Categories
tr

Basit bir üretkenlik denetimi nasıl yapılır

Timeneye ekibinden duyurular ve verimlilik ipuçları.

“Çalışan verimliliğini ölçmek” hakkında konuşmak genellikle kötü bir duygu ortaya çıkarır. Çalışanlar çalışmalarını incelemeyi sevmezler ve yöneticiler (en azından bazıları) onları çalışmalarını sormak için etraftaki insanları kovalamak istemezler.

Yine de, ekipler geliştirmek istiyorlarsa veya en azından çalışmalarının nasıl gittiğine dair bir fikre sahiplerse, üretkenliğin biraz izlenmesi ve ölçülmesi gereklidir.

Doğru yapıldığında, yöneticinin maliyet ve zaman lavabolarını bulmasına yardımcı olabilir ve ayrıca kuruluşun bir bütün olarak çalışma şeklinden yararlanabilir.

Neyse ki, Timeneye yöneticilere tam da bunu yapmak için araçlar veriyor.

Zaten çalışan verimliliği nedir?

Neye bakacağınızı bilmeden çalışan verimliliğini ölçmek zordur.

Tamamlanan görev sayısı ile mi ölçüldü? Çalışan maliyetlerinden sonra projelerin ekonomik getirisi mi?

Dürüst olmak gerekirse, her iş farklıdır. Yani üretkenliğin tanımının aynı olmayabileceği anlamına gelir. Ölçmeye başlamanın bir yolu, insanların zamanlarını nasıl geçirdiğini görebiliyordu. Eski deyişin gittiği gibi, zaman para, değil mi?

“Biliyorum! Ofiste ne kadar zaman kaldıklarını ve daha fazla saat kazanan kazandıklarını sayacağım! Sağ?”

Sadece saat saymak zorunda değilsiniz, bu saatlerin gerçekte nereye gittiğini görmelisiniz.

Bu yüzden yardım için bir zaman denetimi gelir.

Zaman Denetimleri: Bunlar nelerdir?

Zaman denetimleri, kişisel üretkenlik için yararlı araçlardır, ancak bir takımda gerçekten iyi çalışabilir.

Bir zaman denetimi yaparak, zaman drenajlarını tanımlamak ve iyileştirmelerin nerede yapılabileceğini görmek mümkündür. Yöneticiler, zaman yönetimi becerilerinde çalışanlara yardımcı olabilir ve tüm ekibi mutlu ve üretken tutabilir.

Kişisel üretkenlik için bir zaman denetiminin nasıl yapılacağı konusunda tam bir rehber için, burada okuyun:

Ekibinizi TimeNeye’nin raporlama özellikleriyle denetlemek

Timeneye, değerlendirmenizi gerçekleştirmek için ihtiyacınız olan araçları ve verileri tam olarak verecektir.

Ne İhtiyacınız Var: Bir Timeneye Ekibi Çalışma Alanı

Ekibinizi nasıl denetler, adım adım:

1. Adım: “Neden” i açıklayın

Ekibinizin, zamanlarını değerlendirmenin nedenini anlaması önemlidir. Aksi takdirde, sadece bir dayatma gibi hissedecektir. İstediğiniz son şey, zaman çizelgelerini anlamsız girişlerle istifleyen insanlar.

Ayrıca, kendinizi değerlendirmeye dahil edin: Her iyi lider, örneğin önderlik etmenin ne kadar önemli olduğunu bilir. Bahsetmemek gerekirse, ekip ve işin bir bütün olarak değerlendirmesi sizsiz tamamlanmayacaktır.

2. Adım: Takımda

Ekibin yeni araca ayarlamak için biraz zamana ihtiyacı olacak, bu yüzden buna alışma şansı verin. Timeneye, her gün zaman izlemek için Timeneye’yi nasıl kullanacağına dair bir dizi yararlı kılavuz ve nasıl yapılır yayınları sunuyor.

Ayrıca, bazı kuralları ve iyi uygulamaları belirleyin ve açıklayın.(Örneğin, daha ayrıntılı bir değerlendirme için kayıtlı her girişe not eklemek yararlı olabilir).

Adım 3: Hedefler belirleyin

Hedef belirleme herhangi bir değerlendirme için önemlidir. Kendinizi veya ekibinizi değerlendiriyorsanız fark yaratmaz.

Sonuçları daha sonra karşılaştırabilmeniz için her şeyi yazdığınızdan emin olun.

4. Adım: İzleme zamanı

Hedefler ve kurulum düzenlendikten sonra, siz ve ekibinizin zamanınızı izleme zamanı.

Tutarlılık anahtar olacaktır: Her gün izleme süresi, ihtiyacınız olan tüm analizi taşımak için yeterli veriye sahip olmanızı sağlayacaktır.

Ekibinizin sahada ne zaman, toplantılarda veya birden fazla proje arasında geçiş yapmayı düşünmeyi de unutmayın. Entegrasyonları kullandıkları araçlarla etkinleştirerek ve TimenEye uygulamalarını cep telefonlarında kullanmalarını önererek zaman izlemelerini kolaylaştırın.

Adım 5: Monitör

İşte yöneticilerin kirli çalışması geliyor: insanlara göz kulak olmak.

Açıkçası ekibinizi her zaman bir şahin gibi izlemek a) zamanınızın büyük bir israfı ve b) takımın moralinde büyük bir serseri olacaktır.

Teknolojinin size bir el vermesine izin verin. E-postanıza doğrudan gönderilecek, TimenEye’den ekibinizin çalışmasına ilişkin düzenli raporlar ve haftalık genel bakışlar planlayın. Bu, ekibinizin ritmini bozmayan veya kesintiye uğratan sürece göz kulak olmanızı sağlayacaktır.

O Deerwave projesine çok fazla çaba sarf ediyor gibi görünüyor

Proje durumu görüşleri, takımların zaman çabalarının nereye gittiğini ve bütçelerine bağlı olup olmadığını görmenize yardımcı olacaktır.

Timeneye’den Proje Çaba Görünümü

Adım 6: Nihai rapor

Tüm veriler toplandığında, nasıl gittiğini görmek için ekibinizin tüm zamanı hakkında bir rapor gerçekleştirebilirsiniz.

Bir ekip raporu, ekibin zamanlarını nasıl tahsis ettiğini görmenize izin verecek ve eklediğiniz belirli üyeleri de hedefleyebilirsiniz. Ardından, verileri size ve ekibin verdiğiniz hedeflerle karşılaştırın ve karşılanıp karşılanmadıklarını bileceksiniz.

Sizi ve ekibinizin zaman yönetimi nasıl geliştirilir

Buraya kadar geldiniz. Aferin!

Ama sadece hedeflerinizin kutularını işaretlemek ve saatleri saymak takımın üretkenliği için hiçbir şey yapmaz.

Çalışmanın zaten işe yarayanları nerelerde geliştirebileceğini ve güçlendirebileceğini öğrenin.

Zamanı iyi yönetmenin önemini hem çalışanlar hem de çalışma arkadaşları için anlattıysanız, yaptığınız zaman denetiminden hepiniz faydalanmalısınız.

Zaman takibinde yeni misiniz? Ekibinizin üretkenliğini artırmaya başlayın: bugün bir Timeneye çalışma alanı oluşturun.

Stefania hakkında

Timeneye’de Pazarlama Müdürü. Teknoloji ve çalışmanın daha iyi, daha akıllı yollarını bulma konusunda tutkulu. Boş zamanlarında kitap okumaktan ve Broadway müzikallerinden şarkılar söylemekten hoşlanır (her ne kadar komşular bunu takdir etmese de). Onunla LinkedIn ve Twitter’da bağlantı kurun. Stefania tarafından yazılan tüm gönderileri görüntüle →

Zamanınızı harcama şeklinizle, zamanınızı harcadığınızı düşünme şekliniz arasında genellikle büyük bir tutarsızlık vardır. Zaman denetimi, zamanınızın tam olarak nasıl kullanıldığını görmenize yardımcı olur, böylece zamanınızın nereye gittiğini daha iyi anlayabilirsiniz. Zaman denetiminin bir biçimi, zamanınızın günlüğünü tutmaktır. Bu bir dereceye kadar işe yarar, ancak zamanınızın gerçekte nasıl harcandığından çok, zamanınızı nasıl geçirmek istediğinizi daha iyi gösterme eğilimindedir. Bir zaman denetiminin etkili olabilmesi için, gerçek çalışma geçmişinizi yansıtması gerekir.

İşte zamanınızın gerçekte nasıl harcandığını göstermeye yardımcı olacak bir zaman denetimi yapmak için basit bir yöntem. Belirli bir zaman aralığı için ayarlanabilen bir tür zamanlayıcı edinin. 60, 30 veya 15 dakika kullanmak istiyorsunuz. Normalde bir saat, kullanmak istediğiniz şeydir. Zamanlayıcıyı kapanacak şekilde ayarlayın, ancak 8:11 gibi garip bir zamanda başladığınızdan emin olun. Saatin başında veya sonunda başlamak istemezsiniz çünkü bu, bağlam değiştirirken (öğle yemeğine gitmek, toplantıya gitmek vb.)

Alarm her çaldığında, o anda ne yaptığınızı yazın, alarmı sıfırlayın ve işinize geri dönün. İşlem yaklaşık 20 saniye sürmelidir. Sözünüzü kesecektir, ancak veriler verdiğiniz zahmete değecektir. İdeal olarak, birkaç farklı günden zaman denetim verileri toplamalısınız. Zaman denetimini bir hafta Pazartesi, sonraki hafta Çarşamba ve sonraki hafta Perşembe yapmak mantıklı olabilir. Bunu yaymak, bir alışkanlık haline gelmesini önlemeye yardımcı olur ve herhangi bir haftanın dikkat dağıtma etkisini azaltır.

Zaman denetiminizden tüm verileri aldıktan sonra, gözden geçirin ve analiz edin. İhtiyaçlarınıza uyan herhangi bir yöntemi kullanabilirsiniz, ancak genel olarak her kesinti noktasında ne yaptığınızı, o görevin ne kadar önemli olduğuna göre kategorize etmek istersiniz. En azından üç seviye kullanmalısınız:

  1. Çok önemli – her zaman yapmanız gereken görev türü.
  2. Özellikle önemli değil – yapılması gerekebilecek ancak önemli bir değer katmayan ve mümkün olduğunca en aza indirilmesi gereken bir şey.
  3. Değersiz – Hiç yapmamanız gereken faaliyetler.

Zaman denetiminizin %75’i Çok Önemli görevler üzerinde çalıştığınızı gösteriyorsa, son derece iyi gidiyorsunuz demektir. Pek çok insan 2. ve 3. seviyelerde çok fazla zaman geçirdiklerini fark edecektir. Bu sizi çok fazla cesaretlendirmesin. Çalışma günlerinin üretken olmak üzere tasarlanmadığı gerçeğinin tipik ve kısmen de bir yan ürünüdür.

Zaman denetiminiz, zamanınızı nasıl harcadığınızı gösterdiğinde, kendinize önemli sorular sormanız gerekir:

  1. Zamanınızı daha iyi kullanmak için görevlerin sırasını veya programınızı değiştirebilir misiniz? Örneğin, zamanın iyi bir yüzdesinde beklemede olduğunuzu fark ettiyseniz, bu telefon görüşmelerini beklemeye alınma olasılığınızın daha düşük olduğu daha erken veya daha geç veya farklı bir günde yapabilir misiniz?
  2. Kaçınabileceğiniz dikkat dağıtıcı şeyler var mı? Ofisinizde bir televizyonunuz varsa ve zaman denetiminiz sık sık haberleri izlediğinizi gösteriyorsa, belki de onu kapatmalı veya ofisinizin dışına taşımalısınız. Bazı insanlar solitaire’i kaldırarak çok zaman kazandıracak.
  3. Düşük değerli faaliyetleri durdurabilir misiniz? Kendinize “Bunu hiç yapmazsam ne olur?” diye sorun. Bazen ne olacağına gerçekten baktığımızda sonuçlar önemsizdir.
  4. Daha yüksek değerli faaliyetlere geçebilir misiniz? Bu, yetki verme veya otomatikleştirme anlamına gelebilir. İmzalar veya güvenli belgeleri fakslamak için kağıtlar arasında gidip gelmek için çok zaman harcıyorsanız, belki de ekibinizin Dijital İmzalar ve Şifreleme’ye geçmesini sağlamak işinize daha fazla ve çok az değer katan görevlere daha az odaklanmanıza yardımcı olabilir. Daha önemli şeylere odaklanmanıza yardımcı olması için bir sanal asistandan yararlanabilirsiniz.

Yöneticiyseniz, “Bunu personelime yaptırsam iyi olur!” diye düşünüyor olabilirsiniz. Olabilir, ancak zaman denetiminin yalnızca insanlar dürüst olduğunda yararlı olduğunu unutmayın. Onlara bir zaman denetimi yaptırır ve ardından her bir kişinin kendi sonuçlarını paylaşmasını sağlamak yerine ekip olarak nasıl daha verimli olabileceğinizi tartışırsanız, muhtemelen daha iyi sonuçlar alacaksınız.

Okuyucu Etkileşimleri

Yorumlar

Gönderi için teşekkürler. Bu yöntemi deneyebilirim. Hazırlık okulundaki asistan danışmanlardan birinin bana bir keresinde söylediklerini düşünmeme neden oluyor.”Dikkatinizi dağıtan şeyleri dağıtmanız” gerektiğini söyledi. Bu metodolojiye karşı başlıca suçum, ders çalışırken kapımı ardına kadar açık bırakma alışkanlığımdı. Bu uygulamanın sonucu, birisi kapımın önünden her geçtiğinde, dikkatimi işimden uzaklaştırarak masamdan yukarı bakmamdı. Sayfanın üst kısmındaki verileri dikkate alarak, bu, odamın önünden her geçtiğinde onlara günümün 15 dakikasını verdiğim anlamına gelirdi. Bu sorunun çok basit çözümü, kapıyı sadece biraz açık bırakmaktı (çalışma sırasında kapılarımızı kapatmamıza izin verilmedi).. Gerçek şu ki, muhtemelen 2 saniyelik dikkat dağıtıcı şeylerin hepsinden kaçamayacağım. Ama bazılarının “dikkatini dağıtabilirsem”, zaten oyunun önündeyim.

Bilgisayarda zamanımı nasıl geçirdiğimi bilmek için Wakoopa kullanıyorum. Çok etkili.

Liderlik sınıfına benzer bir sınav vermekten bahseden bir öğretim görevlisi. Onlara her 10 dakikada bir ne yaptıklarını yazmalarını ve bunu iki hafta boyunca yapmalarını söyledi. Daha sonra günlükleri birbirleriyle değiş tokuş etmeleri ve sonraki iki hafta için bazı yapıcı geri bildirimler sağlamaları gerekiyordu.

Zaman Yönetimi konulu bu derste, zamanın gerçekten nasıl kullanılacağına ve işlerin nasıl yapılacağına dair pek çok pratik tavsiye veriyor. Bunu, boşa harcanan tüm küçük zaman parçalarını toplamaktan bahseden bir İncil ayetine uygular: http://www. sermonaudio. com/sermoninfo. asp? SID=21409949160

Görev türleri ve zaman kullanımı hakkında da daha fazla düşünmeye başlıyoruz. Diğer temalardan biri, bir görevin ne kadar ‘zor’ olduğu veya ne kadar çaba gerektirdiği gibi görünüyor. Genellikle ‘zor’ olarak düşündüğümüz şeyler aslında hızlı işlerken, görünüşte basit ve kolay olanların bazıları neredeyse sonsuza kadar sürer! Hangisinin büyük bir üretkenlik kazancı olduğunu öğrenmenin bir yoluna sahip olmak!

Nice idea. I may have to try that out, although – I don’t think I’d look forward to the results. >.

Hepimiz zamanımızı en üst düzeye çıkarmak için elimizden gelenin en iyisini yapsak da, bazen kendimizi işte ve evde verimliliğimizi artırmak için gün içinde daha fazla saat isterken buluruz. Verimliliği artırmanıza yardımcı olacak uygulama ve yazılım sıkıntısı olmasa da, başka bir çözüm düşünebilirsiniz: Zaman denetimi.

Kendi zaman denetiminizi yürütmenin püf noktalarını ve bulgularınızla ne yapacağınızı öğrenmek için okumaya devam edin.

Zaman denetimi nedir?

Zaman denetimi, aslında zamanınızı nasıl harcadığınızı görmenize yardımcı olmak içindir. Gün boyunca faaliyetlerinizi üç, beş veya yedi gün boyunca takip ederek, zamanınızın çoğunu neyin tükettiğini görebilir, ayrıca verimliliği ve etkiyi artırma fırsatlarını belirleyebilirsiniz.

nasıl başlanır

  • Zaman denetiminizi başlatmadan önce kağıt üzerinde veya tercih ettiğiniz elektronik tablo yazılımında bir tablo oluşturun. Denetiminize, programınız için tipik olan tutarlı gün sayısına sahip olacağınızı bildiğiniz zaman başlamayı planlamalısınız (programınızın normalden az ya da çok rahat olabileceği tatillerde veya diğer özel günlerde değil).
  • Tablonuzdaki sütun sayısı, denetiminize kaç gün dahil etmek istediğinize bağlı olacaktır. Bu egzersizi beş ila yedi gün boyunca yapmak en etkilidir, ancak bunu üç gün gibi kısa bir sürede yapabilirsiniz. Her sütunu ilgili hafta içi gün ile etiketleyin.
  • Her satırı, uyandığınız saatten başlayıp yattığınız saate kadar biten otuz dakikalık aralıklarla zaman damgalarıyla etiketleyin.
  • Denetiminizin ilk gününde, her otuz dakikada bir ne yaptığınızı not edin. Güncellemelerinizi girmeyi unutmamak için her yarım saatte bir telefonunuza alarm kurmanız yardımcı olabilir.
  • Her öğe için uzun bir açıklama yazmanıza gerek yoktur. Örneğin, gelen kutunuzu kontrol ediyorsanız, “e-postayı” not edin veya bir proje üzerinde çalışıyorsanız, projenin adını not edin. Ayrıntılarla ilgilenmeyin; sadece ne olduğuna dikkat et.

Zamanın nereye gidiyor?

Denetiminizi tamamladıktan sonra, zamanınızın tam olarak nasıl harcandığını daha derinlemesine araştırın.

Tablonuzu gözden geçirin ve her gün en çok gerçekleşen üç etkinliği daire içine alın veya vurgulayın, ardından her gün gerçekleşen etkinlikleri farklı bir renkle, daire içine alın veya vurgulayın.

Zamanınızın nereye gittiğini analiz ederken iki kategorinin ortaya çıktığını göreceksiniz:

  • Günde birden çok kez katıldığınız, “zaman emici” olan etkinlikler. Bunlar, gelen kutunuzu kontrol etmek veya internette gezinmek gibi etkinliklerdir.
  • Hafta boyunca meşgul olduğunuz ve zamanınızın önemli bir bölümünü alan yüksek öncelikli faaliyetler. Bunlar araştırma veya işle ilgili projeler gibi faaliyetlerdir.

Bulgularınızı fırsatlara dönüştürmek

Zamanınızın bu yeni örneğiyle, üretkenliğinizi artırmak için görevleri ve etkinlikleri yeniden tahsis etmeyi veya birleştirmeyi deneyin.

  • Günde birkaç kez “zaman sikişimi” etkinliklerinize katılmak yerine, bu etkinliği günde bir veya iki belirlenmiş kez birleştirip birleştiremeyeceğinizi kendinize sorun. Örneğin, zaman denetiminiz gün boyunca gelen kutunuzu birkaç kez kontrol ettiğinizi ortaya çıkarırsa, e-postanızla başa çıkacağınız iki kez razı olabilirsiniz. Bu, başka bir şeye tahsis edilebilecek değerli zamanı serbest bırakacaktır.
  • Zamanınızı çok fazla alan yüksek öncelikli faaliyetler için, onlar üzerinde çalışmak ve bu faaliyetleri daha küçük adımlara ayırmak için belirli zamanları belirlemek daha üretken olabilir. Örneğin, bir projeye saatler geçiriyorsanız, bu proje üzerinde çalışacağınız hafta boyunca düzenli bir zaman planlayın. Ardından, belirlenen her zaman diliminde ne üzerinde çalışacağınızı bilmeniz için net adımlara ayırın.
  • Verimlilik için yeni fırsatlar bulmak sadece iş hayatınız için geçerli değildir; Evde de yararlı. Haftada birkaç gece bakkalda uzun çizgileri beklediğinizi fark ederseniz, yiyecekleri aldığınızda haftada bir veya iki gün seçmeye çalışın, diğer akşamlarınızı sevdiklerinizle daha fazla zaman geçirmek için serbest bırakırsanız.

Değişmeyi taahhüt etmek

Zamanınızın tam olarak nereye gittiğini öğrendikten sonra, bir sonraki adım (ve belki de en zor) yapmak istediğiniz değişiklikleri taahhüt eder. Aynı anda çok fazla değişiklik yaparak kendinizi ezmemeye dikkat edin; Başlamak için yalnızca bir tane seçin ve önümüzdeki bir veya iki ay boyunca bu değişikliği uygulamadaki ilerlemenizi izleyin.

Ayrıca, bir aile üyesi, arkadaş veya meslektaşınız olan bir hesap verebilirlik ortağı ile zaman denetiminizi yapmayı yararlı bulabilirsiniz, böylece bulgularınızı ve ilerlemenizi tartışabilirsiniz. Ve doğru yolda olduğunuzdan emin olmak için, iyileştirmelerinizin yapışıp kalmadığını görmek için bir ya da iki ay sonra başka bir zaman denetimi yapın.

Unutmayın, zaman denetimi günlerinize daha fazla sıkışmakla ilgili değildir. Bu, size yardımcı olmayan şeylerden daha azını yapmak ve hayatınıza değer katan şeyleri yapmakla ilgilidir.

Bu gönderinin tadını çıkardın mı? Bunun geldiği yer çok daha fazlası var! Güncellemeler için buraya abone olun.

İlgili Makaleler

  • İş karar verme için nicel analiz
  • Satış Performans Analizi
  • Finansal Yönetimin Temel Kavramları
  • Şirket karlılığını etkileyen politikalar ve prosedürler
  • Bir işletme sahibinin rolleri
  • Bir işletmenin performansını değerlendirme ile ilgili bilgilerin listesi

Denetimler, şirketlerin verimli bir şekilde faaliyet göstermesini ve hataları ve sahtekarlığı tespit etmesini sağlamak için iş uygulamalarının ve prosedürlerin incelemeleridir. Üretim sürecinizi, işgücü verimliliğinizi, finansmanınızı, pazarlama performansınızı ve işinizin diğer birçok alanını, tek tip ölçümler oluşturmak için basit adımlar kullanarak denetleyebilirsiniz. İç ve dış denetimler kurmak, sorunları kontrolden çıkmadan veya keşfettiğiniz daha ciddi sorunları ele almadan önce tespit etmenize yardımcı olacaktır.

Parasal

Şirketinizin finansmanını denetlemenin en temel yollarından ikisi bütçe varyans analizleri ve daha resmi finansal denetimler yapmaktır. Varyans analizi, gerçek performansınızın ilk bütçe projeksiyonlarınızla karşılaştırılmasıdır. Şirketinizin büyüklüğüne ve bu bilgilere ihtiyaç duyulduğunda, aylık veya üç ayda bir gerçekleştirin.“Denetim” kelimesi genellikle bir şirketin defterler, banka beyanları ve çek defteri gibi finansal belgelerinin ayrıntılı bir incelemesini tanımlamak için kullanılır. Bu, şirketinizi batırabilecek hataları ve sahtekarlığı tespit etmeye yardımcı olur. Kendi kitaplarınızı tutarsanız, kendi aylık veya üç aylık denetimlerinizi gerçekleştirin, bir ortak veya işe alınan bir muhasebecinden numaralarınızı doğrulamasını isteyin. Şirketinizde hırsızlığı azaltmaya yardımcı olmak için, kitaplarınızı düzenli olarak tutmayan harici bir denetçi kullanarak düzenli ve sürpriz denetimleri düşünün. Muhasebecinize önceden çalışması denetleneceğini bildirin.

Üretme

Sattığınız ürünü yaparsanız, ürettiğiniz birim sayısı, birim ve birim başına kullanılan malzeme, enerji ve emek miktarı ve yaptığınız kusurlu ve iade edilen ürünlerin sayısı dahil olmak üzere aylık üretim performansınızı inceleyin. Bu, bazı vardiyaların diğerlerinden daha iyi performans gösterip performans göstermediğini belirlemenize yardımcı olacaktır, eğer kullanılamaz çıktınız sayısınız artıyorsa veya azalıyorsa ve maliyetlerinizin istikrarlı veya arttığı durumlarda. Görevinizi kolaylaştırmak için, üretim yöneticilerinin her vardiya çıktı ve performans raporları oluşturmasını ve ardından haftalık ve aylık olarak derlemesini isteyin.

Envanter

Burada kırık bir öğe ve eksik bir öğe büyük bir anlaşma gibi görünmeyebilir, ancak envanter denetimleri olmadan, hırsızlığa, hasarlara ve yanlış teslimatlara ne kadar kaybettiğinizi bilemezsiniz. Depolama ve gönderim işlemlerinizin sorunsuz çalışıp çalışmadığını veya sorunlarınız olup olmadığını belirlemek için düzenli ve sürpriz envanter denetimleri yapın. Bir şeyleri basitleştirmek için, bir seferde tüm stokunuzun envanterini almaya çalışmak yerine envanterinizin farklı kısımlarını farklı zamanlarda denetlemeyi düşünün.

Pazarlama

Her bir satışı belirli bir reklam veya promosyona kadar izlemek imkansız olsa da, bireysel promosyon çabalarını denetleyerek pazarlamanızın genel performansını izleyebilirsiniz. Bunu yapmanın en basit yollarından biri doğrudan yanıt pazarlama yöntemlerini kullanmaktır. Bunlar arasında basılı yayınlarda ve kupon kodlarında çevrimiçi satın alımlar için kupon kullanma, web sitesi izleme web sitesi ve sosyal medya sitesi ziyaretçi trafiği, müşterilere nerede duyduklarını sorma ve müşterilerin belirli bir reklamdan bahsetmesi durumunda indirim sunmasını içerir. Garsonlar, telefon personeli ve çevrimiçi sipariş formları her zaman müşterilere sizi nasıl duyduklarını sormalıdır. Her ay, yatırımınızdaki getirinizi belirlemek için her pazarlama çabasından aldığınız izlenebilir işi maliyetleriyle karşılaştırarak pazarlama performansınızı denetleyin.

İş gücü

İzlemezseniz işgücü maliyetleri en büyük masraflarınızdan biri olabilir. Saatlik personeli kullanırsanız, vardiya başına işgücü kullanımınızı üretim ve gelirlerinize kıyasla düzenli olarak inceleyin. Örneğin, bir restoran, belirli vardiyaları veya haftanın günlerini aşırı isteyerek öğrenmeye yardımcı olmak için hizmet başına işçilik maliyetlerini izlemelidir. Vardiyaları tekrar eden fazla mesai ödemesiyle tespit etmek, işgücü kullanımınızı bile ortadan kaldırmak için üretimi daha iyi yönetmenize yardımcı olabilir. Verimlilik denetimlerine ek olarak, yasal yükümlülüklerinizi karşıladığınızdan emin olmak için düzenli uyum denetimleri yapın.

İşletmede lider olarak, iş performansını ölçmeye alışkınsınız

İşin iyi olduğunu size bildiren sayılar. İster satış, iş, kar veya size yolda olma hissi veren diğer metrikler olsun. Ancak en son ne zaman kendi verimliliğinizi ve her gün verdiğiniz kararların etkisini zamanınızla ne zaman ölçtünüz?

Bunu düşün. İşler geliyor, işler geliyor, e-postalar ve telefon görüşmeleri var. Meşgul olmak kolaydır, ancak bu meşguliyetin ne kadarı doğrudan iş hedeflerinize katkıda bulunur? Zamanınızı daha iyi kullanıyor musunuz? Ölçeklendirmeye ve büyümeye çalışırken, zamanın nerede harcandığını ve işin doğasını – işin ihtiyaçlarına uygun olup olmadığını değerlendirmek giderek daha önemli hale geliyor.

Günlük verimliliğimizi açmak için kullandığımız harika bir araç bir görev denetimidir

Görev denetimi, her gün yaptığınız şeyin organize bir günlüğüdür. Zamanınızı nerede geçirdiğinizi belirlemenin bir yolu. Bu tek başına bilmek paha biçilmezdir. O zaman görev denetimini süper şarj eder, daha sonra her görevi yapmaya devam ettiğiniz, yapmayı bıraktığınız, delege edin, dış kaynak veya otomatikleştirdiğiniz bir şey olup olmadığına karşı gözden geçirmektir. Zamanınızla daha kasıtlı olmak

Aynı zamanda tüm iş boyunca değerli bir egzersizdir. İşletmenizdeki kişiler arasında görev denetimleri yürütüyorsanız, verimsiz süreçlerin, tekrarlayan görevlerin ve boşa harcanan zamanın nerede olduğunu görmeye başlarsınız. İşletmenizdeki kör noktaları görmenin harika bir yolu ve rolleri dış kaynak kullanımı, otomatikleştirme veya yeniden düzenleyerek işe alma veya geliştirme fırsatları

Bir görev denetimini tamamlamak için üç adım vardır –

1. Verileri toplayın

Bir not defteri veya elektronik tablo alın. Her gün yaptıklarınızın bir hafta boyunca bir kütük saklayın

Harcadığınız zamanı ve ne yaptığınızı not edin. İşiniz hafta boyunca değişiyorsa, ne yaptığınızı daha uzun bir süre içinde izlemek veya zamanla anlık görüntüler almak isteyebilirsiniz

2. Bilgileri düzenleyin

Haftanın sonunda, öğeleri gözden geçirin ve görevlerdeki kalıp veya benzerlikleri not edin. Bunu, seçtiğiniz kategoriler halinde gruplamak için kullanabilirsiniz.

Örneğin, iş faaliyetlerine (satış, pazarlama, finans) veya görev türüne göre ( e-postaları yanıtlamak, müşterilerle toplantıları, ekip toplantılarını, projeler üzerinde çalışma, satış çağrıları) görevleri sınıflandırmak isteyebilirsiniz.

Buradaki nokta, gruplamaların size yaptığınız görevin doğası ve benzer görevlere ne kadar zaman harcadığınız hakkında bilgi vermesidir. Doğru ya da yanlış yok – gruplamalar size içgörü vermenin ve zamanınızın nereye gittiğiyle ilgili soruları cevaplamanıza yardımcı olmanın bir yoludur.

3. İnceleyin ve karar verin

Listeyi gözden geçirin ve her görevi kendinize sorarak değerlendirin – ‘Bu görevi yapan en iyi kişi kimdir’

Kendinizi yapmaya devam etmeniz önemli olan yüksek değerli bir göreve devam edin (örneğin – yönetim toplantıları)

Yapmak için başka bir işletmeye dış kaynak kullanabileceğiniz bir görevi dış kaynak kullanın (örneğin – sosyal medyayı yönetmek bir ajans tarafından yapılabilir)

İşletmede başka birinin yapabileceği bir görevi devretin (örneğin – idari görevler bir yönetici asistanı tarafından yapılabilir)

Tekrarlayan ve basit bir görevi otomatikleştirin – teknolojiyi kullanarak otomatikleştirebilirsiniz (örneğin – Xero’da yapabileceğiniz müşterilere fatura hatırlatıcıları göndermek)

Düşük değerli ve işletmeye hiçbir şey katmayan bir görevi durdurun (örneğin – Facebook’ta arkadaşlarla sohbet etmek)

Her göreve C, O, D, A veya S tahsis ettikten sonra – zamanınızı geçirmeyi seçebileceğiniz yerde kalıpların ortaya çıktığını görmeye başlayabilirsiniz ve bir şeyin nasıl olduğunu değiştirerek daha üretken olabileceğiniz alanlarbitmek.

Bu örnekte – Pazartesi ve Salı günleri zamanın% 24’ü dış kaynaklı olabilecek pazarlama faaliyetlerine harcanmaktadır. Fatura takipleri otomatik olabilir

Rolleri, sorumlulukları ve yeni pozisyonları değerlendirme

Yaptığınız bazı görevler yeni bir rol için işe alım kararı vermek için yeterli olabilir. Örneğin – işteki diğer kişilerin listelerinde idari görevleri varsa – hepsini bir araya getirebilir ve yeni bir işe alım için iş tanımının nasıl göründüğünü anlayabilirsiniz.

Yeni rolde ne kadar zamana ihtiyaç duyulduğunu ve bir işlevi merkezileştirerek ekibinizdeki insanlar tarafından ne kadar zamanın geri kazanıldığını bileceksiniz.

Görev denetimleri, size çalışma gününüzün mevcut durumunu ve neyi ölçtüğünüzü göstermek için harika bir araçtır. Yolculuğunuzda size yardımcı olmak için görev denetim şablonumuzu buradan indirebilirsiniz

İşletmenizi otomatikleştirmek istiyor musunuz?

İşletmenizi kolaylaştırmak ve daha karlı olmak için doğru teknolojiyi bulmanıza yardımcı olabiliriz

Andrew Erkins

Teknoloji ve insanlar için bir tutku Andrew’a ortak bir rakamdan ilham verdi. Bilgi sistemlerinde bir arka planla, iş stratejisini seviyor ve şeyleri neyin işaretlediğini (ve nasıl daha iyi işaretleyebileceğini) buluyor.

İşletmenizi otomatikleştirmek istiyor musunuz?

İşletmenizi kolaylaştırmak ve daha karlı olmak için doğru teknolojiyi bulmanıza yardımcı olabiliriz

Denetçiler onlarca yıldır denetimi daha verimli bir şekilde gerçekleştirirken denetim etkinliğini artırmanın rakip baskılarıyla karşılaştılar. Bir denetimin planlama aşamasında daha fazla zaman ve doğru prosedürler yatırım yaparak, Los Angeles’taki BDO USA LLP’deki Ulusal Güvence Ortağı Patricia Bottom’a göre her ikisi de elde edilebilir.

Botthly, Pazartesi günü Las Vegas’ta AICPA Entertage Konferansı’nda denetim planlaması etkinliğini ve verimliliğini artırma konusundaki bir oturum sundu. Konferanstan önceki bir röportaj sırasında, anahtarın paranın en büyük patlamasını sağlayan denetim prosedürlerini geliştirmek için gerekli risk değerlendirme prosedürlerini ve iç kontrol hususlarını kullandığını söyledi.

Aklındaki son şey ilebaşla

Stephen R. Covey’in Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı’nda yazdığı gibi, akılda sonla başlamak, “varacağınız yeri net bir şekilde anlamakla başlamak” anlamına gelir.

Denetimler için hedef AU-C Bölüm 200. 06’dır: “GAAS, denetçinin bir bütün olarak mali tabloların hile veya hatadan kaynaklanan önemli yanlışlık içerip içermediği konusunda makul güvence elde etmesini ister.”Makul güvence, denetçinin uygun olmayan görüş riskini kabul edilebilir düşük bir düzeye indirmek için yeterli kanıt elde etmesi durumunda elde edilir.

Temel olarak, çok fazla denetçinin verimliliği artırmak için planlama aşamasında acele ettiğini ve doğrudan uygulama aşamasına daldığını gördüğünü söyledi. Bu denetçiler, risklerin nerede olduğunu zaten bildiklerini varsayıyor olabilirler.

Bununla birlikte, planlama aşamasının, sonucu kesin olarak akılda tutarak, tüm denetim için hem verimliliği hem de etkinliği en üst düzeye çıkarma fırsatı sunduğunu fark eder.

Varlığı anlamak

Denetçilerin işletme hakkında bilgi edinmeleri gerekir, ancak denetçinin işletme hakkında her şeyi anlaması gerekmez. Bottomly’nin açıkladığı gibi, denetçi, denetim prosedürlerini tasarlamaya ve risk alanlarını belirlemeye yardımcı olacak bilgileri elde etmeye odaklanmalıdır.

Önceden uygulanan ekstra zaman ve çaba, bir bütün olarak denetim için verimlilik ve etkililik anlamına gelir. Örneğin, bir imalatçının denetimini planlarken, numune alma veya test prosedürlerini belirlemeden önce şirketin üretim süreci, işlem akışı ve ilgili kontroller hakkında bir anlayış geliştirmek çok önemlidir. Bu anlayış olmadan, planlanan numune alma ve test metodolojisi pratik olmayabilir veya istenen sonuçları vermeyebilir.

Denetçilerin ayrıca gizli veya tespit edilemeyen risk potansiyelinin de farkında olmaları gerekir. Gizli riske bir örnek, saha çalışması sırasında kredi sözleşmesi ilk kez okunana kadar denetçinin farkında olmadığı bir kredi sözleşmesine iliştirilmiş karmaşık bir türevdir. Planlama aşamasında türev hakkında bilgi sahibi olunması, denetim ekibinde uygun personelin bulunmasına ve uygun prosedürlerin denetim planına dahil edilmesine olanak tanır.

Kontrol faaliyetlerinin değerlendirilmesi

Bottomly, “Planlama aşamasında denetimimizle ilgili kontrol faaliyetlerini belirleyip bunlara odaklandığımızdan gerçekten emin olmak istiyoruz” dedi. İlgili kontrollerin belirlenmesi, şirketin ve operasyonlarının derinlemesine anlaşılmasını gerektirir.

Hangi kontrol faaliyetlerinin ilgili olduğunu belirlerken denetçinin ayrıca denetimin nihai amacına, yani mali tabloların önemli yanlışlık içermediğine dair makul güvence elde etmeye odaklanması gerekir.

Bir üretici örneğine dönersek, Bottomly, envanteri denetlemenin, şirketin işçilik ve genel giderleri tahsis etme ve takip etme sürecini anlamayı gerektirdiğini açıkladı.”Bu alan önemli bir risk olmasa veya suiistimal riski olmasa ve kontrollere güvenmeyi planlamıyor olsak bile, bu kontrollerin denetimimizle ilgili olduğunu belirleyebiliriz çünkü süreci ve süreci tam olarak anlamamız gerekir. denetim prosedürlerimizi tasarlamak için bu süreç üzerindeki kontroller.”

Kolay tuzaklardan kaçının

En altta ayrıca, kontrol listesi yaklaşımına, yani prosedürleri sadece bir kontrol listesinde oldukları için gerçekleştirmeye karşı uyarıda bulunuldu. Planlama aşaması da dahil olmak üzere denetimin tamamındaki her adımın sonunun akılda tutulması gerekir.”İnsanlara kesinlikle sadece daha fazla zaman harcamak için planlamaya daha fazla zaman ayırmalarını değil, doğru prosedürleri gerçekleştirmek için doğru miktarda zaman harcadıklarından emin olmalarını tavsiye ederim” dedi.

Aynı şekilde bir önceki yılda uygulanan prosedürleri tekrarlamak da bir tuzak olabilir. Denetçi, bu prosedürleri tekrarlamadan önce, şirkette bunların etkinliğini etkileyebilecek herhangi bir değişiklik olup olmadığını düşünmelidir. Bir diğer önemli husus, prosedürün önceki yılda verimli ve etkili bir şekilde yararlı bilgiler sağlayıp sağlamadığıdır.

“Bazen işlerin yıldan yıla devredildiğini düşünüyorum, ta ki bir noktada birisi ‘Bu prosedürü neden yapıyoruz?’Bu prosedür, ya da yanlış prosedürü yapıyorsun, ”dedi Bottomly.

planlamanın önemi

Bottomly, “Kimse planlamanın önemsiz olduğunu düşünmüyor, ancak risklerin nerede olduğunu veya hangi prosedürleri gerçekleştirmeleri gerektiğini zaten bildiklerini düşünebilirler” dedi.

Planlama aşamasında risk değerlendirme prosedürlerine ve iç kontrol mülahazalarına odaklanan denetçiler, denetim yaklaşımlarını uyarlayabilir ve denetim kalitesini etkilemeden genel denetimde zamandan tasarruf edebilir.

The Houston Chronicle tarafından belirtildiği gibi denetim, şirketlerin ve hayır kurumlarının dürüstlüğü korumaları ve belirli hedeflere ulaşmaları için değerli bir rol oynar. Çok çeşitli ticari kaygılar, tarafsız bir denetimden fayda sağlar.

Etkili bir denetim, Houston Chronicle’a göre, kuruluşların işlemlerde ve iş kayıtlarında tespit edildiği gibi genel performans ve üretkenliği ölçerek hedeflere ve hedeflere ulaşmalarına yardımcı olur. Ayrıca, bir denetim, bir kuruluşu finansal yanlışlıklardan korur ve kuruluşun güvenilir bir sağlık resmini piyasalara sunar. Sahtekarlık koruması, muhasebe düzensizliklerini önleyen ve tespit eden iç kontroller yoluyla elde edilen denetimlerin bir yararıdır. Bir denetim yoluyla bir kuruluşun finansal bütünlüğünü güçlendirmek, risk ve Capitol maliyetini azaltır.

True ve Adil’e göre, bir denetim, bir kuruluş tarafından belirtilen finansal talepleri çeşitli şekillerde teyit eder. Bir denetim, finansal tablolar ve kuruluşun ne kadar iyi yürütüldüğüne dair güvenilir bilgiler sağlayarak yatırımcılara ve hissedarlara güven sağlar. Bir denetim, iç kontrol sistemlerini denetler, yeterince güçlü olmalarını ve düzgün çalışmasını sağlar. Buna ek olarak, bir denetim muhasebe sorunlarını ele alarak ve teknikler, kurallar ve düzenlemeler hakkında güncel bilgiler sunarak muhasebecilere ve vergi tahsildarlarına fayda sağlar. Son olarak, finansal analistler bir kuruluşun hisselerinin değerini belirlemek için bir denetim kullanırlar.

Neye değersin? Hayatınızı nasıl değerlendirirsiniz? En son ne zaman kendinizi stoklamak için durdunuz?

Tabii ki, değerinizi hesaplamanın kolay bir yolu, net değerinizi belirlemek için yükümlülüklerinizi varlıklarınızdan çıkarmaktır.

Bunu finansal nedenlerle yaparken, varlıklarınız gayrimenkul, hisse senetleri, borçlu olduğunuz para vb. Yükümlülükleriniz, kredi kartı borcu, ipotek ve araç krediniz gibi borçlu olduğunuz şeylerdir.

Bununla birlikte, net değeriniz size sadece hayatınızın çok özel bir alanında nasıl yaptığınızı değerlendirir. Kesinlikle size tüm resmi vermez. Yüksek bir net değeriniz var, ancak paylaşmak için hiçbir aileniz veya arkadaşınız yoksa ya da servetiniz için sağlığınızı takas ettiyseniz, hayatınız gerçekten çok değerli mi? Boş zamanınız yoksa veya konuşacak herhangi bir manevi hayatınız yoksa?

Varlık ve yükümlülükleri ekonomik değeri içermeyen şekillerde tanımlayacak olsaydınız? Örneğin, iyi alışkanlıklarınız varlıktır, olumsuz alışkanlıklarınız yükümlülüklerdir. Varlıklarınız arasında aşağıdakileri listeleyebilirsiniz:

  • Meditasyon.
  • Minnettarlık Dergisi tutmak.
  • Günde otuz dakika geçirerek hoşunuza giden bir hobi üzerinde çalışıyorum.

Yükümlülükleriniz arasında aşağıdaki olumsuz alışkanlıkları listeleyebilirsiniz:

  • Erteleme.
  • Sigara içmek.
  • Sabah alarm çaldığında erteleme düğmesine basın.

Yapabileceğiniz başka bir şey, olumlu karakter özelliklerinizi aşağıdakiler gibi şeyler de dahil olmak üzere varlıklar olarak listelemektir:

Öte yandan, olumsuz karakter özellikleriniz yükümlülükler olacaktır. Bunlar aşağıdakiler gibi şeyleri içerebilir:

  • Sabırsızlık
  • Kararsızlık
  • Aşırı ortaya çıkma

Bir yaşam denetimi yapmak, hayatınızı kontrol edip etmediğinizi ve hayatınızın doğru yönde olup olmadığını belirlemenize yardımcı olabilir. Aşağıda bir yaşam denetiminin nasıl yapılacağını keşfedeceksiniz.

Denetlenecek Yaşam Alanları

Yaşam denetimi yapabileceğiniz birçok alan vardır. Bunlar aşağıdakileri içerir:

  • Zamanınızı nasıl geçirdiğinizi denetleyin.
  • Verimliliğinizi denetleyin.
  • Etkinliğinizi denetleyin.
  • Becerilerinizi denetleyin.
  • Eğitiminizi denetleyin.
  • Sağlığınızı denetleyin.
  • Mali durumunuzu denetleyin.
  • Fitness seviyenizi denetleyin.
  • Alışkanlıklarınızı denetleyin.
  • Karakterinizi denetleyin.
  • İlişkilerinizi (aileniz ve arkadaşlarınızla) denetleyin.
  • Yaşam koşullarınızı denetleyin (evinizin ne kadar temiz ve organize ettiği ve evinizde ne kadar rahat hissettiğiniz).
  • Yaratıcılığınızı denetleyin.
  • Ne kadar mutlu olduğunuzu denetleyin.
  • Enerji seviyenizi denetleyin.
  • Kariyerinizi denetleyin.
  • Manevi hayatınızı denetleyin.
  • Boş zamanınızı denetleyin.
  • Başlıca yaşam hedeflerinize ulaşmak için ne kadar iyi yaptığınızı denetleyin.
  • Ne kadar eğlendiğinizi denetleyin.

Bir Yaşam Denetimi Yapma Süreci

Yaşam denetimi yapmak için yedi aşamalı süreç aşağıdadır:

1. Hayatınızın hangi yönünü denetleyeceğinize veya değerlendireceğinize karar verin (yukarıda denetlemeyi seçebileceğiniz alanlarda size birkaç fikir verdim).

2. Seçtiğiniz yaşam alanında ne kadar iyi yaptığınızı ölçmek için kullanacağınız metriklere karar verin. Örneğin, fitness alanında kilonuz, bel çevreniz ve vücut yağ yüzdesi gibi ölçümleri kullanabilirsiniz.

Mutluluğunuzu ölçmek için akıllı telefonunuzda her saat çalmak için bir alarm ayarlayabilirsiniz; Alarm halkaları her durduğunda ve o anda 1’den 10’a kadar bir ölçekte ne kadar mutlu hissettiğinizi değerlendirin.

Bir gün romanınızın 1. 000 kelimesini yazıp yazmadığınız gibi, çıktınıza ne kadar yaratıcı olduğunuzu ölçebilirsiniz. Yaratıcılığınızı denetlemenin bir başka yolu da, her gün yaratıcı olmak için harcadığınız zamandır. Bir örnek olarak, yaratıcı bir proje üzerinde çalışarak günde en az bir saat geçirirseniz kendinize yaratıcılıkta yüksek bir puan vermeyi seçebilirsiniz.

Bir denetim yapmak için kullanabileceğiniz bir diğer yöntem, kendinize denetlediğiniz yaşam alanı ile ilgili bir dizi soru sormaktır. Bir örnek olarak, arkadaşlarınızla ilişkinizi denetliyorsanız, kendinize aşağıdaki soruları sorabilirsiniz:

  • Arkadaşlarımın doğum günlerini ve özel günlerini hatırlıyor muyum?
  • Telefonda arkadaşlarımla ne sıklıkla konuşurum?
  • Arkadaşlarımı ne sıklıkla görüyorum?
  • Arkadaşlarım beni ve hedeflerimi destekliyor mu? Onları destekliyor muyum?
  • Arkadaşlarımın sağlıklı yaşam alışkanlıkları var mı?
  • Arkadaşlarım hayatımı zenginleştiriyor mu?

3. Denetiminiz için kullanacağınız bir form tasarlayın. Aşağıdakiler gibi çok basit bir şey olabilir:

4. Denetiminizi yapın. Tamamen doğru olamayacağınızı düşünüyorsanız – hepsinden sonra, kendinizi değerlendirmek inanılmaz derecede zor olabilir – güvenilir bir arkadaştan veya aile üyesinden size yardımcı olmasını isteyin.

5. Şu anda nerede olduğunuzu belirledikten sonra nerede olmak istediğinize karar verin. Örneğin, denetiminiz aşırı kilolu olduğunuzu ve sağlıksız bir bel çevresine sahip olduğunuzu ortaya koyarsa, ne kadar ağırlık almak istediğinizi ve belinizden kaç inç kaybetmek istediğinizi belirleyin.

6. Olmak istediğiniz yere ulaşmak için bir eylem planı oluşturun. Şu anda bulunduğunuz yerden olmak istediğiniz yere geçmek için atmanız gereken adımlar nelerdir? Bir örnek olarak, fitness alanındaki eylem planınız aşağıdakiler gibi şeyleri içerebilir:

  • Diyetinizi değiştirin.
  • Bir koşu bandı satın alın ve sabah haberlerini izlerken her sabah yarım saat boyunca yürüyün.
  • Harika durumda olan bir arkadaşa danışın ve ipuçlarını isteyin.
  • Daha fazla su iç.

7. Eylem planınızı gerçekleştirin ve ilerleme kaydettiğinizden emin olmak için yol boyunca kendinize denetimler yapın. Gerektiğinde ayarlamalar yapın.

Çözüm

Bir yaşam denetimi yapmak, varsayılan olarak yaşam yaşamı arasındaki fark veya hayatınızın geri kalanını tasarımla yaşamak anlamına gelebilir. Bir yaşam denetimi yürütmede daha fazla yardıma ihtiyacınız varsa, “Yaşam Listenizi Oluşturun Çalışma Kitabımı Oluşturun”, “En İyi Yaşam Nasıl Yaşar” sisteminin bir parçası olan çalışma sayfası #8, kullanabileceğiniz kapsamlı bir yaşam değerlendirmesi içerir.

İç denetimler, kuruluşların iç iş uygulamalarının tutarlılığına bir nabzı tutarak kurumsal hedeflere ulaşmalarına yardımcı olur.

İç denetimin amacı, organizasyonel politikaların ve prosedürlerin izlenmesini sağlamak ve politika uyumundaki boşlukların yönetimini uyarmaktır.

İç denetim süreci dahili kaynaklarla yapılabilir veya harici bir üçüncü taraf satıcısına dış kaynak kullanılabilir.

Bununla birlikte, denetim uygulamasının tutarlı bir şekilde yapıldığından emin olmak, kuruluşların performansı yönetmesine ve tutarlı ürün kalitesi sağlamasına yardımcı olabilir.

İç denetimin gerçekleştirilmesi zaman alıcı olabilir ve kaynakların sürece tahsis edilmesi gerekir.

Denetim günlük, haftalık, aylık veya yıllık olarak yapılabilir. Bazı departmanların diğerlerinden daha sık denetlenmesi gerekebilir.

Dahili bir denetim gerçekleştirmenin 8 adımı

1. Denetim gerektiren alanları tanımlayın

Kuruluş veya düzenleyici kurumlar tarafından yazılan politika ve prosedürleri kullanarak faaliyet gösteren departmanları belirleyin.

Bu, üretim süreçleri kadar karmaşık veya muhasebe prosedürleri kadar basit alanları içerebilir.

Her alanın ve inceleme gerektiren alanın işlevlerinin bir listesini yapın.

2. Denetimin ne sıklıkta yapılması gerektiğini belirleyin

Bazı alanların sadece her yıl denetlenmesi gerekebilirken, bazı departmanlar daha sık denetimler gerektirebilir.

Örneğin, bir üretim süreci kalite kontrol amaçları için günlük denetimler gerektirebilirken, İK işlevi yalnızca yıllık kayıt ve süreç denetimi gerektirebilir.

3. Denetim takvimi oluşturun

Denetim sürecine yapılandırılmış ve sistematik bir yaklaşım, işlevin tamamlanmasına yardımcı olabilir.

Ve diğer tüm iş hedefleri gibi, denetimler kurumsal hedeflere entegre edilmelidir.

İş takviminde denetimlerin planlanması, tutarlı bir şekilde yapılmasını sağlar.

4. Programlı Denetimlerin Uyarı Bölümleri

İnceleme için gerekli belgeleri ve materyalleri hazır ve kullanılabilir hale getirebilmeleri için departmanlara bir denetim bildirimi vermek yaygın bir nezakettir.

Sürpriz bir denetim, ancak etik dışı veya yasadışı faaliyet şüphesi varsa yapılmalıdır.

Departman yöneticileri bir denetçi tarafından tehdit altında hissetmemeli, ancak alanlarını daha iyi yönetmelerine yardımcı olacak değerli bir kaynak olarak görmelidir.

5. Hazır olun

Denetçi, politika ve prosedürlerin anlaşılması ve gözden geçirilecek öğelerin bir listesi ile hazırlanmalıdır.

Örneğin, bir İK denetimi çalışan dosyalarına ve I-9 uyumluluğuna odaklanabilir.

Denetçi ne kadar hazırsa, süreç o kadar verimli olur ve gözden geçirilen alan için daha az kesinti olur.

6. Kullanıcılarla röportaj

Denetçi çalışanlarla görüşmeli ve onlardan çalışma süreçlerini açıklamalarını istemelidir.

Süreci çalışanın açıkladığı gibi, yazılı politikanın söyledikleriyle karşılaştırın.

Bu adım, çalışan yeterliliğini anlamak ve ek eğitime ihtiyaç duyan alanları belirlemektir.

7. Doküman Sonuçlar

Sonuçları ve uygulamadaki politikaların nasıl yazıldığına, politikalara uyulduğuna ve ne zaman olmadığına dair farklılıkları belgeleyin.

Bu, görüşme sürecinden toplanan diğer bilgileri de içerebilir. Yine, amaç uyumluluk boşluklarını belirlemek ve bu boşluğu kapatmanın bir yolunu bulmaktır.

8. Bulguları raporlayın

Okuması kolay bir denetim raporu oluşturun. Bu raporlar üst yönetim ile gözden geçirilmeli ve uygulamaya uyum içinde boşluklara sahip alanlar için bir iyileştirme planı geliştirilmelidir.

Odak PDCA modeli kullanmak, bu tür bir iyileştirmenin uygulanması için yapılandırılmış bir sürecin kolaylaştırılmasına yardımcı olabilir.

Düşünülmesi gereken diğer şeyler

  • Politikaları ve prosedürleri incelerken, yazılı politikaların müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını ve kuruluşa değer katıp katmadığını düşünmek önemlidir.
  • Politikalar ve prosedürler, çalışmanın nasıl yapıldığı ile ilgili olduğu için sürekli iyileştirmeye odaklanmalıdır.
  • Politikalara ve prosedürlere uyumu destekleyen sağlıklı bir ekip ortamı var mı? İşlevsiz bir ekip prosedürel uyumluluğu etkileyebilir.
  • Politikaların değişen iş ortamını yansıtmasını sağlamak için politikalar ve prosedürler yıllık olarak gözden geçirilmelidir.

İşletmeler sadece müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılayan ürün ve hizmetler oluşturma ve bu ürün ve hizmetleri doğru, sorunsuz ve hatasız olarak sunma yetenekleri kadar başarılıdır.

Politikalar ve prosedürler, kuruluşların kaliteli ürün ve hizmetleri destekleyen verimli ve etkili uygulamaları nasıl koruduğudur. İç denetimler, kuruluşların ürün ve hizmetlerinin ilk kez ve her seferinde doğru şekilde sunulmasını sağlamak için kullandıkları bir araçtır.

İç iş uygulamalarınızı ne sıklıkla denetliyorsunuz?

Birincil kenar çubuğu

Ücretsiz e-kitap için abone olun!

4000’den fazla aboneye katılın! Kuruluşunuzu daha iyi yönetmenize yardımcı olacak ücretsiz makaleler almak için aşağıya e-postanızı girin! Ve ücretsiz e-kitabımızın bir kopyasını alın – “İş geliştirme ve büyüme için strateji uygulama”

Verimlilik nedir?

Verimliliği tanımlayalım. Verimlilik, bir görevi tamamlayan bir kişinin verimliliğinin bir ölçüsüdür. Genellikle üretkenliğin her gün daha fazla şey yapmak anlamına geldiğini varsayarız. Yanlış. Verimlilik, önemli şeylerin tutarlı bir şekilde yapılmasıdır. Ve ne üzerinde çalışırsanız çalışın, gerçekten önemli olan birkaç şey var.

Üretken olmak, her şeyde maksimum hız değil, birkaç şey üzerinde sabit, ortalama bir hız sağlamakla ilgilidir.

En İyi Verimlilik Stratejilerim

  • Eisenhower kutusunu kullanarak zaman kaybı etkinliklerini ortadan kaldırın: Bu basit karar matrisi, harekete geçmenize, görevleri düzenlemenize ve daha fazlasını yapmanıza yardımcı olacaktır. Bu matrisle ilgili en güzel şey, geniş verimlilik planları (“Her hafta zamanımı nasıl geçirmeliyim?”) Ve daha küçük, günlük planlar (“Bugün ne yapmalıyım?”) İçin kullanılabilmesidir.
  • Warren Buffett’in “2 Listesi” Stratejisi: Odağınızı en üst düzeye çıkarır ve önceliklerinizi nasıl yönetirsiniz: Bu yöntem ünlü yatırımcı Warren Buffett’ten gelir ve önceliklerinizi ve eylemlerinizi belirlemenize yardımcı olmak için 3 adımlı basit bir üretkenlik stratejisi kullanır. Bu yöntemi karar vermek ve kendinizi hemen bir şey yapmayı taahhüt etmek için yararlı bulabilirsiniz.
  • Ivy Lee Yöntemi: Günlük rutin uzmanlar en yüksek verimlilik için önerir: Bu verimlilik stratejisi basittir: Her gün en önemli şeyi yapın. Ivy Lee yöntemi, bu stratejiyi uygulamanın ölü basit bir yoludur.
  • 15 dakikalık rutin Anthony Trollope 40+ kitap yazmak için kullanılır: Önceliklerinizi sıralama ve önce en önemli şeyi yapma yaklaşımıyla ilgili yaygın bir sorun var. Gün için önceliklerinizi sıraladıktan sonra, bir numaralı görev gerçekten büyük bir proje ise, sizi hayal kırıklığına uğratabilir çünkü bitmesi uzun zaman alır. Ancak yazar Anthony Trollope bu ortak soruna bir çözüm geliştirdi.

Daha fazla verimlilik fikri

Çoğu verimlilik stratejisi kısa vadeli verimliliğe odaklanır: yapılacaklar listenizi nasıl yönetirsiniz, her sabah nasıl daha fazla yapılacağınız, haftalık toplantılarınızı nasıl kısaltacağınız vb. Bunların hepsi makul fikirler.

Bununla birlikte, uzun vadede üretkenliğimizi en üst düzeye çıkarmak istiyorsak yapmamız gereken bazı stratejik seçimler olduğunu fark edemiyoruz. Aşağıdaki bu makalelerde, uzun vadeli verimlilik hakkında bazı fikirleri yıkıyorum.

Verimlilik hakkında daha fazla makale mi arıyorsunuz? Bu sayfanın altında tam bir listem var.

Her gün daha üretken olmanın basit yolları

Adım 1: Zamanınızı değil, enerjinizi yönetin.

Bunu düşünmek için bir dakikanızı ayırırsanız, muhtemelen belirli zamanlarda belirli görevleri yapmada daha iyi olduğunuzu fark edeceksiniz. Sabah ne tür bir enerjiniz var? Öğleden sonra? Akşam? Her enerji seviyesinin ve günün saatinin en uygun görevlerini belirleyin.

2. Adım: Önceki gece hazırlayın.

Her gün sadece bir şey yaparsanız, her gece yarın için listenizi düzenleyerek birkaç dakika geçirin. Doğru yaptığımda, ertesi gün yazacağım ve başarmam için en önemli öğelerin kısa bir listesini geliştireceğim makalesini özetleyeceğim. O gece 10 dakika sürer ve ertesi gün 3 saat tasarruf sağlar.

Adım 3: Öğlene kadar e-posta açmayın.

Kulağa basit geliyor. Kimse bunu yapmaz. Gelen kutumu açma dürtüsünü aşmam biraz zaman aldı, ama sonunda her şeyin birkaç saat bekleyebileceğini fark ettim. Kimse size gerçek bir acil durum (ailede bir ölüm vb.) Hakkında e-posta göndermeyecek, bu yüzden e-postanızı her günün ilk birkaç saatinde yalnız bırakın.“Acil” olana cevap vermek yerine önemli olanı yapmak için sabahı kullanın.

4. Adım: Telefonunuzu kapatın ve başka bir odada bırakın.

Veya meslektaşınızın masasında. Ya da en azından, gözden uzak bir yere koy. Bu, metin mesajlarını, Facebook’u, Twitter’ı vb. Kontrol etme dürtüsünü ortadan kaldırır. Bu basit strateji, dikkatinizi anlamsız görevler arasında bölmek için zaman kaybettiğiniz yarı işe kayma olasılığını ortadan kaldırır.

Adım 5: Serin bir yerde çalışın.

Sıcak bir odada nasıl tuhaf ve yavaş hissettiğinizi hiç fark ettiniz mi? Sıcaklığı düşürmek veya daha serin bir yere taşımak, zihninizi ve bedeninizi odaklamanın kolay bir yoludur.(Bunun için Michael Hyatt’a şapka ucu.)

Adım 6: Oturun veya ayağa kalk.

Kamarsız oturduğunuzda, göğsünüz çökmüş bir pozisyonda ve diyaframınız akciğerlerinizin dibine bastırıyor, bu da kolay ve derin nefes alma yeteneğinizi engelliyor. Düz oturun veya ayağa kalkar ve daha kolay ve daha iyi nefes alabileceğinizi görürsünüz. Sonuç olarak, beyniniz daha fazla oksijen alacak ve daha iyi konsantre olabileceksiniz.

Adım 7: Gününüze başlamak için bir “oyun öncesi rutini” geliştirin.

Sabah rutinim soğuk bir bardak su dökerek başlar. Bazı insanlar on dakikalık meditasyonla günlerini başlatır. Benzer şekilde, sabah ritüelinizi başlatan bir diziniz olmalıdır. Bu küçük rutin, beyninize iş moduna veya egzersiz moduna veya görevinizi yerine getirmek için olması gereken moda girmenin zamanının geldiğine işaret eder. Ayrıca, bir oyun öncesi rutini, motivasyon eksikliğinin üstesinden gelmenize ve böyle hissetmediğinizde bile işleri halletmenize yardımcı olur.