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Como criar uma resposta fora do escritório em perspectiva de janelas

O Outlook 2007 fornece-lhe uma funcionalidade para responder automaticamente aos e-mails que lhe são enviados durante a sua ausência. O Assistente Fora do Gabinete enviará uma mensagem específica a cada remetente. A mensagem ajuda os remetentes a compreender porque não está disponível, quem contactar no seu lugar, como o contactar, ou outras informações. As mensagens fora do escritório serão enviadas apenas uma vez por remetente, independentemente do número de vezes que lhe enviarem uma mensagem.

AVISO: Se receber uma mensagem de lixo com as respostas fora do escritório ligadas, poderá responder a essa mensagem de lixo. Ao fazê-lo pode validar o seu endereço de correio electrónico ao remetente, adicionando-o inadvertidamente à lista de destinatários da mensagem não solicitada. Pode evitar isto definindo mensagens Fora do Gabinete para enviar apenas para os seus Contactos. Para mais informações, consulte Criar Respostas Fora do Escritório abaixo. A actualização dos seus filtros de lixo electrónico também será útil. Para mais informações, consulte Utilizar filtros de lixo electrónico.

Dicas e Considerações

Seguem-se algumas coisas a considerar ao criar respostas Fora do Gabinete.

Algumas mensagens podem ser urgentes. Inclua os nomes e endereços de contactos alternativos no seu lugar. Se vai estar ausente por uma ausência prolongada (por exemplo, sabático), considere incluir múltiplos contactos.

Explique quando estará novamente disponível.

Se estiver a subscrever qualquer lista de discussão (listservs), assine ou suspenda a sua subscrição para evitar que a sua mensagem de Fora do Gabinete vá para todos os membros da lista.

Se for o caso, inclua a razão pela qual não está disponível.

Criar Respostas Fora do Gabinete

Considere a criação de mensagens fora do escritório como parte dos seus preparativos para a sua ausência. O Outlook permite-lhe criar duas mensagens Fora do Escritório diferentes: uma que responderá a mensagens enviadas pela sua organização, e outra que responderá a mensagens enviadas por alguém que não seja da sua organização, ou se especificado, a sua lista de Contactos.

NOTA: Uma vez aplicado o Assistente Fora do Escritório, aparecerá uma bolha pop-up na próxima vez que abrir o Outlook, notificando-o de que este está ligado.

A partir do menu Ferramentas, seleccione Assistente Fora do Escritório. O Assistente Fora do Escritório aparece.

Seleccione Send Out of Office auto-replies (Enviar respostas fora do escritório).

A partir das listas de puxar para baixo a hora inicial e a hora final, seleccione a data e o intervalo de tempo desejado.

Na caixa de texto, digite a mensagem desejada.

Na caixa de texto, digite a mensagem desejada.

Clique em OK . O Assistente Fora do Escritório fecha e as mensagens Fora do Escritório são aplicadas.

Respostas de Fora do Escritório

Quando regressa de uma ausência, quererá desligar imediatamente as respostas fora do Gabinete.

Desligar as Respostas Fora do Gabinete: Perspectivas de Abertura

Se o Assistente Fora de Gabinete estiver ligado, quando abrir o Outlook, aparecerá uma bolha pop-up para o notificar de que ainda está activado. Pode desligar as respostas Out of Office com esta bolha de pop-up.

Abrir Outlook Outlook carrega e aparece uma bolha pop-up no canto inferior direito, indicando que as respostas de Fora do Escritório ainda estão activadas.

Clique na bolha de pop-up. NOTA: A bolha pop-up desaparecerá se não for tomada qualquer acção. Se isto ocorrer, consultar as Respostas Fora de Gabinete: Outlook Already Open abaixo. O Assistente Fora de Gabinete aparece.

Seleccione Não enviar respostas automáticas de Fora do Escritório.

Clique OK . O Assistente Fora de Gabinete fecha.

Desligar Respostas Fora do Escritório: Outlook Já Aberto

Na parte inferior da janela do Outlook, clique em Out of Office ” seleccione Turn off of Office auto-replies . Todas as respostas Fora do Escritório são desligadas.

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Mas antes de ir, eis algumas informações adicionais que lhe poderão ser úteis.

Se estiver fora do escritório (ou longe do seu e-mail), as pessoas que lhe enviam mensagens podem perguntar-se porque não respondeu. O assistente Outlook’s Out of Office permite-lhe criar uma resposta que será enviada uma vez a cada pessoa que lhe enviar uma mensagem. Pode optar por incluir e excluir pessoas que se enquadrem em três categorias:

As mensagens da maioria dos gestores de listas electrónicas (incluindo quase todas as listas hospedadas por ETV) entregues nas contas do servidor Exchange do ETV não desencadearão uma resposta automática. E isso é uma coisa boa. (Informação adicional para os tecnicamente inclinados)

  • Dentro da Minha Organização – esta categoria é apenas para as pessoas que têm contas no servidor do CIT’s Exchange. Isto inclui a maioria dos professores e funcionários, reformados, e alguns estudantes. Nota: As pessoas nas faculdades e unidades que gerem os seus próprios servidores de correio electrónico nunca estarão “Dentro”.
  • Fora da Minha Organização – esta categoria é toda a gente que não está dentro. A maioria dos graduados (que utilizam contas G Suite) inserem-se neste grupo, tal como as pessoas nas faculdades e unidades que gerem os seus próprios servidores de correio electrónico. Todas as pessoas com um endereço não-Cornell estão fora. O grupo “Fora” está dividido em dois grupos mais pequenos:
  • Apenas os meus Contactos – apenas as pessoas que (1) não estão “dentro” mas (2) têm uma entrada nos seus Contactos estão neste grupo.
  • Qualquer pessoa fora da minha organização – e esta é qualquer outra pessoa.

Dada a quantidade de e-mails não solicitados (e possivelmente indesejados) que recebemos, recomendamos geralmente que não envie respostas automáticas a todas as pessoas no mundo. Isto abrir-lhe-ia a possibilidade de responder a spam ou mensagens de marketing, o que confirmaria ao remetente que chegaram a um endereço válido, e muito provavelmente começaria a receber ainda mais correio não solicitado.

A função de resposta automática vive no servidor Exchange, pelo que não precisa de deixar o Outlook a correr no seu computador para que funcione.

As suas mensagens ser-lhe-ão entregues exactamente da mesma forma, quer tenha a resposta automática ligada ou desligada.