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30sec dica de como melhorar a eficiência das reuniões

Quantas horas numa semana passam em reuniões? Provavelmente, muitas. De facto, tanto os trabalhadores como os gestores queixam-se constantemente de como as reuniões têm tirado o seu valioso tempo a tarefas importantes.

Contudo, quando bem feitas, reuniões regulares podem aumentar a produtividade entre a equipa, criar uma cultura de feedback e reduzir o stress no local de trabalho.

Eis algumas dicas de Robert Half para plataformas de reuniões e organizadores para se prepararem melhor antes das reuniões e maximizarem o esforço de todos durante as mesmas. Se não quiser que a sua próxima reunião seja mais uma perda de tempo, tome notas.

Ao presidir a uma reunião:

1. Mantenha a discussão breve e precisa Conheça o objectivo da reunião e certifique-se de que a discussão se mantém fiel à agenda. Nada desperdiça mais tempo do que ter uma reunião sem rumo. Além disso, o escritor sugere cortar as reuniões de pé se possível e incluir apenas pessoas relevantes para o tema da discussão.

2. Tente formatos de reunião não tradicionais Não só você, os participantes podem também ficar aborrecidos de ter uma reunião à volta da mesa. O escritor propõe-se mudar as coisas, realizando reuniões de pé ou reuniões a pé. Estas não só manterão os participantes envolvidos, como também encorajarão a brevidade.

3. Certifique-se de que a voz de todos é ouvida Não falte ao envio de uma agenda a cada participante antes do tempo. Uma agenda permite-lhes preparar-se antes da reunião e ter tempo para apresentar ideias a partilhar. Além disso, deve certificar-se de que todos têm uma oportunidade de contribuir sobre o assunto durante a discussão.

4. Ser um bom líder A presidência de uma reunião não significa que tenha o direito de falar durante todo o tempo. De facto, isso derrota o propósito de uma reunião. Em vez de divagarem sobre os vossos próprios pensamentos, os bons líderes obtêm feedback dos outros, inspiram a equipa a apresentar ideias e motivam-nos a alcançar melhores resultados. Além disso, certifique-se de comunicar as suas decisões de forma eficaz e clara.

5. Seguimento após a reunião Envie um e-mail de seguimento para recapitular ou esclarecer detalhes importantes, itens de acção, planos ou mesmo inspirações que se tenham deparado durante a discussão.

Quando assistir a uma reunião:

1. Responder prontamente ao convite e aparecer a tempo Responder ao convite da reunião para que o organizador saiba que o recebeu e esteja disponível. Além disso, estar ocupado não é desculpa para chegar atrasado a uma reunião, uma vez que todos os outros estão provavelmente tão ocupados, e poderá também perder informações importantes.

2. Leia a agenda com antecedência. Deve rever o que será abordado na reunião e fazer os seus trabalhos de casa com antecedência, o que inclui fazer pesquisas sobre o assunto. Se possível, tente pensar em diferentes soluções ou alternativas à questão do assunto, em vez de simplesmente fazer perguntas. Não tenha medo de perguntar sobre os tópicos de discussão se não receber uma agenda.

3. Falar no momento certo Quando estiver numa reunião em que o assunto em questão não seja a sua especialidade, poderá ser tentado a