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Como cronometrar os seus slides powerpoint para apresentações mais eficazes

Neste artigo, irei abordar um simples tutorial sobre como adicionar temporizador aos slides do PowerPoint .

O PowerPoint é um programa popular do Microsoft Office que é utilizado para fazer slides de apresentação. No caso de algum tipo específico de diapositivos, poderá desejar uma opção para adicionar um temporizador aos seus diapositivos. Por exemplo, quando estiver a fazer slides com questionários, perguntas ou outras tarefas atempadas, ter um temporizador no ecrã é muito melhor. Mas, não há opção nativa para adicionar um temporizador aos diapositivos no PowerPoint.

Felizmente, ainda pode adicionar um temporizador aos seus diapositivos. Neste tutorial, utilizaremos um suplemento do MS Office chamado “Slice Timer” . Com a ajuda deste suplemento, pode facilmente adicionar um temporizador aos diapositivos do PowerPoint.

Como adicionar um temporizador aos slides do PowePoint?

Para adicionar um temporizador aos seus diapositivos do PowerPoint, vá para a aba Inserir na fita superior. Na aba Insert , clique na opção Add-in e seleccione Store . Isto abrirá a loja de add-ins do MS Office numa pequena janela popup no seu ecrã.

Na Loja de Suplementos do Office , procure o “Slice Timer” add-in. Quando encontrar este suplemento, basta clicar no botão “Adicionar” ao lado do seu nome para o adicionar à sua suite Office.

Uma vez instalado o add-in, pode aceder ao mesmo a partir da opção Add-ins em “Os meus add-ins”. Agora, clique neste add-in para adicionar um temporizador ao seu slide actual. Isto adiciona uma nova caixa de temporizador ao seu diapositivo. Na caixa de temporizador, pode definir um temporizador de contagem decrescente e adicioná-lo ao seu diapositivo. Pode redimensionar e reposicionar esta caixa de temporizador em qualquer parte do seu diapositivo.

Este temporizador funciona quando abre o diapositivo e clica no temporizador. Também lhe dá a opção de reiniciar automaticamente o temporizador enquanto define o tempo de contagem decrescente. Quando a opção de arranque automático é activada, inicia automaticamente o temporizador quando se move para aquele diapositivo em particular.

Existem também alguns outros métodos que pode utilizar para adicionar temporizador aos diapositivos em PowerPoint. Existe um método de animação da Microsoft que pode encontrar aqui. E, também pode utilizar os modelos de temporizador da galeria de modelos do PowerPoint e modificá-los para mostrar o tempo de contagem decrescente.

Palavras de Encerramento:

Ao seguir este simples tutorial, pode facilmente adicionar um temporizador aos diapositivos do PowerPoint. Pode utilizar um temporizador para vários fins; pode utilizá-lo para questionários, perguntas, ou outras tarefas relacionadas com o tempo.

O seguinte é um post escrito pelo meu amigo e cliente Leigh Mires, Director e Director de Formação da Walter P Moore Engineering. Ela e eu estamos a trabalhar há sete anos para formar os seus engenheiros a fim de reduzir a sua dependência do PowerPoint. Acho que temos mais trabalho a fazer!

Casada com o PowerPoint

Cate Blanchett, retratando a Rainha Elizabeth I no filme Elizabeth I de 1998, estendeu a mão para exibir o seu anel real e exclamou ao seu conselheiro próximo Lord Burghley: “Olhe Lord Burghley, sou casado com a Inglaterra! Quando se trata de fazer apresentações, passamos tanto tempo sobre o brilho dos nossos computadores a criar diapositivos que mais valia estarmos casados com

Esta semana um dos nossos líderes seniores ministrou um novo curso na nossa Série de Formação em Desenvolvimento Empresarial intitulado

Uma Introdução ao Processo Básico de Desenvolvimento Empresarial . Este curso foi ministrado nos nossos escritórios de duas formas diferentes – uma por webcast para escritórios não-Houston e outra por apresentação ao vivo no escritório de Houston. Ambas as apresentações utilizaram o PowerPoint. Eu cronometrei quando ele entregou o seu webcast no escritório de Austin e tive um colega de trabalho quando ele fez a sua apresentação ao vivo em Houston. Aqui estão as minhas descobertas:

Via Webcast – tempo médio gasto por diapositivo = 73 segundos

Seminário ao vivo – tempo médio gasto por diapositivo = 85 segundos

Note-se que o método de entrega de webcast não teve participação da audiência até que a apresentação estivesse terminada e o nosso executivo a abrisse para perguntas. Caso contrário, não havia nenhuma interacção planeada do público concebida para a formação. E, creio que é seguro dizer que não houve surpresa que o seminário ao vivo tivesse sido mais prolongado por diapositivo devido ao acesso ao vivo e aberto que o apresentador tinha para a audiência.

Embora estes resultados mostrem uma média de menos de 2 minutos por diapositivo, com base na densidade de diapositivos que normalmente revejo para seminários técnicos e formação de clientes, creio que a regra dos 2 minutos é bastante precisa. É especialmente verdadeira, uma vez que uma formação eficaz tem geralmente incorporado métodos para a interacção com o público.

No Microsoft PowerPoint, uma apresentação é composta por vários diapositivos. Há várias formas de criar ou adicionar um diapositivo numa apresentação em PowerPoint. Depois de adicionar diapositivos, pode mover os diapositivos, e pode apagar os diapositivos.

Para instruções sobre como adicionar, mover e apagar slides no PowerPoint, clique num link abaixo.

Inserir novo diapositivo

Para inserir um novo slide em branco numa apresentação, siga os passos abaixo.

No painel de pré-visualização de slides à esquerda, clique com o botão esquerdo do rato no meio de dois slides onde pretende inserir um slide.

Na fita do PowerPoint, no separador Home ou Insert, clique na opção New Slide (Novo diapositivo).

  1. No menu pendente que se abre, seleccione o tipo de diapositivo a inserir. O novo diapositivo será inserido na apresentação em que clicou no passo 1 acima.
  2. Copiar e colar o diapositivo existente
  3. Para adicionar uma cópia de um slide existente a uma apresentação, siga os passos abaixo.

No painel de pré-visualização de diapositivos à esquerda, encontre o diapositivo existente que pretende copiar.

Utilizando o rato, clique com o botão direito do rato nesse diapositivo e seleccione Copiar no menu pop-up.

  1. Determine onde pretende adicionar o diapositivo copiado. Clique com o botão direito do rato sobre o diapositivo onde pretende colar o diapositivo copiado.
  2. No menu pop-up que aparece, na secção Opções de Colar, clique no ícone da opção colar do meio para colar o diapositivo. A opção colar do meio cola o diapositivo utilizando a mesma formatação que o diapositivo copiado.
  3. Inserir o diapositivo de outra apresentação
  4. Para adicionar um slide de outra apresentação, siga os passos abaixo.

No painel de pré-visualização de slides à esquerda, clique com o botão esquerdo do rato no meio de dois slides onde pretende inserir um slide.

Na fita do PowerPoint, no separador Home ou Insert, clique na opção New Slide.

  1. No menu pendente que se abre, seleccione o tipo de diapositivo a inserir. O novo diapositivo será inserido na apresentação em que clicou no passo 1 acima.
  2. Copiar e colar o diapositivo existente
  3. Encontre o ficheiro de apresentação PowerPoint com o slide que pretende adicionar à apresentação actualmente aberta, e clique no botão Abrir.
  4. Uma pré-visualização dos slides é mostrada abaixo da opção Navegar. Clique com o botão esquerdo do rato no diapositivo que pretende inserir na apresentação actualmente aberta. Um novo diapositivo será inserido, com texto do diapositivo seleccionado incluído no novo diapositivo.
  5. Para aplicar também a formatação do diapositivo seleccionado ao novo diapositivo inserido, clique com o botão direito do rato no diapositivo seleccionado e seleccione Aplicar Tema a Diapositivos Seleccionados .
  6. Mover um diapositivo
  7. Para mover um slide para outro local numa apresentação em PowerPoint, siga os passos abaixo.

Escolha um estilo de letra que o seu público possa ler à distância.

Escolher um estilo de fonte simples, como Arial ou Calibri, ajuda a fazer passar a sua mensagem. Evite fontes muito finas ou decorativas que possam prejudicar a legibilidade, especialmente em tamanhos pequenos.

Escolha um tamanho de letra que o seu público possa ler à distância.

Tente evitar usar fontes de tamanho inferior a 18 pt, e poderá ter de aumentar para uma sala grande onde a audiência esteja longe.

Mantenha o seu texto simples e minimize a quantidade de texto nos seus diapositivos

Usar balas ou frases curtas, e tentar manter cada uma delas numa linha; ou seja, sem invólucro de texto.

Pretende que o seu público o ouça apresentar a sua informação, em vez de ler o ecrã.

Alguns projectores cortam slides nas extremidades, pelo que as frases longas podem ser cortadas.

Pode remover artigos como “a” e “the” para ajudar a reduzir a contagem da palavra numa linha.

Use a arte para ajudar a transmitir a sua mensagem.

Use gráficos para ajudar a contar a sua história. Não sobrecarregue o seu público adicionando demasiados gráficos a um slide, no entanto.

Faça etiquetas para gráficos e gráficos compreensíveis.

Use apenas texto suficiente para tornar os elementos de etiquetas num gráfico ou gráfico compreensíveis.

Torne os fundos dos diapositivos subtis e mantenha-os consistentes.

Escolher um modelo ou tema apelativo e consistente que não seja demasiado apelativo. Não quer que o fundo ou o desenho desvie a atenção da sua mensagem.

Use alto contraste entre a cor do fundo e a cor do texto.

Os temas definem automaticamente o contraste entre um fundo claro com texto de cor escura ou fundo escuro com texto de cor clara.

Verifique a ortografia e a gramática.

Para ganhar e manter o respeito do seu público, verifique sempre a ortografia e a gramática na sua apresentação.

Dicas para uma apresentação eficaz

Apareça cedo e verifique se o seu equipamento funciona correctamente.

Certificar-se de que todo o equipamento está ligado e a funcionar.

Não assuma que a sua apresentação irá funcionar bem noutro computador.

Falhas de disco, desajustes na versão de software, falta de espaço em disco, pouca memória, e muitos outros factores podem arruinar uma apresentação.

Desligue os protectores de ecrã, e assegure-se de que tem os ficheiros e versões de software apropriados de que necessita, incluindo o PowerPoint.

Para garantir que todos os ficheiros são contabilizados quando os copia para uma unidade USB e os leva para o seu local de apresentação, veja Embalar uma apresentação para CD ou unidade flash USB.

Considere armazenar a sua apresentação na OneDrive para que esta possa ser acessível a partir de qualquer dispositivo com ligação à Internet.

Verifique se a resolução do projector é a mesma que a do computador onde criou a sua apresentação.

Se as resoluções não corresponderem, os seus slides podem ser cortados, ou podem ocorrer outros problemas de visualização.

Desligue o seu protector de ecrã.

Mantenha o seu público concentrado no conteúdo da sua apresentação.

Verifique todas as cores num ecrã de projecção antes de fazer a apresentação propriamente dita.

As cores podem projectar-se de forma diferente do que aparece no seu monitor.

Peça ao seu público para manter as perguntas até ao fim.

As perguntas são um excelente indicador de que as pessoas estão envolvidas pelo seu assunto e capacidades de apresentação. Mas se guardar as perguntas até ao fim da apresentação, conseguirá passar o seu material sem interrupções. Além disso, as perguntas iniciais são frequentemente respondidas através dos slides e comentários que se seguem.

Evite mover o ponteiro inconscientemente.

Quando não estiver a utilizar o ponteiro, retire a sua mão do rato. Isto ajuda-o a impedir que mova o ponteiro inconscientemente, o que pode distrair.

Não leia a apresentação.

Pratique a apresentação para que possa falar a partir de pontos de bala. O texto deve ser uma deixa para o apresentador e não a mensagem completa para a audiência.

Se planear um determinado período de tempo para a sua apresentação, não passe por cima. Se não houver limite de tempo, tome menos tempo em vez de mais para garantir que as pessoas se mantenham empenhadas.

Monitorize o comportamento da sua audiência.

Cada vez que fizer uma apresentação, monitorize o comportamento da sua audiência. Se observar as pessoas a concentrarem-se nos seus slides, estes podem conter demasiados dados ou ser confusos ou distrair de alguma outra forma. Use a informação que aprender de cada vez para melhorar as suas futuras apresentações.

Exploramos dez ideias para o ajudar a criar melhores apresentações em PowerPoint.

Autor: Barrera Alcova

Produto/versão: PowerPoint

Data de criação: 01 de Outubro de 2021 Última Actualização: 01 de Outubro, 2021

Aqui temos as 10 melhores dicas para apresentações PowerPoint mais eficazes que o ajudarão a dominar o processo e a acabar com a apresentação eficaz que lhe dará os melhores resultados. Estas dicas eficazes de apresentação em PowerPoint têm sido utilizadas por especialistas de todo o mundo e são especiais. São algo que pode utilizar em cada uma das suas apresentações. Podemos dizer que cada boa apresentação em PowerPoint terá estes elementos incorporados para que possa ver o apelo e o resultado global. Sem mais demoras, vamos começar.

Criar um Roteiro Primeiro

Esta é a primeira e portanto a mais importante dica que temos de revelar. Todas as apresentações eficazes começam com um guião que terá de escrever. Trata-se de planear e criar o resultado global de que se vai orgulhar. “Comece sempre com o guião mais detalhado que conseguir criar. Depois adapte-o e poli-o. Faça-o deslumbrante e tenha o melhor aspecto possível. Tenho usado este método há anos e funciona sempre na perfeição”, diz Devin Smith, escritor a tempo inteiro no papersowl. com com mais de 10 anos de experiência na escrita e no desenvolvimento de opções de PowerPoint.

Não Fazer Parágrafos

Se tiver estado a utilizar o serviço de escrita de apresentações PowerPoint verá que qualquer apresentação PowerPoint eficaz vem sem quaisquer parágrafos. Isto é feito porque os seus slides estão lá para ilustrar o que quer dizer. Não estão lá para explicar o assunto na íntegra. A escrita da apresentação deve ser mais centrada nos guiões do que nos diapositivos. Os slides em PowerPoint estão lá para o ajudar, não para substituir a sua história.

Imagem: Vectores de negócio Freepik

Em

Independentemente do facto de estar a utilizar um fundo escuro ou fundo claro, uma lâmina deve conter apenas uma peça de informação. Todos os pontos principais devem ser exibidos em vários diapositivos. Evite frases longas só por precaução. Este é um erro comum que a maioria das pessoas comete, pelo que tivemos de o incluir na lista. Forçar demasiada informação e texto num único diapositivo é um erro enorme. Não será capaz de ajustar os diapositivos de acordo com a sua história e as pessoas terão todos os factos antes mesmo de dizer alguma coisa sobre eles.

Use um desenho simples mas inteligente

Uma apresentação em PowerPoint não tem de parecer uma obra-prima. Precisa de se concentrar mais na funcionalidade. O objectivo é formatar cada diapositivo da forma mais simples e fácil possível. Coloque sempre o texto escuro sobre o fundo branco ou claro. O texto deve ser alinhado à direita e os pontos-chave têm de ser curtos. As fontes decorativas que verá podem ser utilizadas apenas em cabeçalhos. O tamanho do tipo de letra deve ser o correcto. As imagens precisam de estar em HD e seguir um desenho simples.

Usar imagens mas não Clipart

Na maioria dos casos, uma grande apresentação em PowerPoint terá fotografias HD, como já mencionámos anteriormente. Bem, não é necessário utilizá-las. Algumas das melhores dicas de apresentação em PowerPoint são para não utilizar fotografias. Depende de si e do público. Tenha em mente que a utilização do clipart deve ser evitada a todo o custo. Já foi usado milhões de vezes e já não funciona. Acabará por ter uma má apresentação. Isto é algo que todos os serviços de redacção de apresentações já sabem.

Você ainda é a chave

Uma apresentação em PowerPoint é uma ferramenta nada mais. Isto significa que continuará a estar no centro das atenções de todo o processo. Pense em como os espectadores irão reagir e o que têm a dizer, como o irão fazer. Noutros termos, imagine que está na audiência e dirija-se a si próprio. Isto pode ser útil em mais palavras do que as que podemos descrever.

Use um Gancho

Todas as grandes apresentações utilizam a mesma coisa. Todos os escritores sabem que um conteúdo bem escrito deve ter um gancho. Isto é algo que irá utilizar para captar e intrigar a atenção dos leitores ou das pessoas neste caso. Um gancho deve abordar as emoções e deve ser poderoso e forte. Tem apenas um objectivo, manter as pessoas interessadas no que tem a dizer o tempo todo. Leia alguns artigos que foram escritos por pessoas com estas capacidades e verá o efeito global que tem sobre o público.

Seja original

Aqueles que escrevem apresentações em PowerPoint devem e querem manter-se originais e únicos. Concordamos e acreditamos que esta é uma dica muito importante e que deve ser aplicada a cada apresentação. Há inúmeras dicas e opções que as pessoas têm usado para estas coisas. Se conseguir fazer com que a sua se destaque da multidão que está a olhar para o sucesso imediato.

Pergunte ao público

Faça as perguntas no seu desenho de apresentação e utilize sempre a funcionalidade de slide master. Quando estas forem utilizadas, o seu público ficará intrigado durante um longo período de tempo e desejará permanecer lá até ao fim. É de enorme importância e uma dica que

Há muitos modelos de apresentação que pode utilizar nos dias de hoje. Cada um deles é ideal com pontos de bala. Bem, é preciso ser original mais uma vez e usar o mais recente, o mais espectacular, e apelativo. Estes podem ajudá-lo mais do que pode imaginar e os resultados são simplesmente fantásticos. Há sempre os ideais que pode e deve utilizar neste momento. Tenha em mente que vai precisar de tempo para os encontrar.

Imagem: Vectores de Negócio Freepik

A Palavra Final

Todos estes factos são essenciais e terão um efeito enorme e positivo no resultado final. É necessário implementá-los em todos os seus projectos futuros apenas porque é importante manter-se à frente dos outros. Como podem ver, estes factos são simples e fáceis de compreender, portanto, isto é algo que todos podem fazer agora mesmo.

Independentemente do facto de estar a utilizar um fundo escuro ou fundo claro, uma lâmina deve conter apenas uma peça de informação. Todos os pontos principais devem ser exibidos em vários diapositivos. Evite frases longas só por precaução. Este é um erro comum que a maioria das pessoas comete, pelo que tivemos de o incluir na lista. Forçar demasiada informação e texto num único diapositivo é um erro enorme. Não será capaz de ajustar os diapositivos de acordo com a sua história e as pessoas terão todos os factos antes mesmo de dizer alguma coisa sobre eles.

Lista de características 01 (Layout com separadores)

O Layout da Lista de Características inclui três amostras de apresentações em PowerPoint: uma para criar uma lista visual de 4 características, 5 características, e 6 características. Estas funcionam bem quando se tem demasiada informação para caber dentro de um slide. Esta solução permite-lhe utilizar vários diapositivos, mas o resultado visual continua a ser o de um único diapositivo!

Esta é a página original. Uma versão AMP (página móvel acelerada) desta página também está disponível para quem se encontra em plataformas móveis, em 10 Dicas para Fazer Apresentações Eficazes em PowerPoint.

Uma das perguntas mais comuns que os nossos utilizadores nos fazem sobre o timing em PowerPoint é qual é o timing perfeito para slides em PowerPoint e quanto tempo deve uma apresentação depender do número de slides? Bem, não há aqui uma regra geral, uma vez que cada nova apresentação é diferente.

Contudo, há alguns especialistas que recomendam algumas directrizes e regras para realizar bem as apresentações e fazer apresentações eficazes em PowerPoint a tempo .

A duração da apresentação dependerá naturalmente do número de diapositivos, mas também de muitos outros factores. Aqui iremos rever diferentes tópicos sobre a duração dos ficheiros PowerPoint e o tempo.

Apresentação em PowerPoint de 5 minutos

Em apresentações de 5 minutos pode dizer muito. Vamos imaginar esta pergunta: É possível preencher tanta informação numa apresentação de 5 minutos? Oliver Adria respondeu-nos a isto.

Definitivamente! Tenho visto muitas apresentações fantásticas em 10 minutos ou menos. E penso que o primeiro passo para perceber que isto é muito possível é que precisamos de esquecer a noção de que as apresentações são palestras aborrecidas de 60 minutos baseadas em PowerPoint – realizadas em salas de escritório enfadonhas. As apresentações não precisam de ser assim!

No seu posto escrito em Rethink Presentations, podemos compreender que as apresentações de 5 minutos são possíveis. Na verdade, todos nós vimos apresentações feitas em apenas 5 minutos. A maioria dos lançamentos de elevador são normalmente tão rápidos que podem ser envolvidos em 5 minutos de conversa e apresentação. Durante este tempo, pode sentir-se tentado a abrandar o elevador, mas bem, se já planeou a apresentação com antecedência, e conceber a apresentação de uma forma que cada diapositivo tenha sentido e um propósito de estar presente, então trata-se de uma questão de timing. Neste caso, claro, o número de diapositivos será limitado a apenas alguns diapositivos, considerando que precisaria de pelo menos 30 segundos a 1:30 minutos para completar cada diapositivo.

Apresentações de 10 minutos

Mais uma vez, pode ser um desafio fazer apresentações durante 10 minutos, mas considere que alguns campos e apresentações a investidores empresariais onde algumas ideias devem ser partilhadas rápida e eficazmente, então isto pode ser possível. E pode dizer muito num período de 10 minutos, mas é claro que precisaria de praticar e planear a apresentação com antecedência de modo a torná-la possível. As suas capacidades de apresentação também podem ser tão boas que não precisará de praticar, mas mesmo neste caso, recomenda-se que ensaie o tempo de apresentação. Isto ajudará a realizar uma grande apresentação em 10 minutos, onde precisará de fazer uma simples introdução, apresentar o fundo e depois a ideia e terminá-la com uma conclusão poderosa. Também é importante saber se há algum tempo para perguntas ou se precisa de embrulhar tudo dentro de 10 minutos. Quantos diapositivos irá colocar na apresentação de 10 minutos? Bem, isso dependerá de muitos factores, claro, uma vez que cada apresentação é única.

15 ou 20 minutos de apresentação

Para apresentações de 15 ou 20 minutos, este tipo de apresentações pode ser realmente rápido, apesar de que fazer a apresentação pode levar um dia inteiro ou muitos dias, dependendo da complexidade e do público. Mas 15 minutos é um bom timing para apresentações que devem ser realizadas rapidamente. Especialmente se estiver a lidar com business angels, investidores, empresas de capital de risco ou outras empresas ou mesmo clientes que tenham sido demasiado difíceis de conseguir uma reunião na agenda. Ao envolver uma apresentação em até 15 minutos pode especificar os conceitos mais importantes ou chave e preparar uma reunião que destacará os conceitos mais importantes a apresentar. O seu público ficará satisfeito se conseguir embrulhar a apresentação em 15 minutos.

Há algumas regras aplicadas para apresentações curtas no tempo, por exemplo a regra 10/20/30 para apresentações em PowerPoint, onde Guy Kawasaki já apontou sobre isto. 10 diapositivos em 20 minutos e utilizando pelo menos o tamanho de letra 30 no desenho dos diapositivos. Há muita controvérsia sobre esta regra, e apesar de ter alguns bons benefícios, há algumas coisas a considerar, como Andrew Dlugan dlugan apontou no seu artigo. Neste artigo podemos ver que há bons pontos sobre o que é amado a partir de 10/20/30, mas também alguns pontos de vista opostos:

Cada apresentação é única

Não há um número perfeito de diapositivos

Não há uma duração perfeita para falar

  • Apresentação de 30 minutos
  • Este tipo de apresentações são amplamente utilizadas para apresentações de negócios ou mesmo na escola. Para as empresas, uma apresentação de 30 minutos não é tanto para aborrecer tanto o público, e não é demasiado curta para deixar de apresentar tópicos ou conceitos importantes. A propósito, este tipo de apresentações são também utilizadas na escola, pelo que muitas equipas diferentes e estudantes podem fazer apresentações diferentes no mesmo dia. Dando mais 10 ou 15 minutos para perguntas, pode fazer uma única apresentação de equipa em 45 minutos de apresentação.
  • Apresentação de 60 minutos

Em 60 minutos de apresentação há tanto que se pode apresentar. 60 minutos podem ser bons para um conferencista na sala de aula, mas por vezes demasiado para uma reunião diária ou semanal. Claro que isso depende da importância da reunião e se esta foi planeada com antecedência ou não. Para reuniões não planeadas sem motivo, gastar 60 minutos x número de participantes pode ser demasiado tempo gasto ou desperdiçado. Se estiver a planear uma apresentação de 60 minutos, então pode estruturá-la adequadamente para manter a audiência de pé até a completar.

120 minutos de apresentação

Uma apresentação com duração superior a uma hora pode ser realmente aborrecida se não se tomaram precauções para um bom design no mesmo.

Apresentações mais longas, reuniões, conferências

Claro que também há apresentações mais longas, basta pensar em conferências de um dia ou de vários dias onde se realizam muitos PowerPoint num auditório. Neste caso, se for responsável pela organização destas apresentações, é importante obter aconselhamento especializado. Neste caso, é obrigatório fazer intervalos, uma vez que deixará o seu público descansar. Podem também utilizar as pausas para fazer algum trabalho em rede e processar o que aprenderam. As longas apresentações podem ser aborrecidas se não forem tão bem concebidas, mas aqui talvez devêssemos perguntar aos peritos, e definitivamente a TED é um bom ponto de partida.

Já deve ter ouvido falar da famosa regra 10/20/30, concebida por Guy Kawasaki, para a concepção de apresentações. Esta regra afirma que a utilização de 10 diapositivos em 20 minutos com um tamanho mínimo de fonte de 30 pontos é a estratégia de apresentação mais eficaz – mas o que é que isto realmente significa?

O mais importante a lembrar, particularmente se estiver a utilizar o PowerPoint para transmitir a sua mensagem, é ter em mente o seu público ao preparar a sua apresentação. O seu público quer uma apresentação relevante, e não apenas algo que seja visualmente apelativo.

Um erro comum que os oradores cometem ao conceberem apresentações em PowerPoint é serem demasiado apaixonados por ela que põem tudo o que sabem nela. Ao tentarem transmitir o seu ponto de vista, os apresentadores tendem a usar jargões complexos e a transmitir demasiada informação, deixando a audiência confusa sobre o verdadeiro objectivo da apresentação.

Então, como pode simplificar a sua informação mas ainda assim transmitir uma mensagem poderosa ao seu público?

Aqui estão 10 sugestões:

1) Recorte o palavreado

Por mais irónico que possa parecer, uma parte essencial para provar um ponto é utilizar uma quantidade mínima de palavras por diapositivo para que a audiência esteja concentrada em si, e não no ecrã. É bastante difícil para qualquer tipo de público ler textos e ouvi-lo ao mesmo tempo. Se tiver afirmações mais longas, divida-as em vários diapositivos e realce as palavras-chave. Isto não significa que limita o seu conteúdo a factos aborrecidos e enfadonhos. Esteja à vontade para incorporar anedotas ou citações desde que sejam relevantes e apoiem a sua mensagem.

2) Acrescentar imagens

Em vez de mais palavras, complemente as suas ideias com imagens vívidas. Mais uma vez, a chave não é a utilização excessiva de fotografias ao ponto de fazer com que as suas apresentações pareçam pouco profissionais. As fotografias só devem ser utilizadas se promoverem ou enfatizarem a ideia principal do seu diapositivo.

3) Utilize animação apropriada

Tal como as imagens, use animação apenas quando apropriado e apenas se tiver ensaiado completamente a sua apresentação com o fluxo da animação. Caso contrário, eles distrairão e farão parecer que concebeu a sua apresentação de mau gosto.

4) Não use em demasia os números

Tal como com as palavras, minimize a quantidade de números que apresenta em cada diapositivo. Se tiver gráficos que resumem os números totais no final, então já não precisa de preencher todo o seu gráfico com os pequenos números da escala.

5) Utilize fontes grandes

Para além da razão óbvia de que as fontes maiores são mais legíveis, o tamanho dita o impacto da sua mensagem e uma maior torna mais fácil para o seu público compreender claramente o que está a dizer ou quer destacar. Para além do tamanho da fonte, preste atenção ao espaçamento entre parágrafos, linhas e colunas; não quer que o seu texto apareça emaranhado.

6) Mantenha a coerência

Todo o objectivo da sua apresentação é conduzir para casa um ponto, não fazer a sua apresentação parecer foleira. Mantenha o tamanho da sua fonte e o tamanho e formato de uma caixa numa página consistente em todos os seus slides.

7) Limitar pontos de bala

Mantenha os seus pontos de bala a um máximo de 5-6 por lâmina. Além disso, as palavras por ponto de bala também devem ser limitadas a 5-6 palavras. É também sensato variar o que apresenta em cada diapositivo, tal como alternar entre pontos de ponto, gráficos e diapositivos gráficos, de modo a manter o interesse e o foco do seu público.

8) Escolher cores e contrastar eficazmente.

Use cores arrojadas e contraste elevado. Uma cor pode parecer completamente diferente no seu monitor do que será quando projectada num ecrã grande.

9) Conte uma história

Todos adoram uma boa história, especialmente se for algo com que se possam facilmente relacionar. Uma boa história começa com um problema e quanto mais irritante o problema for para o público, mais eficaz será a sua apresentação uma vez que tenha fornecido uma possível solução para eles.

10) Seja flexível

A fim de desenvolver uma forte ligação com o seu público, precisa de ser flexível com os seus slides. Durante o seu discurso, pode sentir que alguns diapositivos se tornaram desnecessários; por conseguinte, quer preparar a sua apresentação de modo a poder facilmente trocá-los ou eliminá-los. Em contrapartida, prepare alguns slides opcionais em antecipação de perguntas ou ideias que espera do seu público. Isto irá dar à sua apresentação o factor “uau”.

Ao utilizar o PowerPoint para entregar um ponto PowerFUL, o seu objectivo não é conceber a melhor apresentação, mas sim a mais eficaz. Isto significa criar uma apresentação com a qual o seu público se possa ligar através do interesse, participação, memorização e, idealmente, aprendizagem de algo útil.

Todos nós já sentimos a dor de uma má apresentação em PowerPoint. E mesmo que prometemos nunca cometer os mesmos erros, ainda podemos cair em armadilhas de design comuns. A boa notícia é que a sua apresentação em PowerPoint não tem de ser vulgar. Tendo em mente algumas directrizes, as suas apresentações em sala de aula podem ficar acima da multidão!

“É fácil rejeitar o design – relegá-lo a mero ornamento, a pretensão de lugares e objectos para disfarçar a sua banalidade. Mas isso é um grave mal-entendido do que é design e porque é que é importante”.

Daniel Pink

O modelo de Baddeley e Hitch de memória de trabalho.

Uma estrutura que pode ser útil na tomada de decisões de design sobre o seu desenho de slides em PowerPoint é o modelo de memória de trabalho de Baddeley e Hitch.

Como ilustrado no diagrama acima, o Executivo Central coordena o trabalho de três sistemas organizando a informação que ouvimos, vemos, e armazenamos na memória de trabalho.

O Loop Fonológico trata de qualquer informação auditiva. Os alunos numa sala de aula estão potencialmente a ouvir uma variedade de coisas: o instrutor, perguntas dos seus pares, efeitos sonoros ou áudio da apresentação em PowerPoint, e a sua própria “voz interior”.

O Visuo-Spatial Sketchpad lida com informações que vemos. Isto envolve aspectos tais como forma, cor, tamanho, espaço entre objectos, e o seu movimento. Para os estudantes isto incluiria: o tamanho e a cor das fontes, a relação entre imagens e texto no ecrã, o percurso de movimento da animação de texto e transições de slides, bem como quaisquer gestos de mão, expressões faciais, ou demonstrações de sala de aula feitas pelo instrutor.

O Buffer Episódico integra a informação através destes domínios sensoriais e comunica com a memória a longo prazo. Todos estes elementos estão a ser depositados num tanque de retenção chamado “tampão episódico”. Este buffer tem uma capacidade limitada e pode tornar-se “sobrecarregado”, estabelecendo assim limites sobre a quantidade de informação que os estudantes podem receber de uma só vez.

Pesquisa sobre as preferências dos estudantes para PowerPoint

Laura Edelman e Kathleen Harring do Muhlenberg College, Allentown, Pennsylvania desenvolveram uma abordagem ao design de PowerPoint utilizando o modelo de Baddeley e Hitch. Durante o curso do seu trabalho, conduziram um inquérito aos estudantes do colégio perguntando o que gostavam e não gostavam nas apresentações em PowerPoint do seu professor. Descobriram o seguinte:

Características que os estudantes não gostaram nas apresentações em PowerPoint dos professores

Demasiadas palavras num diapositivo

Clip art

Movimento (transições de slides ou animações de palavras)

  • Modelos com demasiadas cores
  • Características que os estudantes gostam sobre os slides em PowerPoint dos professores
  • Os gráficos aumentam a compreensão do conteúdo
  • Listas em bloco ajudam-nos a organizar ideias

O PowerPoint pode ajudar a estruturar palestras

  • Explicações verbais das imagens/gráficos ajudam mais do que esclarecimentos escritos
  • De acordo com Edelman e Harring, algumas conclusões da investigação em Muhlenberg são que os estudantes aprendem mais quando:
  • o material é apresentado em frases curtas em vez de parágrafos completos.
  • o professor fala sobre a informação no diapositivo, em vez de fazer com que os estudantes a leiam por si próprios.

são utilizadas fotografias relevantes. As imagens irrelevantes diminuem a aprendizagem em comparação com os diapositivos em PowerPoint sem imagem.

  • tomam notas (se o professor não estiver a falar). Mas se o professor está a dar aulas, a tomada de notas e a audição diminuem a aprendizagem.
  • Recebem os slides do PowerPoint antes da aula.
  • Conselhos da Edelman e Harring sobre o aproveitamento da memória de trabalho com o PowerPoint:
  • Alavancar a memória de trabalho, dividindo a informação entre a modalidade visual e auditiva. Ao fazê-lo, reduz-se a probabilidade de um sistema ficar sobrecarregado. Por exemplo, palavras faladas com imagens são melhores do que imagens com texto, pois integrar uma imagem e narração exige menos esforço cognitivo do que integrar uma imagem e texto.
  • Minimizar a oportunidade de distracção removendo qualquer material irrelevante, como música, efeitos sonoros, animações, e imagens de fundo.

Usar tacos simples para orientar os alunos para pontos ou conteúdos importantes. Usar tamanho de texto, dobragem, itálico, ou colocar conteúdo numa caixa de texto em destaque ou sombreado é tudo o que é necessário para transmitir o significado de ideias-chave na sua apresentação.

  • Não coloque cada palavra que pretende dizer no seu slide PowerPoint. Em vez disso, mantenha a informação apresentada em pequenos pedaços que sejam facilmente lidos e compreendidos.
  • Recursos para fazer melhores apresentações em PowerPoint
  • Um dos websites mais acessados sobre design PowerPoint é o blog de Garr Reynolds, Presentation Zen. Na entrada do seu blogue: “O que é um bom design PowerPoint”? Reynolds explica como manter o design de slides simples, mas não simplista, e inclui alguns exemplos de slides que ele “criou” para demonstrar como melhorar a sua legibilidade e eficácia. Também inclui exemplos de slides da sua própria apresentação sobre o desenho de slides em PowerPoint.
  • Outro guru de apresentação, David Paradi, autor de “The Visual Slide Revolution”: Transformando Slides de Texto Sobrecarregados em Apresentações Persuasivas” mantém uma série de podcast de vídeo chamada “Think Outside the Slide”, onde também demonstra a transformação de slides em PowerPoint. Os exemplos neste site são tipicamente da perspectiva empresarial, mas o processo pelo qual as decisões de conteúdo são tomadas continua a ser relevante para o ensino superior. Paradi também desenvolveu um método de cinco passos, chamado KWICK, que pode ser usado como um guia simples ao conceber apresentações em PowerPoint.

No vídeo clip abaixo, o comediante Don McMillan fala sobre alguns dos usos errados comuns do PowerPoint na sua rotina chamada “Vida após a Morte por PowerPoint”.

  • A apresentação em PowerPoint é omnipresente, mas só porque todos o fazem, não significa que todos o façam bem. Aqui estão algumas dicas para o ajudar a salvar o seu público da “morte por PowerPoint”. – Use a característica de slide master para criar um modelo de design consistente e simples. É bom variar o conteúdo dos seus diapositivos (por exemplo, lista de diapositivos, texto de 2 colunas, texto & imagem), mas seja consistente com outros elementos tais como tipo de letra, cores e fundo.
  • – Simplifique e limite o número de palavras em cada ecrã. Utilize frases-chave e inclua apenas informação essencial. o Geralmente não mais de 6 palavras por linha o Geralmente não mais de 6 linhas por diapositivo o Evite frases longas o Uma fonte maior indica informação mais importante o O tamanho da fonte varia geralmente de 18 a 48 pontos – Limite a pontuação e evite colocar palavras em todas as letras maiúsculas. O espaço vazio no diapositivo irá melhorar a legibilidade.
  • – Usar cores contrastantes para o texto e o fundo. Texto escuro sobre um fundo claro é o melhor. Fundos de fundo padrão podem reduzir a legibilidade do texto. – Evitar a utilização de transições cintilantes, tais como fly-ins de texto. Estas características podem parecer impressionantes no início, mas distraem e envelhecem rapidamente. – O uso excessivo de efeitos especiais, tais como animação e sons, distrai e pode fazer com que a sua apresentação pareça menos do que séria. – Use imagens de boa qualidade que reforçam e complementam a sua mensagem. Assegure-se de que as suas imagens mantêm o seu impacto e resolução quando projectadas num ecrã maior. – Se utilizar builds, faça com que o conteúdo apareça no ecrã de uma forma consistente e simples; do topo ou da esquerda é melhor. Só “construa” ecrãs quando necessário para marcar o seu ponto de vista, pois podem atrasar a sua apresentação. – Limite o número de diapositivos. Os apresentadores que “viram” constantemente para o próximo diapositivo são susceptíveis de perder o seu público. Uma boa regra geral é um diapositivo por minuto. – Aprenda a navegar na sua apresentação de uma forma não-linear. O PowerPoint permite ao apresentador saltar para a frente ou para trás sem ter de folhear todos os diapositivos provisórios. – Saiba como e pratique avançar e recuar na sua apresentação. Os estudantes podem pedir para ver o ecrã anterior novamente. – Se possível, veja os seus diapositivos no ecrã que vai utilizar para a sua apresentação. Assegure-se de que são legíveis a partir dos bancos da fila de trás. O texto e os gráficos devem ser suficientemente grandes para serem lidos, mas não tão grandes a ponto de aparecerem “em voz alta”. – Tenha um Plano B no caso de dificuldades técnicas. Lembre-se que transparências e folhetos não irão mostrar animação ou outros efeitos especiais. – Não leia a partir dos seus slides. O conteúdo dos seus slides é para o público, não para o apresentador. – Não fale com os seus diapositivos. É muito fácil distrair-se com o conteúdo no seu ecrã. Uma pequena excepção a esta directriz é a necessidade de chamar a atenção do seu público para uma parte específica do seu diapositivo. Por exemplo, poderia usar um ponteiro para identificar uma tendência num gráfico. Caso contrário, simplesmente não há razão para mostrar as suas costas.