferior derecha del grupo Estilos de forma para mostrar el cuadro de diálogo Formato de forma. En el panel izquierdo, seleccione Cuadro de texto. A continuación, haga clic en Columnas y especifique dos columnas, con una separación entre ellas de 0,1″.

¿Alguna vez ha dividido una columna en varias columnas o, viceversa, ha combinado varias columnas en una sola? Si es así, es probable que hayas recurrido a la función de texto a columnas para dividir una sola columna en muchas y a la función CONCATENAR para unir muchas columnas en una sola. A partir de Excel 2013, Microsoft ofrece una alternativa con la introducción de la función FlashFill. Este post explora esta característica.

Descripción general

La descripción rápida de FlashFill es esta: te mira hacer la primera fila, y luego extiende el patrón hacia abajo. Ahora, vamos a completar los detalles y trabajar a través de un libro de trabajo de ejemplo. Primero, dividamos una columna en varias columnas.

Dividir una columna en varias columnas

En este primer ejemplo, digamos que tienes una lista de transacciones con códigos de cuenta, como se muestra a continuación.

Los códigos de cuenta fueron creados con tres segmentos, usando la siguiente lógica:

XXX es la unidad de negocio

YYYY es el número de cuenta

ZZZ es el departamento

Si queremos generar subtotales por unidad de negocio, por número de cuenta o por departamento, necesitamos dividir el código de cuenta en los segmentos individuales. Antes de Excel 2013, podríamos haber abordado esta tarea con fórmulas o con la función de texto a columnas. La función de texto a columnas proporciona un asistente que le permite identificar el delimitador, en este caso un guión, y luego Excel dividiría los valores en columnas individuales. Las fórmulas también podrían recuperar los segmentos individuales, y las funciones comunes utilizadas para realizar esta tarea son IZQUIERDA, MEDIA, DERECHA, LEN y BUSCAR. Sin embargo, tenemos una nueva alternativa a estos enfoques a partir de Excel 2013. Vamos a utilizar la función FlashFill aquí.

Todo lo que tenemos que hacer es introducir el primero, y luego el FlashFill intenta detectar el patrón. A continuación, extiende el patrón detectado hacia abajo en todo el rango. En este caso, queremos sacar el mi

Ahora, hagamos lo contrario y combinemos varias columnas en una sola.

Combinar varias columnas en una sola

En este ejemplo, tenemos una lista de nombres de empleados. Los nombres son exportados desde nuestro sistema de RRHH con las columnas nombre, segundo nombre y apellido. Necesitamos combinarlas en una sola columna.

La exportación original se muestra a continuación.

Necesitamos combinarlos, por lo tanto, solo ingresamos el primero, y luego seleccionamos todo el rango, como se muestra abajo.

Haga clic en el botón FlashFill, y Excel intenta detectar el patrón y rellenarlo, como se muestra a continuación.

En mi experiencia, este enfoque es ciertamente más fácil y rápido que el de texto a columnas o fórmulas. En su mayor parte, los patrones simples no son un problema para FlashFill. Sin embargo, los patrones complejos pueden ser un reto, y cuando no puede completar la tarea, es bueno saber que podemos seguir utilizando nuestros enfoques anteriores, texto-a-columna y fórmulas.

El archivo que se utilizó para generar las capturas de pantalla está vinculado a continuación como referencia.