Categories
por

Como fazer uma simples auditoria de produtividade

Anúncios e dicas de Produtividade da equipa Timeneye.

Falar de “medir a produtividade dos empregados” costuma trazer uma má sensação. Os empregados não gostam de ter o seu trabalho escrutinado, e os gestores (pelo menos, alguns deles) não querem andar atrás de pessoas para lhes perguntar sobre o seu trabalho.

No entanto, se as equipas querem melhorar, ou pelo menos ter uma ideia de como o seu trabalho tem andado, é necessário um pouco de monitorização e medição da produtividade.

Quando feito correctamente, pode ajudar o gestor a encontrar os custos e os dissipadores de tempo, e também beneficiar a forma como a organização funciona como um todo.

Felizmente, o Timeneye dá aos gestores as ferramentas para fazer exactamente isso.

Afinal, o que é a produtividade dos funcionários?

É difícil medir a produtividade dos funcionários sem saber o que olhar.

É medida pelo número de tarefas concluídas? É o retorno económico dos projectos após os custos do empregado?

Honestamente, cada negócio é diferente. O que significa que a definição de produtividade pode não ser a mesma. Uma forma de começar a medir poderia ver como as pessoas gastam o seu tempo . Como diz o velho ditado, tempo é dinheiro, certo?

“Eu sei! Vou simplesmente contar quanto tempo ficam no escritório e quem passa mais horas ganha! Certo?”

Não basta contar horas, é preciso ver para onde essas horas realmente vão.

É por isso que uma auditoria de tempo vem para ajudar.

Auditorias de tempo: o que são essas?

As auditorias de tempo são ferramentas úteis para a produtividade pessoal, mas podem funcionar muito bem numa equipa como um todo.

Ao realizar uma auditoria de tempo, é possível identificar drenos de tempo e ver onde podem ser feitas melhorias. Os gestores podem ajudar os empregados com as suas capacidades de gestão do tempo e manter toda a equipa feliz e produtiva.

Para um guia completo sobre como fazer uma auditoria de tempo para produtividade pessoal , leia aqui:

Auditoria da sua equipa com as características de relatório do Timeneye

O Timeneye dar-lhe-á exactamente as ferramentas e os dados de que necessita para realizar a sua avaliação.

O que precisa:Um espaço de trabalho da equipa Timeneye

Como auditar a sua equipa, passo a passo:

Passo 1: Explique o “porquê”.

É importante para a sua equipa compreender a razão pela qual está a avaliar o seu tempo . Caso contrário, será apenas uma imposição. A última coisa que quer é que as pessoas empilhem as suas folhas de tempos com entradas sem sentido, só porque têm de o fazer.

Além disso, inclua-se na avaliação: todo o bom líder sabe como é importante liderar pelo exemplo. Para não mencionar, a avaliação para a equipa e o negócio como um todo não será concluída sem si.

Passo 2: A bordo da equipa

A equipa precisará de algum tempo para se adaptar à nova ferramenta, por isso, dê a oportunidade de se habituar a ela. O Timeneye oferece, felizmente, uma série de guias úteis e de posts sobre como utilizar o Timeneye para seguir o tempo todos os dias.

Além disso, estabelece e explica algumas regras e boas práticas . (Por exemplo, pode ser útil acrescentar notas a cada entrada registada para uma avaliação mais detalhada).

Passo 3: Estabelecer objectivos

A definição de objectivos é importante para

Não se esqueça de pensar também em quando a sua equipa está no terreno, em reuniões, ou a alternar entre vários projectos. Facilite-lhes o seguimento do tempo, activando as integrações com as ferramentas que utilizam, e recomendando-lhes a utilização das aplicações Timeneye no seu telemóvel.

Passo 5: Monitorizar

Aí vem o trabalho sujo dos gestores: manter um olho nas pessoas .

Obviamente que observar a sua equipa como um falcão seria a) um enorme desperdício do seu tempo e b) uma enorme chatice para o moral da equipa.

Deixe que a tecnologia lhe dê uma mãozinha. Agende relatórios regulares e sínteses semanais do Timeneye sobre o trabalho da sua equipa, para serem entregues directamente no seu e-mail. Isto permitir-lhe-á manter-se atento ao processo sem perturbar ou interromper o ritmo da sua equipa.

Parece que há muito esforço nesse projecto Deerwave.

As opiniões sobre o estado do projecto também o ajudarão a ver para onde vão os esforços de tempo das equipas, e se estão ou não a cumprir os seus orçamentos.

Vista do tempo de esforço do projecto de Timeneye

Passo 6: O relatório final

Quando todos os dados forem recolhidos, poderá realizar um relatório sobre todo o tempo da sua equipa para ver como correu.

Um relatório da equipa permitir-lhe-á ver como foi atribuído o tempo da equipa, e também pode visar membros específicos que tenha incluído. Depois comparará os dados com os objectivos que lhe atribuiu e a equipa e saberá se foram ou não atingidos.

Como melhorar a sua gestão de tempo e a da sua equipa

Chegou até aqui. Bom trabalho!

Mas simplesmente verificar as caixas dos seus objectivos e contar as horas não fará nada pela produtividade da equipa.

Descubra onde o trabalho pode melhorar e reforçar o que já está a funcionar .

Se tiver explicado a importância de uma boa gestão do tempo para os funcionários e colegas, todos devem beneficiar da auditoria do tempo que efectuaram.

Novo no acompanhamento do tempo? Comece a melhorar a produtividade da sua equipa: crie hoje um espaço de trabalho Timeneye.

Sobre Stefania

Gestor de Marketing na Timeneye. Ela é apaixonada pela tecnologia e por encontrar formas melhores e mais inteligentes de trabalhar. No seu tempo livre, ela gosta de ler livros e cantar músicas dos musicais da Broadway (embora os vizinhos não pareçam apreciar isso). Ligue-se a ela no LinkedIn e no Twitter. Ver todos os posts de Stefania →

Existe frequentemente uma grande discrepância entre a forma como passa o seu tempo e a forma como pensa que passa o seu tempo. Uma auditoria do tempo ajuda-o a ver exactamente como o seu tempo está a ser utilizado para que possa compreender melhor para onde vai o seu tempo. Uma forma de auditoria de tempo é simplesmente manter um registo do seu tempo. Isto funciona até certo ponto, mas tende a mostrar melhor como quer gastar o seu tempo em vez de como o seu tempo é realmente gasto. Para que uma auditoria de tempo seja eficaz, precisa de reflectir o seu histórico real de trabalho.

Aqui está um método simples para fazer uma auditoria de tempo que ajudará a mostrar como o seu tempo é realmente despendido. Obtenha algum tipo de temporizador que possa ser definido para um intervalo de tempo específico. Pretende utilizar 60, 30 ou 15 minutos. Normalmente uma hora é o que se pretende utilizar. Defina o temporizador

Cada vez que o alarme dispara, escreva o que está a fazer nesse momento, reinicie o alarme, e volte ao trabalho. O processo deve demorar cerca de 20 segundos. Interrompê-lo-á, mas os dados devem valer bem a pena o inconveniente. Idealmente, deverá recolher dados de auditoria de tempo de vários dias diferentes. Pode fazer sentido fazer a auditoria de tempo na segunda-feira de uma semana, quarta-feira da semana seguinte, e quinta-feira da semana seguinte. Espalhá-la ajuda a evitar que se torne um hábito e diminui o impacto da distracção de uma dada semana.

Assim que tiver todos os dados da sua auditoria horária, analise-os. Pode usar qualquer método que se adapte às suas necessidades, mas em geral quer categorizar o que estava a fazer em cada ponto de interrupção, pela importância dessa tarefa. No mínimo, deve utilizar três níveis:

Muito importante – o tipo de tarefa que deve estar sempre a fazer.

Não particularmente importante – algo que pode precisar de ser feito, mas que não acrescenta valor significativo e deve ser minimizado tanto quanto possível.

Sem valor – actividades que não deveria estar a fazer de todo.

Se 75% do seu tempo de auditoria lhe mostrar que está a trabalhar em tarefas muito importantes, está a fazer extremamente bem. Muitas pessoas irão descobrir que estão a gastar muito tempo nos níveis 2 e 3. Não se desencoraje demasiado com isto. É típico e, em parte, um subproduto do facto de os dias de trabalho não serem concebidos em torno de serem produtivos.

  1. Assim que a sua auditoria de tempo mostrar como está a gastar o seu tempo, precisa de fazer a si próprio perguntas importantes:
  2. Pode modificar a ordem das tarefas ou a sua agenda para fazer melhor uso do seu tempo? Por exemplo, se se verificar que esteve em espera durante uma boa percentagem do tempo, pode fazer essas chamadas mais cedo ou mais tarde ou num dia diferente, quando é menos provável que seja posto em espera?
  3. Há distracções que possa evitar? Se tem uma televisão no seu escritório e a sua auditoria de tempo mostra que está frequentemente a ver as notícias, talvez deva desligá-la ou retirá-la do seu escritório. Algumas pessoas pouparão muito tempo ao desinstalar o solitário.

Pode parar as actividades de baixo valor? Pergunte-se: “O que acontece se eu simplesmente não fizer isto de todo”? Por vezes, as consequências são triviais, uma vez que olhamos realmente para o que vai acontecer.

Será possível passar para actividades de mais alto valor? Isto pode significar delegar ou automatizar. Se passar muito tempo a tratar de papéis para trás e para a frente para assinar ou enviar por fax documentos seguros, talvez conseguir que a sua equipa mude para Assinaturas Digitais & Encriptação o ajudaria a concentrar-se mais no seu trabalho e menos nas tarefas que acrescentam pouco valor. Talvez possa fazer uso de um assistente virtual para o ajudar a concentrar-se nas coisas mais importantes.

  1. Se for gerente, pode estar a pensar “Devia ter o meu pessoal a fazer isto”! Talvez, mas tenha em mente que a auditoria de tempo só é útil se as pessoas forem honestas. Provavelmente obterá melhores resultados se os mandar fazer uma auditoria de tempo e depois discutir formas de ser mais eficiente como equipa em vez de tentar fazer com que cada pessoa partilhe os seus resultados individuais.
  2. Interacções do leitor
  3. Comentários
  4. Obrigado pelo correio. Posso experimentar este método. Faz-me pensar no que um dos conselheiros residentes na escola preparatória me disse uma vez. Ele disse que é preciso “Distrair as Distracções”. A minha principal ofensa a esta metodologia foi o meu hábito de deixar a minha porta aberta durante o tempo de estudo. O resultado desta prática era que cada vez que alguém passava pela minha porta, eu olhava da minha secretária, tirando a minha atenção do meu trabalho. Olhar para os dados no topo da página significava que cada vez que alguém passava pelo meu quarto, eu estava a dar-lhes 15 minutos do meu dia. A solução muito simples para este problema era deixar a porta apenas ligeiramente aberta (não nos era permitido fechar as portas durante o tempo de estudo.) Dessa forma, as pessoas podiam passar com o coração satisfeito e não iam afectar a minha atenção. O facto é que provavelmente não vou ser capaz de evitar todas as distracções de 2 segundos. Mas se eu conseguir “distrair” algumas delas, já estou à frente do jogo.

Utilizo Wakoopa para saber como passo o meu tempo no computador. Muito eficaz.

Um conferencista que falou em dar um teste semelhante à sua aula de liderança. Ele instruiu-os a escreverem de 10 em 10 minutos o que tinham estado a fazer, e a fazê-lo durante duas semanas. Depois tiveram de trocar os registos entre si, e dar algum feedback construtivo durante as duas semanas seguintes.

Nesta aula sobre Gestão do Tempo ele dá muitos conselhos práticos sobre como usar realmente o tempo, e fazer as coisas. Aplica-o a um verso da bíblia que fala de reunir todos os pequenos pedaços de tempo que são desperdiçados: http://www. sermonaudio. com/sermoninfo. asp? SID=21409949160

Estamos também a começar a pensar mais nos tipos de tarefas e na utilização do tempo. Um dos outros temas parece ser o quão ‘dura’ é uma tarefa, ou quanto esforço ela requer. Muitas vezes as coisas que pensamos como ‘difíceis’ são na realidade tarefas rápidas, enquanto algumas aparentemente simples e fáceis demoram quase uma eternidade! Ter uma maneira de aprender que é o que é uma grande vitória da produtividade!

Embora todos façamos o nosso melhor para maximizar o nosso tempo, ocasionalmente, damos por nós a desejar mais horas no dia, a fim de aumentar a nossa produtividade no trabalho e em casa. E embora não haja falta de aplicações e software disponíveis para o ajudar a aumentar a produtividade, talvez queira considerar outra solução: A auditoria do tempo.

Continue a ler para saber as entradas e saídas da realização da sua própria auditoria de tempo e o que fazer com as suas descobertas.

O que é a auditoria de tempo?

Uma auditoria de tempo destina-se a ajudá-lo a ver como está realmente a gastar o seu tempo. Ao acompanhar as suas actividades ao longo do dia durante três, cinco ou sete dias, pode ver o que consome a maior parte do seu tempo, bem como identificar oportunidades para uma maior eficiência e impacto.

Nice idea. I may have to try that out, although – I don’t think I’d look forward to the results. >.

Como começar

Crie uma mesa – quer em papel ou na sua folha de cálculo preferid a-prior para dar início à sua auditoria de tempo. Deve planear iniciar a sua auditoria quando souber que terá um número consistente de dias que são típicos da sua agenda (não durante as férias ou outras ocasiões especiais em que a sua

No primeiro dia da sua auditoria, anote o que está a fazer de trinta em trinta minutos. Pode ajudar a colocar um alarme no seu telefone por cada meia hora, para que se lembre de introduzir as suas actualizações.

Não precisa de escrever uma longa descrição para cada item. Por exemplo, se estiver a verificar a sua caixa de entrada, anote “e-mail”, ou se estiver a trabalhar num projecto, anote o nome do projecto. Não se preocupe com os detalhes; tome apenas nota do que é.

Para onde vai o seu tempo?

  • Depois de ter concluído a sua auditoria, aprofunde-se na forma exacta como o seu tempo foi gasto.
  • Reveja a sua mesa e círculo ou destaque as três actividades que mais ocorrem a cada dia, depois numa cor diferente, faça um círculo ou destaque das actividades que ocorrem todos os dias.
  • Ao analisar para onde vai o seu tempo, verá emergir duas categorias:
  • Actividades em que se envolve várias vezes por dia que são “sugadores de tempo”. Estas são actividades como verificar a sua caixa de entrada ou navegar na Internet.
  • Actividades de alta prioridade que se envolvem ao longo da semana e que ocupam uma parte substancial do seu tempo. Estas são actividades como a investigação ou projectos relacionados com o trabalho.

Transformar as suas descobertas em oportunidades

Com esta nova ilustração do seu tempo, tente reafectar ou consolidar tarefas e actividades para melhorar a sua produtividade.

Em vez de se envolver nas suas actividades de “sucção de tempo” várias vezes por dia, pergunte-se se pode consolidar esta actividade em uma ou duas horas designadas por dia. Por exemplo, se a sua auditoria de tempo revelar que está a verificar a sua caixa de entrada várias vezes ao longo do dia, poderá estabelecer-se em duas alturas específicas em que irá abordar o seu correio electrónico. Isto irá libertar tempo precioso que pode ser atribuído a outra coisa.

Para actividades altamente prioritárias que ocupam muito do seu tempo, poderá ser mais produtivo designar tempos específicos para trabalhar nelas e também decompor estas actividades em etapas mais pequenas. Por exemplo, se estiver a gastar horas num projecto, marque um horário regular ao longo da semana em que irá trabalhar nesse projecto. Depois, divida-o em etapas claras para que saiba em que horas trabalhará durante cada faixa horária designada.

  • Encontrar novas oportunidades de eficiência não se aplica apenas à sua vida profissional; é útil em casa, também. Se descobrir que está à espera de longas filas na mercearia várias noites por semana, tente apanhar um ou dois dias por semana quando vai buscar as compras, libertando as suas outras noites para passar mais tempo com os seus entes queridos.
  • Comprometendo-se a mudar

Quando souber exactamente para onde vai o seu tempo, o passo seguinte (e talvez o mais difícil) é comprometer-se com as mudanças que gostaria de fazer. Tenha cuidado para não se sobrecarregar, comprometendo-se com demasiadas mudanças ao mesmo tempo; seleccione apenas uma para começar, e acompanhe o seu progresso na implementação dessa mudança durante o próximo mês ou dois.

Poderá também achar útil fazer a auditoria do seu tempo com um parceiro responsável – um membro da família, amigo ou colega – para que possa discutir as suas conclusões e progressos. E para ter a certeza de que está no caminho certo, faça outra auditoria de tempo um ou dois meses para ver se as suas melhorias estão a ser bem sucedidas.

  • Lembre-se, a auditoria de tempo não tem a ver com o facto de se estar a acumular mais nos seus dias. Trata-se de fazer menos do que não o está a ajudar e de fazer mais do que acrescenta valor à sua vida.
  • Gostou deste post? Há muito mais de onde este veio! Subscreva aqui para receber actualizações.
  • Artigos Relacionados

Análise Quantitativa para a Tomada de Decisão Empresarial

Análise de desempenho de vendas

Principais Conceitos de Gestão Financeira

Políticas e procedimentos que afectam a rentabilidade da empresa

Os papéis de um empresário

Lista de informações relevantes para a avaliação do desempenho de um negócio

  • As auditorias são revisões das práticas e procedimentos empresariais para assegurar que as empresas operam eficientemente e detectam erros e fraudes. Pode auditar o seu processo de produção, produtividade laboral, finanças, desempenho de marketing e muitas outras áreas do seu negócio, utilizando passos simples para criar medidas uniformes. A instituição de auditorias internas e externas ajudá-lo-á a detectar problemas antes que estes se descontrolem ou resolvam problemas mais graves que descubra.
  • Financeiro
  • Duas das formas mais básicas de auditar as finanças da sua empresa são a realização de análises de desvios orçamentais e auditorias financeiras mais formais. Uma análise de desvio é uma comparação do seu desempenho real com as suas projecções orçamentais iniciais. Dependendo da dimensão da sua empresa e da necessidade desta informação, efectue uma mensal ou trimestral. A palavra “auditoria” é frequentemente utilizada para descrever uma análise detalhada dos documentos financeiros de uma empresa, tais como livros razão, extractos bancários e livro de cheques. Isto ajuda a detectar erros e fraudes que podem afundar a sua empresa. Se guardar os seus próprios livros, realize as suas próprias auditorias mensais ou trimestrais, pedindo a um associado ou a um contabilista contratado que verifique os seus números. Para ajudar a reduzir o roubo na sua empresa, considere auditorias regulares e surpreendentes utilizando um auditor externo que não mantenha regularmente os seus livros. Deixe a sua contabilista saber com antecedência que o seu trabalho será auditado.
  • Produção
  • Se fabricar o produto que vende, reveja o seu desempenho mensal de produção, incluindo o número de unidades que produz, a quantidade de material, energia e mão-de-obra utilizada no total e por unidade, e o número de artigos defeituosos e devolvidos que fabrica. Isto ajudá-lo-á a determinar se alguns turnos têm um melhor desempenho do que outros, se o seu número de produção inutilizável está a aumentar ou a diminuir e onde os seus custos são estáveis ou estão a aumentar. Para facilitar a sua tarefa, exija aos gestores de produção que criem relatórios de produção e de desempenho para cada turno e depois os compilem semanalmente e mensalmente.
  • Inventário

Um item partido aqui e um item em falta ali podem não parecer um grande negócio, mas sem auditorias de inventário, não saberá quanto está a perder por roubo, danos e entregas incorrectas. Realize auditorias de inventário regulares e surpreendentes para determinar se as suas operações de armazenamento e expedição estão a decorrer sem problemas ou se tem problemas. Para simplificar as coisas, considere auditar diferentes porções do seu inventário em momentos diferentes, em vez de tentar fazer o inventário de todo o seu inventário de uma só vez.

Marketing

Embora seja impossível rastrear cada venda até um determinado anúncio ou promoção, é possível rastrear o desempenho global do seu marketing através da auditoria dos esforços promocionais individuais. Uma das formas mais simples de o fazer é utilizar métodos de marketing de resposta directa. Estes incluem a utilização de cupões em publicações impressas e códigos de cupões para compras em linha, rastreando a web

Os custos laborais podem tornar-se uma das suas maiores despesas se não os seguir. Se utilizar pessoal por hora, reveja regularmente a sua utilização de mão-de-obra por turno em comparação com a sua produção e receitas. Por exemplo, um restaurante deve rastrear os custos de mão-de-obra por serviço para ajudar a saber se está com excesso de pessoal em certos turnos ou dias da semana. A observação de turnos com pagamento recorrente de horas extraordinárias pode ajudá-lo a gerir melhor a produção para equilibrar a sua utilização de mão-de-obra. Para além de auditorias de produtividade, realize regularmente auditorias de conformidade para se certificar de que está a cumprir as suas obrigações legais.

Como líder em negócios, está habituado a medir o desempenho empresarial

Os números que lhe permitem saber que o negócio é bom. Quer se trate de vendas, empregos, lucros, ou outras métricas que lhe dão uma sensação de estar no bom caminho. Mas quando foi a última vez que mediu a sua própria produtividade, e o impacto das decisões que toma todos os dias com o seu tempo?

Pense nisso. O trabalho chega, as coisas surgem, os e-mails e as chamadas telefónicas estão lá. É fácil estar ocupado, mas quanto desse ocupado-não contribui directamente para os seus objectivos comerciais? Poderia estar a usar melhor o seu tempo? À medida que procura escalar e crescer, torna-se cada vez mais importante compreender onde o tempo é gasto, e a natureza do trabalho que está a ser feito – para avaliar se se adequa às necessidades do negócio

Uma grande ferramenta que usamos para desempacotar a nossa produtividade no dia-a-dia é uma auditoria de tarefas

Uma auditoria de tarefa é simplesmente um registo organizado do que se está a fazer todos os dias. Uma forma de identificar onde está a gastar o seu tempo. Só isto é inestimável de saber. O que então supercarrega a auditoria de tarefa é depois rever cada tarefa em relação a se é algo que continua a fazer, deixa de fazer, delega, subcontrata ou automatiza. Para ser mais intencional com o seu tempo

É também um exercício que vale a pena em todo o negócio. Se realizar auditorias de tarefas entre pessoas do seu negócio, começa a ver onde existem processos ineficientes, tarefas repetitivas e perda de tempo. É uma forma fantástica de ver pontos cegos no seu negócio, bem como oportunidades de contratar ou melhorar através da externalização, automatização ou reorganização de funções.

Há três passos para completar uma auditoria de tarefa –

1. Recolher os dados

Pegar num bloco de notas ou numa folha de cálculo. Mantenha um registo durante uma semana do que faz todos os dias

Anote o tempo que gasta, assim como o que está a fazer. Se o seu trabalho varia semana a semana, poderá querer acompanhar o que faz durante um período mais longo ou tirar fotografias ao longo do tempo

2. Organizar a informação

No final da semana, rever os itens e tomar nota de quaisquer padrões ou semelhanças nas tarefas. Pode utilizá-lo para agrupá-los em categorias à sua escolha.

Por exemplo, poderá querer categorizar tarefas por actividade comercial (vendas, marketing, finanças) ou por tipo de tarefa (responder a e-mails, reuniões com clientes, reuniões de equipa, trabalhar em projectos, chamadas de vendas).

A questão aqui é que os agrupamentos dão-lhe uma visão da natureza da tarefa que está a fazer e de quanto tempo está a gastar em tarefas semelhantes. Não há certo ou errado – o

Outsource Uma tarefa que pode subcontratar a outra empresa para fazer ( por exemplo – a gestão das redes sociais pode ser feita por uma agência)

Delegar Uma tarefa que outra pessoa no negócio pode fazer (por exemplo – tarefas administrativas podem ser feitas por um assistente administrativo)

Automatizar Uma tarefa que é repetitiva e simples – pode automatizar utilizando tecnologia (por exemplo – enviar lembretes de factura aos clientes que pode fazer em Xero)

Stop Uma tarefa de baixo valor e que nada contribui para o negócio ( por exemplo – conversar com amigos no facebook )

Uma vez atribuído C, O,D, A ou S a cada tarefa – pode começar a ver padrões a emergir em que pode estar a escolher passar o seu tempo, e áreas em que pode ser mais produtivo mudando a forma como algo está a ser feito.

Neste exemplo – 24% do tempo na segunda e terça-feira é gasto em actividades de marketing que poderiam ser externalizadas. O acompanhamento das facturas poderia ser automatizado

Avaliação de papéis, responsabilidades e novos cargos

Algumas tarefas que faz podem ser suficientes para tomar uma decisão de contratação para um novo papel. Por exemplo – se outras pessoas na empresa tiverem tarefas administrativas nas suas listas – pode combiná-las todas em conjunto e determinar como é a descrição da função para uma nova contratação.

Saberá quanto tempo é necessário no novo papel, bem como quanto tempo é recuperado pelas pessoas da sua equipa através da centralização de uma função

As auditorias de tarefas são uma ferramenta fantástica para lhe mostrar o estado actual do seu dia de trabalho, e o que mede, pode gerir. Para o ajudar na sua viagem, pode descarregar aqui o nosso Modelo de Auditoria de Tarefas

Quer automatizar o seu negócio?

Podemos ajudá-lo a encontrar a tecnologia certa para racionalizar o seu negócio e ser mais rentável

Andrew Erkins

Uma paixão pela tecnologia e pelas pessoas inspirou Andrew a co-fundar o Digit. Com um passado em sistemas de informação, ele adora estratégia empresarial e descobrir o que faz as coisas funcionar (e como poderia funcionar melhor).

Quer automatizar o seu negócio?

Podemos ajudá-lo a encontrar a tecnologia certa para racionalizar o seu negócio e ser mais rentável

Durante décadas, os auditores têm enfrentado as pressões concorrentes de aumentar a eficácia das auditorias ao mesmo tempo que realizam auditorias de forma mais eficiente. Ao investir mais tempo e os procedimentos certos – na fase de planeamento de uma auditoria, ambos podem ser alcançados, de acordo com Patricia Bottomly, CPA, parceiro de garantia nacional da BDO USA LLP em Los Angeles.

Em resumo, apresentou uma sessão sobre a melhoria da eficácia e eficiência do planeamento de auditorias na Conferência AICPA ENGAGE, na segunda-feira em Las Vegas. Durante uma entrevista antes da conferência, ela disse que a chave está a utilizar os procedimentos de avaliação de risco e considerações de controlo interno necessários para desenvolver procedimentos de auditoria que proporcionem o maior estrondo para o dólar.

Comece com o fim em mente

Como Stephen R. Covey escreve em The 7 Habits of Highly Effective People , começar com o fim em mente significa “começar com uma compreensão clara do seu destino”.

Para auditorias, o destino é AU-C Secção 200.06: “GAAS requerem que o auditor obtenha uma garantia razoável sobre se as demonstrações financeiras como um todo estão isentas de erros materiais, quer devido a fraude ou erro”. A garantia razoável é obtida quando o auditor tiver obtido provas suficientes para reduzir o risco de uma opinião inadequada a um nível aceitavelmente baixo.

No fundo, disse ter visto demasiados auditores apressarem-se na fase de planeamento e mergulharem directamente na fase de execução, num esforço para aumentar a eficiência. Estes auditores podem estar a assumir que já sabem onde estão os riscos.

No entanto, ela considera que ao manter o fim firmemente em mente, a fase de planeamento proporciona uma oportunidade de maximizar tanto a eficiência como a eficácia de toda a auditoria.

Compreender a entidade

Para auditorias, o destino é AU-C Secção 200.06: “GAAS requerem que o auditor obtenha uma garantia razoável sobre se as demonstrações financeiras como um todo estão isentas de erros materiais, quer devido a fraude ou erro”. A garantia razoável é obtida quando o auditor tiver obtido provas suficientes para reduzir o risco de uma opinião inadequada a um nível aceitavelmente baixo.

No fundo, disse ter visto demasiados auditores apressarem-se na fase de planeamento e mergulharem directamente na fase de execução, num esforço para aumentar a eficiência. Estes auditores podem estar a assumir que já sabem onde estão os riscos.

Os auditores também precisam de estar cientes do potencial de riscos ocultos ou não detectados. Um exemplo de risco oculto é um derivado complexo ligado a um contrato de empréstimo que o auditor desconhece até que o contrato de empréstimo seja lido pela primeira vez durante o trabalho de campo. O conhecimento sobre o derivado durante a fase de planeamento permite o recrutamento de pessoal adequado na equipa de contratação e a inclusão dos procedimentos apropriados no plano de auditoria.

Avaliação das actividades de controlo

“Queremos realmente assegurar-nos de que durante a fase de planeamento identificamos e nos concentramos nas actividades de controlo que são relevantes para a nossa auditoria”, disse o fundo do poço. A identificação dos controlos relevantes requer uma compreensão profunda da empresa e das suas operações.

Ao determinar quais as actividades de controlo relevantes, o auditor também precisa de se manter concentrado no objectivo final da auditoria – nomeadamente, obter uma garantia razoável de que as demonstrações financeiras estão isentas de declarações erróneas materiais.

Voltando ao exemplo de um fabricante, Explicou-se, fundamentalmente, que a auditoria do inventário requer a compreensão do processo de atribuição e acompanhamento de mão-de-obra e despesas gerais da empresa. “Mesmo que essa área não constituísse um risco significativo ou não houvesse riscos de fraude, e não planeamos confiar em controlos, podemos ainda assim determinar que esses controlos são relevantes para a nossa auditoria porque precisamos de compreender totalmente o processo e os controlos sobre esse processo, a fim de conceber os nossos procedimentos de auditoria”.

Evitar as armadilhas fáceis

No fundo, também advertiu contra a aprovação da lista de controlo, ou seja, a realização de procedimentos apenas porque constam de uma lista de controlo. Cada etapa de toda a auditoria – incluindo a fase de planeamento – precisa de ter o fim em mente. “Definitivamente não recomendaria que as pessoas passassem mais tempo a planear apenas para passarem mais tempo, mas para se certificarem de que gastam a quantidade certa de tempo a executar os procedimentos certos”, disse ela.

Da mesma forma, repetir os procedimentos utilizados no ano anterior também pode ser uma armadilha. Antes de repetir esses procedimentos, o auditor deve considerar se houve quaisquer alterações na empresa que possam afectar a sua eficácia. Outra consideração importante é se o procedimento forneceu informações úteis de uma forma eficiente e eficaz no ano anterior.

“Penso que por vezes o trabalho é apenas transportado de ano para ano até que, a dada altura, alguém diz: ‘Porque é que estamos a fazer este procedimento? Se não tiver uma boa resposta para isso, provavelmente ou não precisa de fazer esse procedimento, ou está a fazer o procedimento errado”, disse em baixo.

A importância do planeamento

“Ninguém pensa que o planeamento não é importante, mas podem pensar que já sabem onde estão os riscos ou quais os procedimentos que precisam de executar”, disse o fundo do poço.

Ao concentrarem-se nos procedimentos de avaliação de riscos e nas considerações de controlo interno durante a fase de planeamento, os auditores podem adaptar a sua abordagem de auditoria e poupar tempo na auditoria global sem afectar a qualidade da auditoria.

Uma auditoria desempenha um papel valioso para empresas e organizações de caridade para manter a integridade e atingir objectivos específicos, tal como declarado pelo The Houston Chronicle. Uma vasta gama de preocupações empresariais beneficia de uma auditoria imparcial.

Uma auditoria eficaz ajuda as organizações a alcançar metas e objectivos medindo o desempenho global e a produtividade, tal como detectado em transacções e registos empresariais, de acordo com a The Houston Chronicle. Além disso, uma auditoria protege uma organização de erros financeiros, apresentando aos mercados um quadro fiável da saúde da organização. A protecção contra fraudes é um benefício das auditorias obtidas através de controlos internos que previnem e detectam irregularidades contabilísticas. O reforço da integridade financeira de uma organização através de uma auditoria reduz o risco e o custo do capital.

De acordo com a True and Fair, uma auditoria confirma os créditos financeiros declarados por uma organização de várias formas. Uma auditoria proporciona confiança aos investidores e accionistas ao fornecer informações fidedignas sobre as demonstrações financeiras e a forma como a organização é gerida. Uma auditoria inspecciona os sistemas de controlo interno, assegurando que estes são suficientemente fortes e funcionam correctamente. Além disso, uma auditoria beneficia contabilistas e cobradores de impostos ao abordar problemas contabilísticos e ao oferecer informação actualizada sobre técnicas, regras e regulamentos. Finalmente, os analistas financeiros utilizam uma auditoria para determinar o valor das acções de uma organização.

O que é que vale? Como avaliaria a sua vida? Quando foi a última vez que parou para fazer um balanço de si mesmo?

Evidentemente, uma forma fácil de calcular o seu valor é subtraindo o seu passivo do seu activo para determinar o seu património líquido.

Quando o faz por razões financeiras, os seus bens são qualquer coisa de valor económico que possui, incluindo imóveis, acções, dinheiro que lhe é devido, e assim por diante. Os seus passivos são as coisas que deve, tais como a dívida de cartão de crédito, a sua hipoteca, e o seu empréstimo automóvel.

No entanto, o seu património líquido apenas lhe dá uma avaliação de como se está a sair numa área muito específica da sua vida. Não lhe dá certamente o quadro completo. A sua vida vale realmente muito se tiver um elevado património líquido mas não tiver família ou amigos com quem o partilhar, ou se tiver trocado a sua saúde pela sua riqueza? Que tal se tiver n

Carregar no botão de soneca quando o alarme toca pela manhã.

Outra coisa que pode fazer é listar os seus traços de carácter positivo como bens, incluindo coisas como o seguinte:

Por outro lado, os seus traços de carácter negativo seriam responsabilidades. Estes poderiam incluir coisas tais como o seguinte:

Impaciência

Indecisão

Ser demasiado emotivo

A realização de uma auditoria de vida pode ajudá-lo a determinar se está no controlo da sua vida e se a sua vida está a ir na direcção certa. A seguir descobrirá como conduzir uma auditoria de vida.

Áreas de Vida a Auditar

Há muitas áreas em que se pode realizar uma auditoria de vida. Estas incluem o seguinte:

Auditar a forma como passa o seu tempo.

Auditar a sua produtividade.

  • Auditar a sua eficácia.
  • Auditar as suas competências.
  • Auditar a sua educação.

Auditar a sua saúde.

  • Auditar as suas finanças.
  • Auditar o seu nível de aptidão física.
  • Auditar os teus hábitos.

Auditar o teu carácter.

Auditar as suas relações (com a sua família e amigos).

  • Auditar as suas condições de vida (como está limpa e organizada a sua casa, e como se sente confortável em sua casa).
  • Auditar a sua criatividade.
  • Auditar o quão feliz estás.

Auditar o seu nível de energia.

Auditar a sua carreira.

Audita a tua vida espiritual.

  • Auditar os teus tempos livres.
  • Auditar o quão bem se está a sair em termos de alcançar os seus principais objectivos de vida.
  • Auditar o quanto te estás a divertir.
  • Processo para a realização de uma Auditoria de Vida
  • O processo de sete etapas para a realização de uma auditoria de vida é o seguinte:
  • 1. Decida que aspecto da sua vida vai auditar, ou avaliar (dei-lhe várias ideias sobre áreas que pode escolher auditar, acima).
  • 2. Decida sobre as métricas que vai utilizar para medir o quão bem se está a sair na área da sua vida escolhida. Por exemplo, na área da aptidão física poderá usar medidas como o seu peso, a sua circunferência da cintura, e a sua percentagem de gordura corporal.
  • Para medir a sua felicidade, pode colocar um alarme para tocar no seu telefone inteligente todas as horas; de cada vez que o alarme tocar, pode avaliar quão feliz se sente naquele momento numa escala de 1 a 10.
  • Pode medir o quão criativo está a ser pela sua produção, tal como se está a escrever 1.000 palavras do seu romance por dia. Outra forma de auditar a sua criatividade é pela quantidade de tempo que passa cada dia a ser criativo. Como ilustração, pode optar por dar a si próprio uma pontuação elevada em criatividade se passar pelo menos uma hora por dia a trabalhar num projecto criativo.
  • Outro método que pode utilizar para realizar uma auditoria é simplesmente fazer a si próprio uma série de perguntas relacionadas com a área da vida que está a auditar. Como ilustração, se estiver a auditar a sua relação com os seus amigos, poderá fazer a si próprio as seguintes perguntas:
  • Será que me lembro dos aniversários e ocasiões especiais dos meus amigos?
  • Com que frequência falo ao telefone com os meus amigos?
  • Com que frequência vejo os meus amigos?
  • Os meus amigos apoiam-me e apoiam-me nos meus objectivos? Será que os apoio?
  • Será que os meus amigos têm hábitos de vida saudáveis?
  • Será que os meus amigos enriquecem a minha vida?
  • 3. Desenhe um formulário que vai utilizar para a sua auditoria. Pode b
  • 5. Depois de ter determinado onde está agora, decida onde quer estar. Por exemplo, se a sua auditoria revelar que tem excesso de peso e uma circunferência da cintura pouco saudável, determine quanto quer pesar e quantos centímetros quer perder da sua cintura.
  • 6. Crie um plano de acção para chegar onde quer estar. Quais são os passos que precisa de dar para se deslocar de onde está agora, para onde quer estar? A título de ilustração, o seu plano de acção na área da aptidão física poderia incluir coisas como as seguintes:
  • Mudar a sua dieta.

Compre uma passadeira e caminhe nela durante meia hora todas as manhãs enquanto vê as notícias da manhã.

Consulte um amigo que esteja em óptima forma e peça-lhes dicas.

Beba mais água.

7. Realize o seu plano de acção e faça auditorias ao longo do caminho para se certificar de que está a progredir. Faça os ajustes que forem necessários.

Conclusão

A realização de uma auditoria de vida pode significar a diferença entre viver a vida por defeito ou viver o resto da sua vida por projecto. Se precisar de mais ajuda na realização de uma auditoria de vida, a ficha de trabalho #8 da minha “Create and Achieve Your Life List Workbook”, que faz parte do sistema “How to Live Your Best Life”, contém uma avaliação de vida completa que pode utilizar.

As auditorias internas ajudam as organizações a alcançar objectivos empresariais, mantendo o pulso na consistência das práticas empresariais internas.

  • O objectivo de uma auditoria interna é assegurar que as políticas e procedimentos organizacionais são seguidos e alertar a gestão das lacunas no cumprimento das políticas.
  • O processo de auditoria interna pode ser feito com recursos internos ou pode ser subcontratado a um fornecedor externo de terceiros.
  • No entanto, a garantia de que a prática de auditoria é feita de forma consistente pode ajudar as organizações a gerir o desempenho e assegurar uma qualidade de produto consistente.
  • A realização de uma auditoria interna pode ser demorada, e é necessário atribuir recursos ao processo.
  • Uma auditoria pode ser feita diária, semanal, mensal, ou anualmente. Alguns departamentos podem precisar de ser auditados com mais frequência do que outros.
  • 8 Passos para a Realização de uma Auditoria Interna

1. Identificar áreas que necessitam de auditoria

Identificar os departamentos que operam utilizando políticas e procedimentos escritos pela organização ou por agências reguladoras.

Isto pode incluir áreas tão complexas como os processos de fabrico ou tão simplistas como os procedimentos contabilísticos.

Fazer uma lista de cada área e das funções da área que requerem revisão.

  • 2. Determinar com que frequência a auditoria precisa de ser feita
  • Algumas áreas podem necessitar apenas de ser auditadas anualmente, enquanto alguns departamentos podem requerer auditorias mais frequentes.
  • Por exemplo, um processo de fabrico pode exigir auditorias diárias para fins de controlo de qualidade, enquanto que a função de RH pode exigir apenas uma auditoria anual dos registos e processos.
  • 3. Criar um Calendário de Auditoria

Uma abordagem estruturada e sistemática do processo de auditoria pode ajudar a assegurar que a função seja concluída.

E, como qualquer outro objectivo empresarial, as auditorias devem ser integradas nos objectivos empresariais.

O agendamento de auditorias ao calendário empresarial assegura que é feito de forma consistente.

4. Departamentos de Alerta de Auditorias Programadas

É simplesmente uma cortesia comum notificar os departamentos de uma auditoria para que possam ter os documentos e materiais necessários prontos e disponíveis para o revisor.

Uma auditoria surpresa só deve ser feita se houver suspeita de actividade não ética ou ilegal.

Os gestores de departamento não devem sentir-se ameaçados por um auditor, mas vê-los como um recurso valioso para os ajudar a gerir melhor a sua área.

5. Esteja Preparado

O auditor deverá vir preparado com um entendimento das políticas e procedimentos e uma lista de itens que serão revistos.

Por exemplo, uma auditoria de RH pode concentrar-se nos ficheiros dos funcionários e na conformidade I-9.

Quanto mais preparado estiver o auditor, mais eficiente será o processo, e menor será o tempo de paragem para a área a ser revista.

6. Utilizadores da Entrevista

O auditor deve entrevistar empregados e pedir-lhes que expliquem o seu processo de trabalho.

Comparar o processo, como o empregado o explicou, com o que diz a política escrita.

Este passo consiste em obter uma compreensão da competência dos empregados e identificar áreas que necessitam de formação adicional.

7. Resultados do documento

Documentar os resultados e quaisquer diferenças na prática quanto à forma como as políticas são escritas, quando as políticas são cumpridas e quando não o são.

Isto pode também incluir outras informações que são recolhidas a partir do processo de entrevista. Mais uma vez, o objectivo é identificar lacunas no cumprimento e descobrir uma forma de colmatar essa lacuna.

8. Conclusões do relatório

Criar um relatório de auditoria de fácil leitura. Estes relatórios devem ser revistos com a direcção, e deve ser desenvolvido um plano de melhoramento para áreas que tenham lacunas no cumprimento na prática.

A utilização de um modelo FOCUS PDCA pode ajudar a facilitar um processo estruturado para a implementação deste tipo de melhoria.

Outras coisas em que se deve pensar

Ao rever políticas e procedimentos, é essencial pensar se as políticas escritas estão a satisfazer as necessidades dos clientes e a acrescentar valor à organização.

As políticas e procedimentos devem concentrar-se na melhoria contínua no que diz respeito à forma como o trabalho é realizado.

Existe um ambiente de equipa saudável que apoie o cumprimento das políticas e procedimentos? Uma equipa disfuncional pode ter impacto na conformidade com os procedimentos.

As políticas e os procedimentos devem ser revistos anualmente para assegurar que as políticas reflectem o ambiente empresarial em mudança.

As empresas só são tão bem sucedidas quanto a sua capacidade de criar produtos e serviços que satisfaçam as necessidades dos seus clientes e de fornecer estes produtos e serviços de forma precisa, sem falhas e sem erros.

As políticas e procedimentos são a forma como as organizações mantêm práticas eficientes e eficazes que apoiam produtos e serviços de qualidade. As auditorias internas são uma ferramenta que as organizações utilizam para assegurar que os seus produtos e serviços sejam entregues da forma correcta, à primeira e sempre.

Com que frequência audita as suas práticas empresariais internas?

Barra lateral primária

SUBSCREVA-SE GRATUITAMENTE!

Junte-se a mais de 4000 subscritores! Insira o seu e-mail abaixo para receber artigos GRATUITOS para o ajudar a gerir melhor a sua organização! E receba uma cópia do nosso livro electrónico GRÁTIS – “Implementando Estratégia para o Desenvolvimento e Crescimento Empresarial”.

O que é a Produtividade?

Vamos definir produtividade. Produtividade é uma medida da eficiência de uma pessoa que completa uma tarefa. Muitas vezes assumimos que a produtividade significa fazer mais coisas todos os dias. Errado. Produtividade é conseguir fazer coisas importantes de forma consistente. E não importa no que se está a trabalhar, há apenas algumas coisas

Eliminar Actividades de Desperdício de Tempo através da Utilização da Caixa Eisenhower: Esta matriz simples de decisão ajudá-lo-á a tomar medidas, organizar tarefas, e a fazer mais. O óptimo desta matriz é que pode ser utilizada para planos de produtividade alargados (“Como devo passar o meu tempo todas as semanas?”) e para planos mais pequenos, diários (“O que devo fazer hoje?”).

A Estratégia “2 Lista” de Warren Buffett: Como Maximizar o Seu Foco e Dominar as Suas Prioridades: Este método vem do famoso investidor Warren Buffett e utiliza uma estratégia simples de produtividade em 3 passos para o ajudar a determinar as suas prioridades e acções. Poderá achar este método útil para tomar decisões e para se comprometer a fazer uma coisa imediatamente.

O Método Ivy Lee: Os Peritos de Rotina Diários Recomendados para a Produtividade de Pico: Esta estratégia de produtividade é simples: Faça a coisa mais importante primeiro todos os dias. O Método Ivy Lee é uma forma muito simples de implementar esta estratégia.

O Trollope de Rotina de 15 Minutos Anthony Trollope Usado para Escrever Mais de 40 Livros: Há um problema comum com a abordagem de classificar as suas prioridades e fazer primeiro a coisa mais importante. Depois de classificar as suas prioridades para o dia, se a tarefa número um for um projecto realmente grande, pode deixá-lo frustrado porque demora muito tempo a terminar. O escritor Anthony Trollope, no entanto, desenvolveu uma solução para este problema comum.

Mais Ideias de Produtividade

A maioria das estratégias de produtividade concentra-se na eficiência a curto prazo: como gerir eficazmente a sua lista de tarefas, como fazer mais cada manhã, como encurtar as suas reuniões semanais, e assim por diante. Todas estas são ideias razoáveis.

  • No entanto, muitas vezes não nos damos conta de que existem certas escolhas estratégicas que precisamos de fazer se quisermos maximizar a nossa produtividade a longo prazo. Nestes artigos abaixo, decomponho algumas ideias sobre produtividade a longo prazo.
  • À procura de mais artigos sobre produtividade? Tenho uma lista completa no final desta página.
  • Formas simples de ser mais produtivo todos os dias
  • Passo 1: Gerir a sua energia, não o seu tempo.

Se pensar um pouco, provavelmente aperceber-se-á de que é melhor a fazer certas tarefas em certos momentos. Que tipo de energia tem de manhã? Tarde? À noite? Determine para que tarefas cada nível de energia e cada hora do dia são mais adequados.

Passo 2: Preparar a noite anterior.

Se fizer apenas uma coisa por dia, então passe alguns minutos por noite a organizar a sua lista de afazeres para amanhã. Quando o fizer correctamente, esboçarei o artigo que vou escrever no dia seguinte e desenvolverei uma pequena lista dos itens mais importantes para eu realizar. Leva 10 minutos nessa noite e poupa 3 horas no dia seguinte.

Passo 3: Não abrir o e-mail até ao meio-dia.

Parece simples. Ninguém o faz. Demorei algum tempo a ultrapassar a vontade de abrir a minha caixa de correio, mas acabei por perceber que tudo pode esperar algumas horas. Ninguém lhe vai enviar um e-mail sobre uma verdadeira emergência (uma morte na família, etc.), por isso deixe o seu e-mail em paz durante as primeiras horas de cada dia. Use a caixa de

Já reparou como se sente grogue e preguiçoso numa sala quente? Baixar a temperatura ou mudar para um local mais fresco é uma forma fácil de focar a sua mente e o seu corpo. (Dica de chapéu a Michael Hyatt para este).

Passo 6: Sente-se ou levante-se.

Quando se senta de pé, o seu peito está numa posição de colapso e o seu diafragma está a pressionar contra o fundo dos seus pulmões, o que dificulta a sua capacidade de respirar fácil e profundamente. Sente-se direito ou levante-se e verá que pode respirar mais fácil e mais completamente. Como resultado, o seu cérebro vai receber mais oxigénio e poderá concentrar-se melhor.

Passo 7: Desenvolva uma “rotina pré-jogo” para começar o seu dia.

A minha rotina matinal começa com a colocação de um copo de água fria. Algumas pessoas iniciam o seu dia com dez minutos de meditação. Da mesma forma, deve ter uma sequência que inicie o seu ritual matinal. Esta pequena rotina sinaliza ao seu cérebro que está na hora de entrar em modo de trabalho ou de exercício ou em qualquer modo em que precise de estar para realizar a sua tarefa. Além disso, uma rotina pré-jogo ajuda-o a superar a falta de motivação e a conseguir fazer as coisas mesmo quando não lhe apetece.